Zorganizowanie i przeprowadzenie 5 edycji dwudniowego wyjazdowego szkolenia zamkniętego z zakresu "Stresu menedżerskiego i wypalenia zawodowego oraz kontroli emocji w pracy menedżera"

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na zorganizowaniu i przeprowadzeniu 5 edycji dwudniowego wyjazdowego szkolenia zamkniętego z zakresu "Stresu menedżerskiego i wypalenia zawodowego oraz kontroli emocji w pracy menedżera" 1. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach – kadra kierownicza - łącznie około 51 osób (5 edycji – po ok. 10-12 osób), przy czym nie mniej niż 45 osób. Ostateczna liczba osób biorących udział w edycji szkolenia zostanie podana nie później niż na trzy dni kalendarzowe przed planowanym terminem edycji szkolenia. 2. Termin i miejsce realizacji: Szkolenie ma zostać zrealizowane w okresie nie wcześniej niż 6-go dnia roboczego po podpisaniu umowy do 31.10.2019 r. w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem świąt ustawowo wolnych od pracy. Powinno składać się z części merytorycznej oraz warsztatowej (case study), z uwzględnieniem form treningów relaksacyjnych, ćwiczeń antystresowych, budowania równowagi i zarządzania emocjami w celu wykorzystania potencjału w życiu zawodowym, zgodnie z zakresem. 3 dni po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycję terminów realizacji poszczególnych edycji szkoleń. Każda edycja szkolenia obejmować będzie 15 godzin szkoleniowych (1 godzina szkoleniowa = 45 min.). Dana edycja szkolenia powinna się odbywać w ciągu bezpośrednio następujących po sobie dniach. Zamawiający wymaga, aby miejscem świadczenia usług był obiekt hotelowy przystosowany dla osób niepełnosprawnych spełniający wymagania dla hotelu o standardzie co najmniej trzech gwiazdek, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) posiadający nie mniej niż 14 pokoi, wyposażony we własną restaurację umiejscowioną na terenie obiektu, położony w zacisznej okolicy, z dala od zgiełku i hałasu miasta, zapewniający bezpłatne dozorowane miejsca parkingowe - co najmniej 2 stanowiska. Zamawiający wymaga, aby hotel był zlokalizowany na terenie województwa śląskiego, w obszarze Jury Krakowsko-Częstochowskiej bądź w miejscowościach turystycznych w Beskidzie Śląskim lub w Beskidzie Żywieckim i nie dalej niż 120 km jazdy samochodem od siedziby WUP w Katowicach ul. Kościuszki 30. Przy ocenie czy obiekt zaoferowany przez Wykonawcę spełnia wymagania, Zamawiający obligatoryjnie zweryfikuje stronę internetową hotelu oraz zweryfikuje poprzez portal http://www.mapa-google.pl, czy oferowany przez Wykonawcę obiekt spełnia wymagania przy wykorzystaniu następującej metody liczenia odległości: na stronie http://www.mapy.google.pl w pasku „Wyszukaj w Mapach Google” należy wpisać adres siedziby Urzędu, następnie w pasku bocznym należy wpisać adres obiektu hotelowego. Należy zaznaczyć pozycję „Samochodem” i nacisnąć przycisk „WYZNACZ TRASĘ”. 2. Szczegółowy program szkolenia "Stres menedżerski i wypalenie zawodowe oraz kontrola emocji w pracy menedżera" powinien zostać przedstawiony jako jeden z elementów oferty. Uczestnictwo w szkoleniu powinno pozwolić na poprawę skuteczności zarządzania, usprawnienie procesów komunikacji i podejmowania decyzji oraz kontrolę nad emocjami. Program powinien być dostosowany do uczestników szkolenia (kadra kierownicza Urzędu) i obejmować między innymi następujące zagadnienia, będące przedmiotem szczególnego zainteresowania uczestników:  Czym jest stres w pracy i jak powstaje? Jego oznaki i podstawowe założenia.  Określenie charakteru w celu przeciwdziałania stresowi.  Wpływ stresu na funkcjonowanie organizmu człowieka.  Stres w życiu prywatnym a zawodowym.  Sposoby redukcji i zwalczania stresu: techniki radzenia sobie ze stresem, kontrola nad emocjami, zdrowe podejście do stresu w pracy, techniki relaksacyjne, ćwiczenia antystresowe.  Radzenie sobie ze stresem kierowniczym – werbalne i pozawerbalne techniki wywierania wpływu.  Kontrola emocji – trudne doświadczenia i zmiana ich stanu.  Zarządzanie emocjami w komunikacji interpersonalnej z określonymi typami osobowości.  Tworzenie zdrowych relacji między przełożonym a podwładnym.  Syndrom wypalenia zawodowego – czym jest wypalenie zawodowe w perspektywie psychicznej, fizycznej i hormonalnej.  Czynniki sprzyjające wypaleniu zawodowemu (w ramach samooceny, pracy w zespole, pracy w Urzędzie).  Jak rozpoznać wypalenie zawodowe u siebie i pracownika? – objawy wypalenia zawodowego.  Techniki radzenia sobie z wypaleniem zawodowym – motywacja zawodowa, system wspierania pracowników, pozytywne nastawienie do pracy.  Metody zapobiegania powstawaniu stresu i wypalenia zawodowego - ćwiczenia przy pomocy różnych technik pozwalające m.in. na: kontrolę emocjonalną i intelektualną w warunkach stresowych, kontrolę emocji własnych i partnera w kontaktach służbowych, umiejętność wyciszenia się, odreagowania napięcia, budowania odporności w pracy pod presją czasu, wzmocnienie odporności psychicznej i pewności siebie. Ramowy harmonogram szkolenia DZIEŃ I 09:00 – 09:30 Zakwaterowanie uczestników szkolenia 09:30 – 10:00 Przerwa kawowa 10:00 – 12:00 Zajęcia 12:00 – 12:15 Przerwa kawowa 12:15 – 14:15 Zajęcia 14:15 – 15:00 Przerwa - obiad 15:00 – 17:00 Zajęcia 18:30 Kolacja DZIEŃ II 08:00 – 08:45 Śniadanie 08:45 – 10:30 Zajęcia 10:30 – 10:45 Przerwa kawowa 10:45 – 12:30 Zajęcia 12:30 – 12:45 Przerwa kawowa 12:45 – 14:30 Zajęcia 14:30 – 15:15 Przerwa - obiad 15:15 – 15:30 Wykwaterowanie i powrót 3. Szczegółowy zakres realizacji usługi: Wykonawca powinien zapewnić: • zakwaterowanie 1) każdego z uczestników szkolenia w każdej edycji 1 nocleg w pokojach jednoosobowych dla max. 51 osób przeszkolonych łącznie w pięciu edycji, w okresie nie wcześniej niż 6-go dnia roboczego po podpisaniu umowy w dniach roboczych do 31.10.2019 r. 2) Pokoje powinny być wyposażone w pełny węzeł sanitarny (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka z dostępem do ciepłej wody). W pokojach powinny znajdować się stolik, wieszak ścienny na odzież wierzchnią, lampka nocna, lampka do pracy oraz oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego przy miejscu do pracy, telewizor, dostęp do sieci wi-fi. Obiekt, w którym będą przebywać uczestnicy szkolenia nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych. • transport Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu uczestnikom szkolenia dla każdej z 5 edycji w następujący sposób: - pierwszego dnia szkolenia z miejsca zbiórki, wyznaczonego przez Zamawiającego w promieniu 300 m od siedziby Urzędu tj. ul. Kościuszki 30, Katowice, - po zakończeniu szkolenia tj. ok. godz. 15:30 transportu uczestnikom z hotelu do Katowic do miejsca wyznaczonego przez Zamawiającego. Transport odbędzie się o umówionej wcześniej godzinie, która pozwoli dotrzeć wszystkim uczestnikom szkolenia do hotelu, w którym uczestnicy będą zakwaterowani i w którym będzie odbywać się szkolenie. Wykonawca w ramach usługi transportowej zapewni: bezpieczny i komfortowy pojazd/bus/autokar do przewozu co najmniej 14 pasażerów, rocznik pojazdu nie starszy niż 2013 r., minimalne wyposażenie: klimatyzacja, fotele z wygodną przestrzenią dla każdego z pasażerów, podłokietniki. Pojazd powinien posiadać ubezpieczenie NNW podróżnych na czas podróży zaś kierowca powinien być przygotowany na pokrycie opłat drogowych i parkingowych. Pojazd/bus/autokar zostanie podstawiony w stanie czystym zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz oraz Wykonawca zobowiązany jest do dbania o czystość pojazdu/busa/autokaru w trakcie podróży; w przypadku awarii pojazdu/busa/autokaru w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zastępczego środka transportu o takich samych lub lepszych parametrach, który pozwoli na planowaną kontynuację programu podróży. Środek transportu powinien posiadać aktualne badania techniczne, dopuszczenie do ruchu drogowego. • pełne wyżywienie dla każdego uczestnika szkolenia, przy czym usługa restauracyjna: - rozpocznie się od przerwy kawowej, - zakończy się obiadem w ostatnim dniu pobytu. 4 przerwy kawowe (2 przerwy w pierwszym dniu szkolenia oraz 2 przerwy w drugim dniu szkolenia): pierwsza przerwa składająca się z: - kanapek różnorodnych na białym oraz ciemnym pieczywie z dodatkami do wyboru np. sera, szynki, pasztetu pieczonego lub past z dodatkami świeżych warzyw (po 4 kanapki na jedną osobę (min. 180g), - wyrobów cukierniczych różnorodnych: np. kruchych i/lub biszkoptowych ciasteczek, wafelków, babeczek, rogalików z nadzieniem (co najmniej 4 rodzaje, nie mniej niż 40g na osobę z każdego rodzaju), - napojów:  świeżo parzonej kawy z ekspresu podawanej w warnikach lub ekspresie ciśnieniowym (min. 0,25 l/os.),  herbaty dobrej jakości (min. 3 rodzaje herbat w torebkach – czarna, zielona, owocowa – min. 0,25 l/os), gorącej wody podawanej w warnikach,  soków owocowych naturalnych 100% – 2 smaki (np. pomarańczowy, jabłkowy- min. 0,33 l/os.),  wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.), - dodatków: plastrów cytryny w ilości odpowiadająca liczbie herbat, cukru białego i trzcinowego, mleka do kawy. druga, trzecia i czwarta przerwa składająca się z: - wyrobów cukierniczych różnorodnych: drobnych słodkich i słonych przekąsek, np. kruchych i/lub biszkoptowych ciasteczek, wafelków, babeczek, rogalików z nadzieniem (co najmniej 4 rodzaje, nie mniej niż 40g na osobę z każdego rodzaju); - ciast (min. 3 rodzaje po 1 szt/os. z każdego rodzaju), - napojów:  świeżo parzonej kawy z ekspresu podawanej w warnikach lub ekspresie ciśnieniowym (min. 0,25 l/os.),  herbaty dobrej jakości (min. 3 rodzaje herbat w torebkach – czarna, zielona, owocowa – min. 0,25 l/os), gorącej wody podawanej w warnikach,  soków owocowych, naturalnych 100% - 2 smaki (np. pomarańczowy, jabłkowy - min. 0,33 l/os.),  wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.), - dodatków: plastrów cytryny w ilości odpowiadającej liczbie herbat, cukru białego i trzcinowego, mleka do kawy. Bufet kawowy powinien być dostępny dla uczestników szkoleń przez cały czas trwania wykładów oraz na bieżąco uzupełniany. Bufet kawowy może znajdować się w sali konferencyjnej lub w pomieszczeniu do niej bezpośrednio przylegającym. 1 śniadanie w formie szwedzkiego bufetu, w tym co najmniej: - pieczywo różnorodne (min. 150 g/os.), - danie na ciepło min.2 rodzaje np. jajecznica, kiełbaski na gorąco (min. 150 g/os.), - wędliny różnorodne (min. 50 g/os.), - sery różnorodne (min. 50 g/os.), - dżemy, - mleko: ciepłe, zimne, - przetwory jogurtowe, - płatki śniadaniowe, - świeże warzywa: np. pomidory, ogórek zielony, papryka, - napoje różnorodne: kawa (min. 0,25 l/os.), herbata (min. 3 rodzaje – min. 0,25 l/os), soki owocowe (min. 0,33 l/os.), woda mineralna gazowana i niegazowana (min. 0,33 l/os.), - dodatki: plastry cytryny w ilości odpowiadającej liczbie herbat, cukier biały i trzcinowy, mleko, masło. 2 przerwy obiadowe po jednej dziennie dla każdego uczestnika, składające się z: - zupy np. krem grzybowy, krem z brokułów, krem z pomidorów podawane z grzankami lub kluseczkami lub groszkiem ptysiowym, żurek śląski z jajkiem (min. 250 ml/os.), - dania głównego:  pierwszego dnia szkolenia danie mięsne tj. np. pierś kurczaka zapiekana ze szpinakiem i serem, kotlet de volaille, rolada śląska (150 g/os) z dodatkiem ziemniaków z wody lub opiekanych, frytek, klusek śląskich, kaszy lub ryżu (min. 2 rodzaje – min. 150 g/os.) i zestawu sałatek i surówek (min. 2 rodzaje – min. 50 g/os.),  drugiego dnia do wyboru danie rybne lub mięsne np.: pierś kurczaka zapiekana ze szpinakiem i serem, kotlet de volaille, rolada śląska lub rybne np. filet z miruny, łosoś (min. 150 g/os.) z dodatkiem ziemniaków z wody lub opiekanych, frytek, klusek śląskich, kaszy lub ryżu (min. 2 rodzaje – min. 150 g/os.) i zestawu sałatek i surówek (min. 2 rodzaje – min. 50 g/os.), - deseru, - napojów:  soków owocowych naturalnych 100% – 2 smaki (np. pomarańczowy, jabłkowy - min. 0,33 l/os.),  wody mineralnej gazowanej niegazowanej (min. 0,33 l/os.). Wszystkie składniki obiadu podawanego pierwszego dnia szkolenia powinny być różne od składników obiadu podawanego w drugim dniu szkolenia. Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło i może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. Obiady powinny być podawane w odrębnym pomieszczeniu dostępnym lub wydzielonym wyłącznie dla uczestników szkolenia w hotelu, w którym odbywać się będzie szkolenie, na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek, w formie umożliwiającej spożywanie posiłku w pozycji siedzącej. kolacja składająca się z: - przystawki, - dania głównego – dwa rodzaje - podanego na ciepło (min. 300 g/os.), - pieczywa różnorodnego, - zimnej płyty składającej się z różnorodnych: wędlin, serów, warzyw marynowanych, drobnych przekąsek, śledzi (min. po 50 g/os z każdego rodzaju), 3 rodzajów sałatek (min po 150 g/os.), - napojów: kawy (min. 0,25 l/os.), herbaty (min. 3 rodzaje – min. 0,25 l/os), soków owocowych (min. 0,33 l/os.), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.), - dodatków: plastrów cytryny w ilości odpowiadającej liczbie herbat, cukru białego i trzcinowego, mleka, masła. Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników obiadów podawanych podczas dwóch dni szkolenia. Wszystkie posiłki tj.: zarówno przerwy kawowe jak i obiadowe oraz kolacja będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu ewentualnej konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w przededniu realizacji usługi. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym harmonogramem szkolenia, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, przygotowania posiłków z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. W zakresie realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem, tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy); • salę szkoleniową posiadającą liczbę miejsc siedzących przy stołach, odpowiadającą liczbie osób biorących udział w szkoleniu, wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia, w tym: laptop, rzutnik multimedialny, ekran, tablicę typu flipchart z kartkami i flamastrami, odpowiednie nagłośnienie oraz odpowiednie oświetlenie w tym światło dzienne, ogrzewanie i klimatyzację. Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż. Sala szkoleniowa ma być w tym samym hotelu, w którym będzie zakwaterowanie uczestników szkolenia oraz dostępna dla uczestników szkolenia w całym okresie zakwaterowania i szkolenia. Zamawiający wymaga, aby każda z 5 edycji szkolenia odbyła się na terenie tego samego obiektu hotelowego; • osobę prowadzącą szkolenie tj.: doświadczony wykładowca, praktyk i specjalista posiadający wykształcenie wyższe psychologiczne lub socjologiczne oraz certyfikat/dyplom coacha/trenera, z min 3-letnim stażem pracy przy prowadzeniu zajęć grupowych, który - każdy z nich oddzielnie - przeprowadził co najmniej 75 godzin szkoleniowych w okresie ostatnich 3 lat z zakresu przedmiotu zamówienia. Przy czym jedna godzina szkoleniowa to 45 minut. Wykładowca poprowadzi poszczególne edycje szkoleń wykorzystując przygotowane przez siebie prezentacje, a także udzieli odpowiedzi na zadawane przez uczestników pytania i wyjaśnią ich wątpliwości. • zabezpieczenie minimum 2 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia którzy na miejsce szkolenia przyjadą własnym środkiem transportu (w przypadku parkingu hotelowego); • przeprowadzenie szkolenia zgodnie z harmonogramem szkolenia uwzględniającym zakres merytoryczny i zagadnienia dopasowane do potrzeb uczestników szkolenia; • zapewnienie w każdym dniu szkolenia obecność przynajmniej jednego przedstawiciela Wykonawcy odpowiedzialnego za organizację przez cały czas trwania szkolenia; • zapewnienie materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika szkolenia oraz 1 egzemplarza dla celów archiwizacyjnych (teczka, notes, długopis, zakreślacz, prezentacja szkolenia w formie papierowej i elektronicznej w formie e-maila wysłanego na skrzynki pocztowe uczestników szkolenia, bądź linku z którego można pobrać materiały - nie później niż w pierwszym dniu realizacji szkolenia). Dodatkowo Wykonawca winien zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia publikację książkową z zakresu "Stresu menedżerskiego i wypalenia zawodowego oraz kontroli emocji w pracy menedżera" • wydanie imiennych certyfikatów / zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniu, zgodnie z listą obecności; • odpowiednie oznakowania na: materiałach szkoleniowych (prezentacji w formie papierowej i elektronicznej) i certyfikatach / zaświadczeniach, zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, w szczególności dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Wszystkie materiały, tj. harmonogram, program szkolenia, certyfikaty/zaświadczenia i materiały szkoleniowe związane ze szkoleniem powinny zostać oznaczone kolorowymi logotypami przesłanymi przez Zamawiającego (dopuszcza się umieszczenie logotypów tylko na pierwszej stronie danego dokumentu). • odpowiednie oznakowania sal, w których będą przeprowadzone zajęcia zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, w szczególności dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Po zawarciu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu (a Zamawiający zaakceptuje lub wniesie uwagi do propozycji w terminie 3 dni roboczych): 1) propozycję materiałów szkoleniowych (w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy), 2) propozycję menu (w terminie 3 dni przed pierwszą edycją szkolenia), 3) wzór certyfikatu / zaświadczenia ( w terminie 3 dni przed I edycja szkolenia). UWAGI: Płatność za usługę nastąpi po zorganizowaniu i przeprowadzeniu poszczególnych edycji szkolenia, przy czym koszt będzie uzależniony od rzeczywistej liczby uczestników, zgłoszonych na 3 dni kalendarzowe przed terminem poszczególnej edycji szkolenia. Zapłata za wykonaną usługę nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Szkolenie finansowane jest w całości ze środków publicznych, w związku z czym jest zwolnione z podatku VAT (cena netto = cena brutto). W ofercie należy wskazać całościową kwotę brutto/netto (przy założeniu uczestnictwa we wszystkich 5 edycjach szkolenia maksymalnie 51 osób) wraz z podaniem kosztu przypadającego na 1 osobę odrębnie dla: - usługi szkoleniowej w zakresie: kosztu pracy Wykładowcy, w pełni wyposażonej sali zajęciowej, materiałów szkoleniowych certyfikatów/zaświadczeń itp. - usługi szkoleniowej w zakresie usługi hotelowo-restauracyjnej oraz transportu. Szkolenie organizowane jest przez WUP w Katowicach w ramach projektu pn.: „Działania na rzecz eliminowania zdrowotnych czynników ryzyka w miejscu pracy pracowników WUP Katowice” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 przy udziale środków Funduszu Pracy. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony został w SIWZ w Rozdziale II "Opis przedmiotu zamówienia"