Promocja Gminy Miasta Gdynia oraz Gdyńskiego Centrum Sportu jednostki budżetowej podczas imprezy kolarskiej organizowanych w III kwartale 2019 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 79342200 – 5 - usługi w zakresie promocji. 2. Przedmiotem zamówienia jest usługa promocji Gminy Miasta Gdynia oraz Gdyńskiego Centrum Sportu jednostki budżetowej podczas imprezy kolarskiej to jest wyścigu kolarskiego w konkurencji cross country („cross country” – jedna z konkurencji kolarstwa górskiego polegająca na ściganiu się zawodników na trasie, którą pokonują kilka razy), (zwanej dalej „Imprezą”) organizowanej przez Wykonawcę w III kwartale 2019 roku na terenie Gdyni. 3. Charakterystyka Imprezy: Impreza powinna trwać minimum jeden dzień, odbywać się na trasie o zmiennym profilu i zmiennej nawierzchni o dużym stopniu trudności, którą zawodnicy powinni pokonać wielokrotnie. Wyścig przeznaczony ma być dla profesjonalistów jak i amatorów. Impreza powinna zawierać konkurencje dla dzieci. 4. Obowiązki Wykonawcy w ramach promocji Miasta Gdyni polegają w szczególności na: 1) przyznaniu Miastu Gdynia tytułu Partnera Strategicznego Imprezy i umieszczeniu nazwy „Gdynia” w oficjalnej nazwie Imprezy, 2) umieszczeniu logo „Gdynia sport” (zwanym dalej „logo Miasta Gdyni”) w materiałach i publikacjach wydawanych przez Wykonawcę dla potrzeb Imprezy (np.: plakaty, programy, ulotki, materiały prasowe, regulamin, identyfikatory) oraz we wszystkich wydawanych materiałach reklamowych związanych z Imprezą, 3) umieszczeniu logo „Gdynia sport” oraz nazwy „Gdynia” w materiałach reklamowych związanych z organizacją Imprezy wysyłanych drogą elektroniczną (newsletter), 4) umieszczeniu logo Miasta Gdynia na numerach startowych uczestników Imprezy, 5) umieszczeniu nazwy „Gdynia” na przodzie odzieży dla osób pracujących podczas Imprezy (dodatkowe miejsce ekspozycji nazwy „Gdynia” lub logo Miasta Gdyni zgodnie z złożoną ofertą Wykonawcy), 6) umieszczeniu logo Miasta Gdyni na koszulkach zawodników biorących udział w Imprezie (zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy), 7) umieszczeniu logo Miasta Gdyni na min. 20 szt. banerów (standard dla pojedynczego banera: 2m x 1m (dł. x wys.)) rozmieszczonych przy trasie Imprezy, 8) umieszczeniu min. 1 szt. balonu reklamowego z logo Miasta Gdyni, w strefie startu, mety, podczas trwania Imprezy, 9) umieszczeniu 10 szt. flag typu winder z logo Miasta Gdyni wykonanych z tkaniny poliestrowej, w strefie startu, mety, podczas trwania Imprezy, 10) umieszczeniu logo Miasta Gdyni na profilu Imprezy na facebook’u, 11) umieszczeniu logo Miasta Gdyni na oficjalnej stronie Imprezy wraz z linkiem do strony www.gdyniasport.pl oraz www.gdynia.pl w okresie obowiązywania umowy, 12) umieszczeniu relacji z Imprezy na portalu internetowym www.bikeworld.pl, www.trojmiasto.pl oraz na stronie Wykonawcy ze wskazaniem Miasta Gdyni jako gospodarza Wyścigu, 13) przekazywaniu Zamawiającemu fotorelacji z Imprezy, stanowiącej nie mniej niż 50 zdjęć o minimalnej rozdzielczości 2048 x 1536 px i gęstości 300 dpi, na adres email: promocja@gdyniasport.pl, nie później niż 36 godzin od zakończenia Imprezy. Wykonawca oświadcza, że posiada wymagane przepisami prawa zgody osób przedstawionych na zdjęciach na rozpowszechnianie ich wizerunku i wykorzystywanie w celach promocji Gminy Miasta Gdyni. Wykonawca oświadcza, że w przypadku wystąpienia tych osób z roszczeniami w stosunku do Zamawiającego z tytułu naruszenia ich praw lub dóbr osobistych, Wykonawca pokryje wszelkie koszty, jakie Zamawiający zobowiązany będzie ponieść, w tym koszty wypłaconych odszkodowań, 14) umożliwieniu Miastu Gdyni wykorzystania materiałów fotograficznych i filmowych z Imprezy oraz związanych z Imprezą dla celów promocyjno-reklamowych Miasta, 15) zamieszczeniu w komunikatach zapowiadających Imprezę oraz w relacjach z Imprezy w mediach informacji, iż Impreza jest wspierana przez Miasto Gdynia. 5. Obowiązki Wykonawcy w ramach promocji jednostki budżetowej Gdyńskie Centrum Sportu oraz jej działalności polegają na: 1) umieszczeniu banerów promujących PKO Grand Prix Gdyni (Bieg Urodzinowy z PKO Bankiem Polskim, Bieg Europejski z PKO Bankiem Polskim, Nocny Bieg Świętojański z Bankiem Polskim, Bieg Niepodległości z PKO Bankiem Polskim) lub Mistrzostwa Polski w MTB (zwanych dalej łącznie „Wydarzeniami”) organizowanych przez Gdyńskie Centrum Sportu na stronie Wykonawcy, w okresie obowiązywania umowy, 2) umieszczeniu postów promujących Wydarzenia organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu w mediach społecznościowych (np. facebook, twitter) Wykonawcy, w okresie obowiązywania umowy, 3) umieszczeniu artykułu zapowiadającego Wydarzenia organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu na stronie Wykonawcy, w okresie obowiązywania umowy, 4) umieszczeniu informacji promujących Wydarzenia organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu w newsletterze rozsyłanym przez Wykonawcę, 5) dołączeniu baneru promującego Wydarzenia organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu pod wpisem na stronie internetowej Wykonawcy, w okresie obowiązywania umowy, 6) umożliwienie Zamawiającemu na potrzeby własne. 6. Logo „Gdynia sport” musi być zgodne ze wzorem zawartym w księdze znaku promocyjnego GDYNIA moje miasto, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4037/11/VI/M Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 08 listopada 2011roku, w sprawie: akceptacji zasad używania znaku promocyjnego „Gdynia Moje Miasto” we wszystkich działaniach promocyjnych i informacyjnych Miasta Gdyni. W razie jakichkolwiek wątpliwości Wykonawca zobowiązany jest do skontaktowania się z Referatem Promocji i Turystyki Urzędu Miasta Gdyni. Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się stosowanie zamiennie logo Gdynia Sport z logotypem Miasta Gdyni. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 9. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 10. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów. 11. W niniejszym postępowaniu w ocenie Zamawiającego brak jest czynności, do których niezbędne jest wykonywanie pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zmianami) w związku z czym Zamawiający nie określa na podstawie art. 29 ust. 3a Ustawy, wymagań odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę. 12. Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przez podwykonawców.