Realizacja usług związanych z analizą przedwdrożeniową, wdrożeniem i opieką serwisową systemu obsługi dziekanatu, dla Akademii Sztuk Teatralnych przy ul. Straszewskiego 21–22 w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie realizacji usług związanych z analizą przedwdrożeniową, wdrożeniem i opieką serwisową systemu obsługi dziekanatu, dla Akademii Sztuk Teatralnych przy ul. Straszewskiego 21–22 w Krakowie. 1.1 Zamówienie jest częścią projektu nr POWR.03.05.00-00-z070/18 pn. „Kierunek Przyszłość” – w odpowiedzi na oczekiwania społeczności akademickiej i rynku, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 20114-2020. 1.2 W ramach zamówienia należy wykonać zakres podstawowy oraz ewentualnie zakresy objęte prawem opcji przysługującym Zamawiającemu w określonej ich części lub całości. 2. Zakres zamówienia obejmuje w zakresie podstawowym w szczególności: 2.1 Analizę przedwdrożeniową, instalację i wdrożenie oraz konfigurację systemu dziekanatowego wraz z przeniesieniem danych aktualnych roczników z istniejącego systemu, 2.2 Dostosowanie istniejącego u Zamawiającego systemu obsługi legitymacji studenckiej OPTeam do zaoferowanego systemu dziekanatowego lub wykorzystanie rozwiązania systemu obsługi legitymacji studenckiej oferowanego przez Wykonawcę, w zakresie poniższych obszarów: a) Dziekanat (Tok Studiów z obsługą studenta, Przedmioty i oceny, Pomoc materialna, Dyplomowanie, Planistyka), b) Wirtualny Dziekanat, c) Obszar KRK, d) Rekrutacja, e) Rozliczenie dydaktyki. 2.3 Instruktaż dla pracowników Zamawiającego z obsługi systemu dziekanatowego. 2.4 36-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia wdrożenia systemu. 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji w zakresie opieki serwisowej (helpdesk) na kolejne okresy maksimum 36 miesięcy liczone od dnia zakończenia podstawowej opieki serwisowej. W zakresie zamówienia usług objętych prawem opcji jest odpowiednio: 3.1 zakres usług objęty prawem opcji 1 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia podstawowej 36-miesięcznej opieki serwisowej, 3.2 zakres usług objęty prawem opcji 2 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia opieki serwisowej objętej opcją 1, 3.3 zakres usług objęty prawem opcji 3 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia opieki serwisowej objętej opcją 2. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 34 ust. 5 ustawy PZP, tj. zwiększenia zakresu przedmiotu zamówienia. Część przedmiotu zamówienia opisana w SIWZ i umowie w zakresie: opcji 1 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia podstawowej 36-miesięcznej opieki serwisowej, opcji 2 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia opieki serwisowej objętej opcją 1, opcji 3 - 12-miesięczna opieka serwisowa (helpdesk), licząc od zakończenia opieki serwisowej objętej opcją 2, objęta jest prawem opcji w związku z tym Zamawiający może, ale nie musi zlecić Wykonawcy wykonanie części zamówienia objętej prawem opcji. Wykonawcy nie przysługują z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub w określonej części prawa opcji żadne roszczenia. Zamawiający gwarantuje realizację zamówienia podstawowego. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie zrealizowany zakres przedmiotu umowy. Prawo opcji dotyczy polecenia w ramach realizowanego przedmiotu zamówienia wykonania przez Wykonawcę kolejnych usług serwisowych (helpdesk) objętych dokumentacją postępowania i ofertą Wykonawcy. Zamawiający uzależnia skorzystanie z prawa opcji w całości lub określonej jego części od możliwości finansowych i potrzeb w okresie realizacji zamówienia lub danej opcji. W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzonej certyfikowanym podpisem elektronicznym na wskazany do korespondencji adres siedziby lub poczty elektronicznej na 3 miesiące przed upływem okresu podstawowej 36-miesięcznej opieki serwisowej (helpdesk) lub na 3 miesiące przed upływem okresu opieki serwisowej (helpdesk) objętej odpowiednio opcją 1 lub 2, a w takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do jego realizacji zgodnie z wymaganiami SIWZ i jej załączników oraz za cenę i w terminach wynikających z treści złożonej oferty i niniejszej umowy. 5. Zamawiający informuje, iż dysponuje własną bazą sprzętową pozwalającą na umieszczenie w środowisku zwirtualizowanym oprogramowania Microsoft, Linux. W przypadku użycia oprogramowania Oracle Zamawiający dysponuje gotową instalacją na Mazowieckiej Platformie Informatycznej wymagającą dokonania parametryzacji. 6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z opisem minimalnych parametrów i wymagań technicznych oraz funkcjonalnych zawiera Załącznik 1 do SIWZ. 7. Zamawiający zaznacza, iż jeżeli do wykonania przedmiotu zamówienia koniecznym będzie, aby Wykonawca posiadał status partnera MUCI w zakresie usług wdrożeniowych systemu USOS, zobowiązany jest do złożenia dokumentów potwierdzających ten fakt, nie później niż w dniu zawarcia umowy. 8. Zamawiający zaznacza, iż w treści formularza jak i w tabeli opisującej kalkulację ceny w formularzu oferty wymaga, oprócz podania ceny oferty w zakresie podstawowym i w zakresie opcji wraz z indywidualną kalkulacją, umieszczenia również ewentualnych wszystkich opłat będących po stronie Zamawiającego, a wynikających z koniecznych zakupów, na przykład bramki SMS, licencji na oprogramowanie konieczne do uruchomienia systemu, opłat konsorcyjnych, opłat członkowskich n.p. związanych z przystąpieniem do MUCI, itp., które Zamawiający będzie zobowiązany uiścić w okresie realizacji zamówienia i 36 miesięcznym okresie gwarancji i rękojmi bezpośrednio na rzecz danego podmiotu lub instytucji, albo na rzecz Wykonawcy. Jednocześnie Zamawiający informuje, że na oprogramowanie firmy Microsoft przysługuje Zamawiającemu tzw. stawka edukacyjna. 9. Zamawiający wymaga instruktażu dla wskazanych użytkowników dla co najmniej 30 osób w wymiarze co najmniej 120 godzin zegarowych, świadczonych w siedzibie Zamawiającego w Krakowie, w terminie do zakończenia IV Etapu realizacji zamówienia. 10. Zamawiający, w okresie 36 miesięcznej opieki serwisowej (helpdesk) liczonej od dnia zakończenia wdrożenia, wymaga wykonania przez Wykonawcę w ramach umowy 180 godzin zegarowych (60 godzin zegarowych rocznie) prac rozwojowych/ konsultingowych /instruktażowych, świadczonych zdalnie oraz 48 godzin zegarowych (16 godzin zegarowych rocznie) szkoleń realizowanych w siedzibie Zamawiającego w Krakowie. 11. Zamawiający, w okresie 12 miesięcznej opieki serwisowej (helpdesk) odpowiednio w ramach opcji 1, 2 i 3 w przypadku ich zlecenia, wymaga wykonania przez Wykonawcę 60 godzin zegarowych rocznie prac rozwojowych/ konsultingowych /instruktażowych, świadczonych zdalnie oraz 16 godzin zegarowych rocznie szkoleń realizowanych w siedzibie Zamawiającego w Krakowie. 12. Wymagany okres gwarancji i rękojmi wynosi 36 miesięcy i jest liczony od dnia następnego po zakończeniu IV Etapu umowy.