Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: Dni Przedsiębiorcy Rolnego

Opis przedmiotu przetargu: W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni organizację konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. odbywającej się w Mazowieckim Ośrodku Doradztwa Rolniczego Oddział w Poświętnem, adres: ul. Sienkiewicza 11, 09-100 Płońsk. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego, a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji, Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. Do zadań Biura należy zapewnienie: 1. Zakwaterowania, wraz ze śniadaniem, maksymalnie 80 osób: wykładowców i organizatorów, w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jedno- i dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. w granicach administracyjnych miasta Płońsk. W przypadku gdy miejsce zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 2 km od Mazowieckiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego Oddział w Poświętnem (adres ul. Sienkiewicza 11, 09-100 Płońsk), Wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu, w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. 2. Wyżywienia dla maksymalnie 200 uczestników - zgodnie z poniższymi wymaganiami: w dniu 6 marca 2013 r.: - dwudaniowy obiad o godz. 12:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki, - uroczysta kolacja o godz. 19:30, danie ciepłe: strogonow, żurek, dania zimne: 3 rodzaje wędlin, sery, warzywa i pikle, pieczywo, - trzy serwisy kawowe, w tym: I podanie godz. 12:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, II podanie o godz. 15:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, III podanie w trakcie kolacji: kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, w dniu 7 marca 2013 r.: - dwudaniowy obiad o godz. 13:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki. - serwis kawowy w przerwie godz. 10:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka. 3. Tłumaczenia pisemnego z języka niemieckiego na język polski ok. 60 000 znaków tekstu. Termin wykonania usługi: do dnia 06.03.2013 r. 4. Tłumaczenia: a) konsekutywnego z języka niemieckiego na polski i odwrotnie w terminie: w dniu 6 marca 2013 r. - od godz. 13:00 do godz. 15:30, - od godz. 15:30 do godz. 19:30 - w trzech grupach dyskusyjnych równocześnie -3 grupy dyskusyjne x 4 godziny, co najmniej 1 tłumacz na każdą grupę (w sumie 12 godzin tłumaczenia), - od godz. 19:30 do godz. 22:00 - rozmowy rolników z Polski i Niemiec- minimum 3 tłumaczy, dostępność dla zainteresowanych uczestników konferencji. w dniu 7 marca 2013 r. -od godz. 8:30 do godz. 13:00 - co najmniej 1 tłumacz. 5. Zapewnienie wykładowców o kwalifikacjach i doświadczeniu adekwatnym do zakresu tematycznego wykładów i przeprowadzenie pięciu wykładów w terminie: a) w dniu 06.03.2013 r. pt.: 1) Oczekiwany wpływ regulacji europejskich na rolnictwo polskie - przedstawienie przepisów UE i ich implementacja do warunków polskich, od godz. 13.00 do godz. 13.40 (max. 40 min.), 2) Zarządzanie gospodarstwem w warunkach narastającej ilości regulacji prawnych - z uwzględnieniem regulacji prawnych obowiązujących rolników niemieckich, od godz. 13.40 do godz. 14.30 (max. 50 min.), 3) Jak intensywnie produkować zachowując wymogi integrowanej ochrony roślin? - praktyczne przedstawienie w jaki sposób rolnicy mogą intensyfikować produkcję w gospodarstwie w celu polepszenia efektywności ekonomicznej, upraszczając technologię i strukturę produkcji i równocześnie zachowując wymogi integrowanej ochrony roślin, od godz. 14.30 do godz. 15.30 (max. 60 min.), b) w dniu 07.03.2013 r. pt.: 1) WPR po 2013 roku, od godz. 8.30 do godz. 9.30 (max. 40 min. + 20 min. dyskusja), 2) Ekonomiczne skutki działań prośrodowiskowych w nowej WPR dla gospodarstw rolnych, od godz. 9.30 do godz. 10.30 (max. 40 min. + 20 min. dyskusja), 6. Przeprowadzenia trzech paneli dyskusyjnych przez 3 moderatorów w dniu 06.03.2013 r. od godz. 15:30 do godz. 18.30, grupy tworzone według zainteresowania uczestników konferencji, dla rolników specjalizujących się w: I panel: produkcji roślinnej, II panel: produkcji mleka i/lub żywca wołowego, III panel: produkcji trzody. W każdej grupie dyskusyjnej prezentacja gospodarstw przez 3 rolników (z województwa mazowieckiego, kujawsko-pomorskiego i wielkopolskiego) oraz rolnika z Niemiec. Po dyskusji w grupach panelowych od godz. 18:30 do godz. 19:30 podsumowanie pierwszego dnia konferencji i przedstawienie przez moderatorów najważniejszych tematów dyskutowanych w grupach panelowych. od godz. 20:00 do godz. 22:00 bilateralne rozmowy rolników z Polski i Niemiec dla zainteresowanych uczestników konferencji. 7. Przeprowadzenia dyskusji plenarnej przez moderatora, w dniu 07.03.2013 r. od godz. 10:45 do godz. 13:00 nt. Gorset regulacji prawnych w produkcji roślinnej, produkcji bydła i trzody. Tematy do dyskusji: Dobrostan zwierząt, produkcja pasz w gospodarstwie. Zdrowotność roślin. Dobra kultura rolna, ochrona środowiska z uwzględnieniem Obszarów Szczególnie Narażonych. 8. Przygotowania, druku i wysyłki zaproszeń na konferencję do ok. 1500 adresów (Zamawiający przekaże Wykonawcy listę adresatów najpóźniej w dniu podpisania umowy). 9. Materiałów konferencyjnych, w tym: - teczka kartonowa 200 szt. (format A4, karton, zapinane gumką), - notatnik 200 szt. (format A5, papier offset 70-80g/m2 biały w kratkę, min. 50 kartek), - długopis 200 szt. (plastik, półautomat, wkład wymienny), - identyfikator 200 szt. (wymiary: 7cm x 4,5cm +/- 2 cm), z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty, z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji, - opracowanie merytoryczne i druk skrótów wykładów wykonanych w związku z konferencją oraz ich dystrybucja wśród wszystkich uczestników konferencji. Wszelkie materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 6 z wyjątkiem długopisów i identyfikatorów, które będą zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów określonych w załączniku nr 7. Wykonawca zapewni powyższe usługi zgodnie z załącznikiem nr 8 (Program Konferencji). Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do SIWZ.