Okresowe kontrole stanu technicznego obiektów budowlanych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem niniejszego zamówienia są usługi polegające na okresowych kontrolach stanu technicznego obiektów budowlanych zarządzanych przez Zespół Zarządców Nieruchomości Sp. z o.o. Oddział Poznań i administrowanych przez Punkty Obsługi Klientów (1-5). 2.Zamówienie z uwagi na rodzaj kontroli zostało podzielone na dwie części: 2.1.W zakres części I zamówienia wchodzą dwa zadania: 2.1.1.Zadanie 1- kontrola okresowa, wykonywana co najmniej raz w roku, polegająca na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu oraz instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, wykonywana zgodnie z zakresem, o którym mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r.- Prawo budowlane (liczba budynków 826). 2.1.2.Zadanie 2-kontrola okresowa w zakresie, o którym mowa w art. 62 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r.- Prawo budowlane, co najmniej dwa razy w roku, w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada, w przypadku budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m2 oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m2 - zadanie dotyczy wyłącznie kontroli jesiennej (liczba budynków do kontroli jesiennej: 3). 2.2.W zakres części II zamówienia wchodzi wykonanie jednego zadania: 2.2.1.Zadanie 1-kontrola okresowa, co najmniej raz na pięć lat, polegająca na sprawdzeniu stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia wykonana zgodnie z zakresem, o którym mowa w art. 62 ust 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r.- Prawo budowlane z wyłączeniem 5-letniej kontroli instalacji elektrycznej i piorunochronnej [liczba budynków 304 (w tym budynki wielkopowierzchniowe: 12), liczba lokali mieszkalnych 665 (w tym liczba lokali mieszkalnych w budynkach wielkopowierzchniowych 1), liczba lokali użytkowych 548 (w tym liczba lokali użytkowych w budynkach wielkopowierzchniowych 63)]. 3.Kontrole stanowiące przedmiot niniejszego postępowania należy wykonać zgodnie z zakresem odpowiednim dla każdego rodzaju kontroli określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 r. (Dz.U. nr 74, poz. 836), zwanego w dalszej treści SIWZ „Rozporządzeniem”. 4.W każdym przypadku należy sprawdzić wykonanie zaleceń z poprzedniej kontroli; 5.Po wykonaniu przeglądu należy sporządzić protokół z okresowej kontroli stanu technicznego budynku zawierający informacje o zakresie wymaganym w przywołanym Rozporządzeniu. Protokół należy sporządzić dla każdego obiektu wskazanego w załącznikach do Wzorów Umów. W przypadku I części zamówienia wzór protokołu dla Zadania 1 stanowi załącznik nr 6 do SIWZ a wzór protokołu dla Zadania 2 stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. W przypadku II części zamówienia wzór protokołu dla Zadania 1 stanowi załącznik nr 8 do SIWZ. 6.Dla części I zamówienia protokoły dla Zadania 1 winny być podpisane przez osobę dokonującą kontrole, posiadającą stosowne kwalifikacje i uprawnienia zawodowe i doręczone za potwierdzeniem odbioru do siedziby właściwego Punktu Obsługi Klientów (od nr 1-5) w terminie 15 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych jednak nie później niż do dnia 15.12.2017 r. 7.W wymienionych budynkach wielkopowierzchniowych (część I zamówienia, Zadanie 2), należy przeprowadzić wyłącznie kontrolę tzw. jesienną do dnia 30.11.2017 r., a po przeprowadzonym badaniu stanu technicznego tych budynków o zakresie zgodnym z przywołanym Rozporządzeniem, osoba dokonująca kontroli jest obowiązana bezzwłocznie, pisemnie zawiadomić właściwy organ Nadzoru Budowlanego o przeprowadzonej kontroli (art.62 ust.1 pkt 3 ustawy Prawo budowlane). 8.Dla części I zamówienia protokoły dla Zadania 2 winny być podpisane przez osobę dokonującą kontrole, posiadającą stosowne kwalifikacje i uprawnienia zawodowe i doręczone za potwierdzeniem odbioru, przy zachowaniu warunków, o których mowa w pkt 7 niniejszego opisu oraz w pkt 3.7. SIWZ, do siedziby właściwego Punktu Obsługi Klientów w terminie do dnia 15.12.2017 r. 9.W przypadku części II zamówienia dla Zadania 1, sporządzone przez Wykonawcę protokoły, oprócz podpisu osoby dokonującej kontroli, posiadającej stosowne kwalifikacje i uprawnienia zawodowe, winny być opatrzone podpisem najemcy lub użytkownika lokalu i doręczone za potwierdzeniem odbioru do siedziby właściwego Punktu Obsługi Klientów (nr 1-5) w terminie 15 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych, jednak nie później niż do dnia 15.12.2017 r. z wyjątkiem protokołów dotyczących kontroli 12 budynków wielkopowierzchniowych, gdzie czynności kontrolne należy zakończyć najpóźniej do dnia 30.11.2017 r., a protokoły dostarczyć do 15.12.2017 r. 10.Wszystkie protokoły należy wypełnić pismem maszynowym, komputerowym lub pisemnie w sposób czytelny, aby informacje zawarte w protokole nie budziły wątpliwości czytających go osób trzecich. 11.Dostarczone przez Wykonawcę protokoły muszą być wypełnione w 100%. Braki wpisów w protokołach będą traktowane jako niewykonanie zamówienia, za co zostaną naliczone kary umowne; 12.Do zadań w zakresie wykonywanych usług należy ponadto: 12.1. w terminie 14 dni po podpisaniu umowy złożenie w siedzibie określonego Punktu Obsługi Klientów (nr 1-5) harmonogramu prac, zawierającego adres nieruchomości i datę pierwszego przeglądu; 12.2. odbiór kluczy do pustostanów i kotłowni, który należy ustalić z pracownikiem Punktu Obsługi Klientów minimum trzy dni przed zamiarem wykonania kontroli dla danej nieruchomości; 12.3. przeprowadzenie kontroli zgodnie ze złożonym przez Wykonawcę i zatwierdzonym przez Punkt Obsługi Klientów harmonogramem prac; 12.4. dostarczenie do Zamawiającego zawiadomień złożonych w organie Nadzoru Budowlanego wraz z potwierdzeniem ich doręczenia – dotyczy I części zamówienia -Zadanie 2; 12.5. w przypadku zagrożenia zdrowia i życia mieszkańców budynku oraz konieczności natychmiastowej interwencji, należy niezwłocznie powiadomić Zarządcę (właściwy Punkt Obsługi Klientów). 12.6. w przypadku stwierdzenia, w trakcie prowadzonej kontroli, nieprawidłowości mogących zagrażać zdrowiu i życiu użytkowników, Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia dokumentacji fotograficznej stwierdzonej nieprawidłowości. Dokumentację tą należy dołączyć do protokołu pokontrolnego. 13.Dla części II zamówienia w przypadku Zadania 1 do Wykonawcy należy ponadto: 13.1. w budynkach wielkopowierzchniowych (12 budynków) należy przeprowadzić kontrolę zgodnie z art. 62 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r.- Prawo budowlane z wyłączeniem 5-letniej kontroli instalacji elektrycznej i piorunochronnej najpóźniej do dnia 30.11.2017 r. i powiadomić organ Nadzoru Budowlanego o przeprowadzonej kontroli. Potwierdzenie dostarczenia zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym należy dostarczyć do właściwego Punktu Obsługi Klientów. 13.2. powiadomienie najemców lub użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych o terminie udostępnienia lokali w celu przeprowadzenia okresowej kontroli, poprzez wywieszenie w miejscu publicznie dostępnym dla najemców lub użytkowników np. przy wejściu na klatkę schodową lub na tablicy administracyjnej, odpowiedniego zawiadomienia wraz z nazwiskiem i telefonem kontaktowym osoby uprawnionej do przeprowadzenia kontroli. Zawiadomienie należy wywiesić co najmniej 7 dni przed czynnościami kontrolnymi. Wykonawca zobowiązany jest wykonać fotografię umieszczonego w ten sposób zawiadomienia; 13.3. w przypadku nieobecności najemców lub użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych w pierwszym terminie przeprowadzanej kontroli, należy wyznaczyć kolejny termin udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia okresowej kontroli, poprzez wywieszenie w miejscu publicznie dostępnym dla najemców lub użytkowników np. przy wejściu na klatkę schodową lub na tablicy administracyjnej, odpowiedniego zawiadomienia wraz z nazwiskiem i telefonem kontaktowym osoby uprawnionej do przeprowadzenia kontroli, a także poprzez pisemne powiadomienie najemców lub użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych, w których nie wykonano kontroli w pierwszym terminie. Pisemne zawiadomienie należy pozostawić w drzwiach lokalu, którego najemcy lub użytkownika nie zastano. Zawiadomienie należy wywiesić i zostawić w drzwiach lokalu co najmniej 7 dni przed czynnościami kontrolnymi. Wykonawca zobowiązany jest wykonać fotografię zawiadomienia umieszczonego w miejscu publicznie dostępnym i w drzwiach lokalu; 13.4. w przypadku nieobecności najemców lub użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych w drugim terminie przeprowadzanej kontroli, Wykonawca zobowiązany będzie wyznaczyć trzeci termin w sposób określony w pkt 13.14 niniejszego opisu oraz w pkt 3.14.3. SIWZ jednakże zawiadomienie o trzeciej kontroli należy wywiesić i zostawić w drzwiach lokalu co najmniej 14 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych. Wykonawca zobowiązany jest wykonać fotografię zawiadomienia zamieszczonego w miejscu publicznie dostępnym i w drzwiach lokalu. O nieobecności najemców lokali mieszkalnych i użytkowych w drugim terminie przeprowadzanej kontroli należy obowiązkowo, najpóźniej następnego dnia roboczego, pisemnie (nie e-mail i nie fax) poinformować właściwy Punkt Obsługi Klientów o braku możliwości zbadania lokalu przy próbie powtórnego podejścia do kontroli. Wraz z pismem należy przedstawić harmonogram przeprowadzenia ostatniego podejścia do kontroli; 13.5. w przypadku nieobecności najemców lub użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych w trzecim terminie przeprowadzanej kontroli, Wykonawca zobowiązany będzie zawiadomić o tym fakcie Zarządcę (właściwy Punkt Obsługi Klientów), przedstawiając listę niezbadanych lokali w terminie 7 dni od dnia podjęcia ostatniej próby. Wykonawca zobowiązany będzie ponadto do sporządzenia stosownego protokołu na okoliczność braku dostępu do lokalu; 13.6. wszystkie dowody takie jak: zdjęcia zawiadomień umieszczonych w miejscach publicznie dostępnych, potwierdzenia odbioru zawiadomienia przez najemców lub użytkowników lokali, notatki służbowe, świadczące o skutecznym zawiadomieniu najemców lub użytkowników lokali o terminie przeprowadzenia kontroli należy dołączyć do dokumentów dotyczących przeprowadzonej kontroli. Zdjęcia zawiadomień winny być uporządkowane w katalogi lub opisane w taki sposób aby analizujący je pracownik Zarządcy nie miał wątpliwości jakiego lokalu i którego terminu przeprowadzonej kontroli dotyczą; 13.7. Zamawiający nie udostępnia aparatów niezbędnych do sporządzenia dokumentacji fotograficznej. 14.Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia przy wykorzystaniu osób posiadających uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności. 15.Czynności kontrolne należy wykonać rzetelnie. 16.Osoby, o których mowa w pkt 3.14. potwierdzają przeprowadzenie kontroli stanu technicznego obiektu budowlanego poprzez złożenie podpisu na protokole kontroli. 17.Dla I części zamówienia szczegółowy wykaz adresów nieruchomości dotyczących Zadania 1 zawiera załącznik nr 1 do Wzoru Nr 1 Umowy, który został przedstawiony w Części II SIWZ. 18.Dla I części zamówienia szczegółowy wykaz adresów nieruchomości dotyczących Zadania 2 zawiera załącznik nr 2 do Wzoru Nr 1 Umowy, który został przedstawiony w Części II SIWZ. 19.Dla II części zamówienia szczegółowy wykaz adresów nieruchomości dotyczących Zadania 1 zawiera załącznik nr 1 do Wzoru Nr 2 Umowy, który został przedstawiony w Części II SIWZ. 20.Osoby, o których mowa w pkt 14 niniejszego opisu oraz w pkt 3.14. SIWZ potwierdzają przeprowadzenie kontroli poprzez złożenie podpisu na protokołach kontroli, stanowiących załączniki nr 6-8 do SIWZ. 21.Na każdym etapie wykonania zamówienia Zamawiający ma prawo do weryfikacji rzetelności wykonania zamówienia. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wskazanych przez Zamawiającego nieprawidłowości niezwłocznie jednak nie później niż w terminie 24 godzin od otrzymanego od Zamawiającego zgłoszenia o nieprawidłowościach. 22.Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych w Istotnych Postanowienia Warunkach Umowy (Wzory Umów) stanowiące Załącznik nr 5 do SIWZ.