Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Grudziądz oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 1 stycznia 2019 do 31 grudnia 2022 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Grudziądz oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2022 r.: W skład jednostek organizacyjnych Gminy Grudziądz wchodzą: 1) Urząd Gminy Grudziądz, 2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, 3) Szkoła Podstawowa w Mokrem, 4) Szkoła Podstawowa w Piaskach, 5) Szkoła Podstawowa w Wałdowie Szlacheckim, 6) Szkoła Podstawowa w Sztynwagu, 7) Szkoła Podstawowa w Nowej Wsi, 8) Szkoła Podstawowa w Sosnówce, 9) Szkoła Podstawowa w Dusocinie, 10) Gminne Przedszkole w Małym Rudniku, 11) Gminny Ośrodek Kultury w Małym Rudniku, 12) Gminna Biblioteka Publiczna w Małym Rudniku. Kompleksowa obsługa bankowa budżetu gminy obejmuje: 1. Bieżącą obsługę bankową: a) bezpłatne otwarcie i prowadzenie rachunku podstawowego (bieżącego) w złotych polskich dla budżetu Gminy Grudziądz oraz jej jednostek organizacyjnych; b) bezpłatne otwarcie i prowadzenie pomocniczych rachunków budżetu Gminy Grudziądz i jednostek organizacyjnych zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki; c) otwarcie rachunków bankowych Gminy Grudziądz i jednostek organizacyjnych, o których mowa pkt 1 - 12 ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków Zamawiającego (w tym jednostek organizacyjnych) na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej do dnia 31.12.2018 r. d) otwieranie kolejnych rachunków bankowych będzie następowało w terminie nie dłuższym niż do 2 dni roboczych od dnia złożenia przez Zamawiającego pisemnego wniosku o otwarcie rachunku bankowego złożonego bezpośrednio w banku, punkcie obsługi bankowej (POB) lub przesłanego pocztą elektroniczną; Zamawiający zobowiązuje się do otwierania kolejnych rachunków na zasadach i warunkach wskazanych w ofercie; e) bezpłatną realizację poleceń przelewów drogą elektroniczną i papierowych (w przypadku awarii systemu elektronicznego); f) przyjmowanie wpłat gotówkowych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego i dokonywanie wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione; g) wydawanie codziennie do godz. 09:00 wyciągów bankowych papierowych, które muszą być odzwierciedleniem wyciągów elektronicznych; h) udostępnianiu bezpłatnego systemu elektronicznej bankowości wraz z oprogramowaniem, instalacją, serwisem i przeszkoleniem pracowników do dnia 31.12.2018 r.; i) lokowanie wolnych środków na lokatach overnight i weekendowych, j) obsługa kasowa, a w szczególności wypłaty gotówki na podstawie czeku, list wypłat dostarczonych przez Zamawiającego i jednostki organizacyjne; k) obsługa bankowa w Punkcie Obsługi Bankowej (POB) pełniącego rolę kasy Urzędu Gminy w lokalu wskazanym przez Zamawiającego - Urząd Gminy Grudziądz, ul. Wybickiego 38, czynnego w dniach i godzinach pracy Urzędu; uruchomienie POB nastąpi nie później niż od dnia 1 stycznia 2019 r.; l) wykonywanie bezpłatnych czynności związanych z obsługą płatności masowych - system wirtualnych rachunków kontrahenckich, stanowiących identyfikatory płatności. Czynności, o których mowa polegają na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych wpływających na rachunki wirtualne i ich księgowaniu na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego. 2. Udzielenie kredytu krótkoterminowego na rachunku bieżącym do wysokości określonej upoważnieniem w uchwale budżetowej na każdy rok budżetowy obowiązywania umowy, postawionego w ciągu 5 dni od daty obowiązywania umowy na obsługę budżetu do 31 grudnia każdego roku bez dodatkowych prowizji i opłat od udzielonego kredytu. Wykonawca zapewni ponadto możliwość zaciągania kredytów w rachunku bieżącym, oprocentowanie kredytu na rachunku bieżącym oparte na stawce WIBOR dla 1M złotowych depozytów międzybankowych wyliczanej jako średnia z 10 ostatnich dni poprzedzających okres obrachunkowy, a także możliwość umieszczania wolnych środków pieniężnych na lokatach negocjowanych. 3. Pozostałe usługi bankowe: a) wydawanie na wniosek Zamawiającego książeczek i blankietów czekowych, ich potwierdzanie; b) nieodpłatne wydawanie na wniosek Zamawiającego opinii o wywiązywaniu się Zamawiającego z obowiązków wobec banku, zaświadczeń o prowadzeniu rachunku bankowego oraz innych zaświadczeń związanych z prowadzoną obsługą bankową, sporządzanie odpisów dokumentów; c) potwierdzanie stanu sald na rachunkach; d) możliwość generowania wyciągów bankowych z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji na każdy dzień roboczy; e) odtwarzanie historii rachunku. 4. Zamknięcie rachunków bankowych w trakcie trwania umowy będzie dokonywane przez Wykonawcę na podstawie pisemnego wniosku Zamawiającego złożonego bezpośrednio w banku, POB lub za pośrednictwem poczty elektronicznej i nastąpi najpóźniej z upływem miesiąca od daty wpływu do banku wniosku. 5. Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętym zamówieniem w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godziny 09:00 następnego dnia roboczego. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego oraz zawierać klauzulę, że w związku z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1988) dokument jest wydrukiem i nie wymaga dodatkowego podpisu oraz stempla bankowego. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego skutkującego brakiem możliwości przekazania wyciągów w formie elektronicznej, Wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. Wyciągi w formie elektronicznej Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po usunięciu skutków zdarzenia. Wyciągi muszą zawierać: a) wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; b) pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych; c) na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego. 6. Realizowanie przelewów krajowych: a) za dokonywanie przelewów krajowych w formie elektronicznej Wykonawca nie będzie pobierał opłat; b) za dokonywanie przelewów w formie papierowej do banku obsługującego budżet jak i za dokonywanie przelewów w formie papierowej do banku innego niż bank obsługujący budżet Wykonawca nie będzie pobierał opłat; c) realizacja zlecenia płatności do banku obsługującego budżet i do banku innego niż obsługujący budżet nastąpi w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku, u beneficjenta muszą one zostać uznane w pierwszym możliwym do przeprowadzenia przez bank przelewie; d) w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej Zamawiający celem realizacji przelewu w formie papierowej w dniu jego złożenia, dostarczy przelew do banku do godz. 14:00. 7. Bezpłatnym wydaniu lub przedłużeniu ważności tokenów / kluczy sprzętowych / certyfikatów; 8. Automatycznym przenoszeniu przez bank na rachunek podstawowy budżetu Gminy odsetek dopisanych do poszczególnych rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego. 9. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zapewnić obsługę kasową Zamawiającego na warunkach wynikających z SIWZ we wszystkich oddziałach banku Wykonawcy na terenie miasta Grudziądz. 10. System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych (RODO). 11. W ramach abonamentu za udostępnienia usługi bankowości elektronicznej Wykonawca zapewni obsługę w zakresie: a) realizowanie operacji bankowych we wszystkich trybach (zwykłym, pilnym, ekspresowym) oraz systemach (ELIXIR, SORBNET, SWIFT i innych); składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego z wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków w tym kredytowych; b) dokonywanie przelewów krajowych w dniu ich złożenia; c) dokonywanie przelewów pomiędzy rachunkami w banku Wykonawcy bez zbędnej zwłoki; d) szybki dostęp do aktualnych informacji o stanie środków na rachunkach i przeprowadzonych transakcjach; e) wymóg systemu wielostanowiskowego; f) w trakcie realizacji umowy Wykonawca dostarczy i zainstaluje odpowiednią ilość dodatkowych urządzeń do bezpiecznej pracy systemu przy korzystaniu z usług aktywnych (np. realizacji przelewów); g) Wykonawca, w tym za pośrednictwem systemu będzie informował użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, przelewy odrzucone przez bank), h) Wykonawca musi zapewnić całodobową ochronę systemu przed atakami cyberprzestępców; i) zapewnienie w instalowanym systemie bankowości elektronicznej wymogów związanych z bezpieczeństwem pracy; j) w przypadku planowania jakiejkolwiek zmiany systemu lub formatu wymiany danych niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania banku, Wykonawca musi zawiadomić Zamawiającego o takiej zmianie z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym na terminową modyfikację systemu informatycznego Zamawiającego. k) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić korzystanie z automatycznej komunikacji z systemem finansowo - księgowym Zamawiającego (jak również jednostek organizacyjnych) poprzez wymianę plików danych źródłowych z systemu bankowego. 12. Zapewnienie Systemu Obsługi Płatności Masowych umożliwiającego ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez Zamawiającego. 13. Zapewnienie obsługi teleserwisowej - w razie potrzeby Zamawiającego będą telefonicznie udzielane informacje w zakresie pomocy technicznej. 14. Dokonanie "wyzerowania" rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy. 15. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania żadnych opłat i prowizji bankowych: a) od dokonywanych wpłat gotówkowych od wpłacającego (Zamawiającego, jednostek organizacyjnych i klientów), który będzie dokonywał płatności na rachunek/i bankowy/e Zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych banku - Wykonawcy umowy; b) od dokonywanych przez Zamawiającego, jednostki organizacyjne i klientów wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych Wykonawcy; c) sporządzanie wyciągów bankowych oraz wtórników do wyciągów bankowych; d) od wydawanych zaświadczeń, opinii bankowych. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących sposobu przekazywania danych pomiędzy systemem bankowym, a systemami finansowo - księgowymi w przypadku zmiany u Zamawiającego systemów finansowo - księgowych. Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat i prowizji. 17. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących bezpośrednią obsługę bankową Zamawiającego w siedzibie centrali/oddziału/filii/punktu kasowego/POB prowadzonego na terenie miasta Grudziądz. Szczegółowe uregulowania w zakresie sposobu dokumentowania zatrudnienia osób wykonujących te czynności, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań określono w istotnych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik Nr 6 do SIWZ. Wymagania Zamawiającego: 18. Wykonawca musi dysponować siedzibą centrali, oddziałem, filią lub punktem kasowym w Grudziądzu lub utworzenie oddziału, filii, punktu kasowego z możliwością obsługi kasowej, w tym realizowania wypłat gotówkowych na zlecenia Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, nie później niż z dniem 1 stycznia 2019 r. 19. Wykonawca musi uruchomić w budynku Urzędu Gminy Punkt Obsługi Bankowej (POB) pełniący role kasy Urzędu Gminy: a) obsługa bankowa będzie prowadzona w lokalu znajdującym się w budynku Urzędu Gminy Grudziądz ul. Wybickiego 38, czynnego w dniach i godzinach pracy Urzędu Gminy Grudziądz; b) Zamawiający na podstawie odrębnej umowy (umowy najmu) udostępni lokal, a Wykonawca będzie zobowiązany (pod rygorem natychmiastowego rozwiązania umowy) uruchomić POB od dnia 1 stycznia 2019 r. Koszty wyposażenia i funkcjonowania POB należą do Wykonawcy; c) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę bankową w zakresie dokonywanych przez kontrahentów wpłat gotówkowych na rzecz Zamawiającego; d) Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wypłat w formie gotówkowej na rzecz kontrahentów z rachunków Zamawiającego; e) Wpłaty na rzecz Zamawiającego i wypłaty na rzecz kontrahentów dokonywane w POB będą zwolnione z opłat i prowizji; f) Wykonawca jest zobowiązany do obsługi kasowej świadczeniobiorców na terenie Gminy Grudziądz - wypłata świadczeń rodzinnych - autowypłaty. Usługa, o której mowa polega na wypłacaniu, przetwarzaniu oraz identyfikacji autowypłat, księgowaniu ich w ciężar rachunku rozliczeniowego Zamawiającego, na podstawie nr PESEL świadczeniobiorców, którym dokonano wypłat. 20. Umowy na obsługę bankową będą sporządzane i zawierane odrębnie z każdą jednostką po rozstrzygnięciu przetargu. 21. Wykonawca zapewni jednakowe warunki prowadzenia obsługi bankowej wszystkim podmiotom objętym zamówieniem, jak również nowo utworzonym podmiotom lub podmiotom powstałym z przekształcenia lub reorganizacji. 22. Zamawiający zastrzega sobie swobodę lokowania wolnych środków w innych bankach, zgodnie z art. 264 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2077 z późn.zm.) Wstępne dane: 1) Ilość rachunków bankowych (bieżący i pomocnicze) – ok. 50; 2) Realizacja poleceń przelewów zewnętrznych – ok. 100 000; 3) Wydawanie na wniosek Zamawiającego książeczek czekowych – ok. 15 4) System elektronicznej bakowości – ok. 20 stanowisk / ok. 40 osób 5) Przedłużanie ważności tokenów / kluczy sprzętowych / certyfikatów – ok. 40 6) Autowypłaty – ok. 25 000 Podane w niniejszej Specyfikacji ilości są szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji umowy