„Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami wraz z szkoleniem 120 pracowników w ramach rozbudowy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (SEOD)” dla 14 jednostek organizacyjnych Powiatu Mikołowskiego w ramach projektu pn: "Cyfrowy Powiat Mikołowski" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Oś priorytetowa II „Cyfrowe Śląskie” działanie 2.1 „Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych”.

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem i zakresem zamówienia jest: dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami wraz z szkoleniem 120 pracowników w ramach rozbudowy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (SEOD)” dla 14 jednostek organizacyjnych Powiatu Mikołowskiego w ramach projektu pn: "Cyfrowy Powiat Mikołowski" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Oś priorytetowa II „Cyfrowe Śląskie”3 działanie 2.1 „Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych. A. Informacje ogólne. Projekt jest zgodny z wymaganiami interoperacyjności wynikającymi z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. Interoperacyjność zaproponowanego rozwiązania będzie widoczna na trzech poziomach: 1 . Poziom organizacyjny, gwarantujący: - zapewnienie dostępu do aktualnych danych dla potrzeb poszczególnych Jednostek Organizacyjnych (JO), - przepływ informacji pomiędzy jednostkami, - standaryzację i ujednolicenie procedur administracyjnych w JO, 2. Poziom semantyczny, gwarantujący: - stosowanie jednolitych i zgodnych modeli danych rejestrów publicznych, użytkowanych przez poszczególne JO, - wzajemną referencyjność rejestrów publicznych użytkowanych przez poszczególne JO, 3. Poziom technologiczny, gwarantujący: - jednolitość zastosowanych rozwiązań technologicznych, dotyczących rejestrów publicznych użytkowanych przez poszczególne JO, - neutralność technologiczną systemu, użytkowanego przez poszczególne JO. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wdrożony zostanie m.in. Moduł. Integracja systemu z państwowym systemem geodezyjnym i kartograficznym, co pozwoli na sprawne funkcjonowanie zasobu geodezyjnego. W tym zakresie projekt przewiduje możliwość wymiany danych z państwowym system geodezyjnym i kartograficznym. E-usługi, które będą wprowadzone w ramach systemu będą cyfrowymi usługami świadczonymi dotychczas przez Powiat w sposób tradycyjny. Dotyczą one zadań Powiatu nałożonych na niego przez polskie prawo, dlatego też nie powielają celów platform krajowych. Dzięki realizacji projektu udostępnione zostaną 62 cyfrowe usługi publiczne, w tym 26 usług będzie udostępnione zarówno dla osób fizycznych jak i przedstawicieli biznesu (A2C+A2B), 32 usługi będą przeznaczone tylko dla mieszkańców powiatu (A2C) i 4 usługi tylko dla przedstawicieli biznesu (A2B). 12 usług będzie realizowanych na 3 poziomie dojrzałości, 35 usług na poziomie 4 i 15 na poziomie 5. Wszystkie usługi świadczone będą za pomocą Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, przy zabezpieczeniu poprzez System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. B. Cele Przedmiotu Zamówienia Celem Przedmiotu Zamówienia jest wsparcie rozwoju elektronicznych usług publicznych w zakresie e-administracji i zwiększenie dostępu obywateli i przedsiębiorców do usług on-line. W ostatnich latach Urząd zrealizował szereg zadań w zakresie informatyzacji różnych obszarówa) działalności. W ramach niniejszego projektu planowane jest dokonanie integracji użytkowanych systemów i dzięki temu stworzenie możliwości świadczenia e-usług na 4 poziomie dojrzałości. Stan obecny kluczowych systemów informatycznych niezbędnych do świadczenia e-usług: 1. Zamawiający posiada system do obsługi finansowej firmy Rekord 2. Urząd posiada wdrożony System Informacji o Terenie Powiatu Mikołowskiego (firmy GEOBID oraz GiSPartner). System umożliwia gromadzenie danych przestrzennych oraz opisowych, ich wyszukiwanie, przetwarzanie, przeglądanie, pobieranie oraz analizowanie. SIT działa w oparciu o dwa podsystemy: wewnętrzny dostępny dla pracowników Urzędu oraz zewnętrzny o różnym stopniu dostępności (Geoportal Powiatowy, Portal edukacyjny, Portal metadanych). 3. Zamawiający Posiada wdrożony system Obiegu Dokumentów FINN firmy LTC sp z o.o. 4. Systemy funkcjonujące w Urzędzie są zintegrowane, a dane są dostępne wg przydzielonych uprawnień dla pracowników. 5. Urząd udostępnia klientom platformę lokalną do świadczenia e-usług (e-Urząd). Platforma umożliwia klientom wyszukanie i wydrukowanie formularzy wniosków dla konkretnych spraw, jednak pełne załatwienie sprawy i tak wymaga obecności obywatela w instytucji lub skorzystanie z usług operatora pocztowego. Poprzez ePUAP , SEKAP Zamawiający dodatkowo świadczy e-usługi na niskim poziomie dojrzałości (maksymalnie 3.). 6. Zamawiający użytkuje system powiadomień sms, ale narządzie to ma małe możliwości w zakresie budowania bazy danych użytkowników systemu i nie obsługuje innych kanałów kontaktu elektronicznego. 7. W ramach projektu zbudowane zostaną: systemy obiegu dokumentów w Jednostkach podległych i Starostwie Powiatowym, które w szczególności przełożą się to na: a) Integrację z ePUAP, i SEKAP co umożliwi wprowadzenie formularzy e-usług dla obywateli w jednostkach b) przyspieszy i ułatwi przekazywanie korespondencji i dokumentów pomiędzy jednostkami Zamawiającego c) Integrację Powiatowego Systemu Geodezyjnego (aplikacja w ramach Systemu Informacji o Terenie powiatu mikołowskiego autorstwa firmy Geobid oraz Gis-partner.) ; C. Infrastruktura zamawiającego Przedmiot Zamówienia zostanie zainstalowany na infrastrukturze Zamawiającego. Zamawiający przeznaczy dla poprawnego działania następujące zasoby informatyczne środowisku wirtualnym: • na serwer aplikacji łącznie max 4 rdzenie CPU, max 32GB RAM, max 200GB HDD • na serwer bazodanowy łącznie max 6 rdzeni CPU, max 4GB RAM, max 400GB HDD • stacje robocze wyposażone w system Windows 10 prof. oraz Windows 7 prof. D. Prowadzenie projektu Realizacja Przedmiotu Zamówienia będzie prowadzona zgodnie z metodyką Prince 2. E. Jednostki Samorządowe wyznaczone do wdrożenia Przedmiotu Zamówienia Miejscem dostawy Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (instalacja na serwerach Starostwa Powiatowego w Mikołowie) jest: 1. Starostwo Powiatowe w Mikołowie 43-190 Mikołów, ul. Żwirki i Wigury 4a. 2. I Liceum Ogólnokształcące im. Karola Miarki w Mikołowie, ul. Żwirki i Wigury 25, 43-190 Mikołów, 3. II Liceum Ogólnokształcące im. rotmistrza Witolda Pileckiego w Mikołowie, ul. Pokoju 4, 43-190 Mikołów, 4. Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych, ul. Dworcowa 1, 43-178 Ornontowice, 5. Zespół Szkół Energetycznych i Usługowych w Łaziskach Górnych, ul. Chopina 11B, 43-170 Łaziska Górne, 6. Zespół Szkół Technicznych w Mikołowie, ul. Rybnicka 44, Mikołów, 7. Ognisko Pracy Pozaszkolnej w Mikołowie, ul. Karola Miarki 9, Mikołów, 8. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Mikołowie, ul. Żwirki i Wigury 4, Mikołów, 9. Powiatowy Zarząd Dróg w Mikołowie z siedzibą w Łaziskach Górnych, ul. Chopina 8, 43-170 Łaziska Górne, 10. Dom Dziecka im. Gen. H. Dąbrowskiego w Orzeszu, ul. Św. Wawrzyńca 87, 43-180 Orzesz 11. Powiatowy Urząd Pracy w Mikołowie z siedzibą w Łaziskach Górnych, ul. Chopina 8, 43-170 Łaziska Górne, 12. Dom Pomocy Społecznej ul. Traugutta 45, 43-180 Orzesze, 13. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Mikołowie z siedzibą w Łaziskach Górnych, ul. Chopina 8, 43-170 Łaziska Górne, 14. Zespół Szkół Nr 2 Specjalnych im. Marii Grzegorzewskiej w Mikołowie, ul. Pokoju 4a, 43 – 190 Mikołów. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ.