Promocja Gminy Miasta Gdynia oraz Gdyńskiego Centrum Sportu jednostki budżetowej podczas maratonu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 79342200 – 5 - usługi w zakresie promocji. 2. Przedmiotem zamówienia jest usługa promocji Gminy Miasta Gdynia oraz Gdyńskiego Centrum Sportu jednostki budżetowej oraz jej działalności od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia maratonu (zwanego dalej „Imprezą”), organizowanego przez Wykonawcę w III kwartale 2019 roku w Gdyni. 3. Charakterystyka Imprezy: Bieg musi odbywać się na dystansie ponad 42.000 m. Jego trasa ma przebiegać przez co najmniej 3 miasta, z czego start musi mieć miejsce w Gdyni. Bieg przeznaczony jest zarówno dla amatorów jak i zawodowców. 4. Obowiązki Wykonawcy w ramach promocji Miasta Gdyni polegają na: 1) umieszczeniu logo „Gdynia sport” (zwanego dalej „logo Miasta Gdyni”) w materiałach reklamowych i publikacjach wydawanych przez Wykonawcę przy organizacji Imprezy np.: materiały prasowe, plakaty, zaproszenia, biuletyn i inne, 2) umiejscowieniu „startu honorowego” Imprezy w Gdyni, 3) ekspozycji 1szt. balonu reklamowego Miasta Gdyni o wysokości min. 4m, blisko bramy startu Imprezy, 4) ekspozycji 6 szt. banerów Miasta Gdyni o wymiarach 1 m x 2 m (wys. x szer.) wykonanych z tkaniny banerowej poliestrowej, blisko bramy startu Imprezy, 5) umieszczeniu 15 szt. flag typu winder o wymiarach 3,5m x 0,5m (wys. x szer.), wykonanych z tkaniny poliestrowej, blisko bramy startu Imprezy, 6) umieszczeniu logo Miasta Gdyni w reklamie Imprezy zamieszczonej w Ogólnopolskim Kalendarzu Imprez Biegowych 2019 roku, 7) zamieszczeniu listu Prezydenta Miasta Gdyni wraz ze zdjęciem w biuletynie Imprezy, 8) zamieszczeniu logo Miasta Gdyni na stronie internetowej Wykonawcy wraz z linkiem do strony www.gdyniasport.pl, od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia Imprezy, 9) umieszczeniu logo Miasta Gdyni oraz napisu „Prezydent Miasta Gdyni Wojciech Szczurek”, na pucharach, które zostaną wręczone uczestnikom Imprezy, 10) umieszczeniu herbu Gdyni na awersie medali, które zostaną wręczone uczestnikom Imprezy,(dodatkowe miejsce ekspozycji zgodnie z ofertą Wykonawcy), 11) zamieszczeniu logo Miasta Gdyni na reklamie mobilnej jeżdżącej po Trójmieście w dniu poprzedzającym Imprezę, 12) przekazywaniu informacji ustnej podczas Imprezy o jej wspieraniu przez Miasto Gdynia, 13) przekazaniu informacji ustnej o wspieraniu Imprezy przez Miasto Gdynia podczas konferencji prasowych zapowiadających Imprezę, 14) umożliwieniu Zamawiającemu rozprowadzania materiałów promocyjnych Miasta Gdyni podczas trwania Imprezy, 15) umożliwieniu Zamawiającemu i Miastu Gdyni wykorzystania materiałów fotograficznych z Imprezy oraz zdarzeń przed i po Imprezie dla celów promocyjno-reklamowych Miasta, 16) przekazaniu Zamawiającemu fotorelacji z Imprezy, w ilości nie mniejszej niż 20 zdjęć o minimalnej rozdzielczości 2048 x 1536 px i gęstości 300 dpi, na adres email: promocja@gdyniasport.pl, nie później niż 36 godzin od zakończenia Imprezy. Wykonawca oświadcza, że posiada wymagane przepisami prawa zgody osób przedstawionych na zdjęciach na rozpowszechnianie ich wizerunku i wykorzystywanie w celach promocji Gminy Miasta Gdyni. Wykonawca oświadcza, że w przypadku wystąpienia tych osób z roszczeniami w stosunku do Zamawiającego z tytułu naruszenia ich praw lub dóbr osobistych, Wykonawca pokryje wszelkie koszty, jakie Zamawiający zobowiązany będzie ponieść, w tym koszty wypłaconych odszkodowań. 5. Obowiązki Wykonawcy w ramach promocji jednostki budżetowej Gdyńskie Centrum Sportu oraz jej działalności polegają w szczególności na: 1) promocji cyklu biegów PKO Grand Prix Gdyni lub Mistrzostw Polski w MTB Gdynia Maraton (zwanego dalej „Wydarzeniem”) organizowanego przez Gdyńskie Centrum Sportu na stronie powitalnej Wykonawcy w okresie obowiązywania umowy, 2) umieszczeniu artykułu zapowiadającego Wydarzenie organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu na oficjalnej stronie internetowej Imprezy, w okresie obowiązywania umowy, 3) dołączeniu baneru promującego Wydarzenie organizowane przez Gdyńskie Centrum Sportu pod wpisem na stronie internetowej Wykonawcy, w okresie obowiązywania umowy, 4) umożliwieniu Zamawiającemu wykorzystania materiałów fotograficznych z Imprezy dla celów promocyjno - reklamowych jednostki Zamawiającego, 5) umożliwieniu Zamawiającemu nagrywania Imprezy na potrzeby własne. 6. Logo „Gdynia sport” musi być zgodne ze wzorem zawartym w księdze znaku promocyjnego GDYNIA moje miasto, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4037/11/VI/M Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 08 listopada 2011roku, w sprawie: akceptacji zasad używania znaku promocyjnego „Gdynia Moje Miasto” we wszystkich działaniach promocyjnych i informacyjnych Miasta Gdyni. W razie jakichkolwiek wątpliwości Wykonawca zobowiązany jest do skontaktowania się z Referatem Promocji i Turystyki Urzędu Miasta Gdyni. Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się stosowanie zamiennie logo Gdynia Sport z logotypem Miasta Gdyni. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 9. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 10. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów. 11. W niniejszym postępowaniu w ocenie Zamawiającego brak jest czynności, do których niezbędne jest wykonywanie pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zmianami) w związku z czym Zamawiający nie określa na podstawie art. 29 ust. 3a Ustawy, wymagań odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę. 12. Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przez podwykonawców.