Świadczenie kompleksowej usługi polegającej na specjalistycznym pakowaniu, rozpakowaniu dzieł sztuki, przygotowaniu dokumentów transportowych dzieł sztuki, specjalistycznym transporcie drogowym dzieł sztuki na potrzeby realizacji wystawy „Kobro i Strzemiński”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi polegającej na specjalistycznym pakowaniu, rozpakowaniu dzieł sztuki, przygotowaniu dokumentów transportowych dzieł sztuki, specjalistycznym transporcie dzieł sztuki na potrzeby realizacji wystawy „Kobro i Strzemiński”, która odbędzie się w Centrum Pompidou. Czas trwania wystawy: od 24.10.2018 do 14.01.2019 W ramach przedmiotu niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) realizacji usługi zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów muzealnych przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz.U. z 2014 r. poz. 1240) oraz standardami ICOM; 2) załadunku, wyładunku, transportu (, , nadzoru osobistego w miejscach odbioru, tranzytowych i dostawy, koordynacja wszystkich czynności (usługa: ‘Nail2Nail’); 3) zapewnienia specjalistycznych materiałów do pakowania z uwzględnieniem specyfiki przewożonych obiektów, w tym zapewnienie specjalistycznych izolowanych skrzyń klimatycznych, przystosowanych do przewozu dzieł sztuki (jeśli skrzynie posiadają drewniane elementy muszą być przed rozpoczęciem transportu fumigowane zgodnie z przepisami) – szczegółowe informacje na ten temat Wykonawca powinien uzyskać bezpośrednio od wydających dzieła; 4) posiadania kabin ładunkowych pojazdów do wszystkich transportów drogowych dobrze resorowanych, klimatyzowanych (z możliwością utrzymania temperatury 18–22 stopni C i wilgotności na poziomie 45-55 %), właściwie izolowanych i szczelnych, dysponującymi urządzeniami do unieruchamiania skrzyń we właściwej pozycji, zabezpieczonymi przed włamaniem, samochody muszą być wyposażone w platformę – podnośnik hydrauliczny; 5) pakowania i załadunku transportowanych dzieł sztuki przy użyciu specjalistycznych materiałów i przez wyspecjalizowaną kadrę ludzi w podanych lokalizacjach u wydających dzieła oraz rozładunku i rozpakowania dzieł w obecności niezbędnych pracowników instytucji z których i do których dzieła są transportowane; 6) ustalenia szczegółowych miejsc i dat odbiorów dzieł sztuki bezpośrednio z wydającymi i przyjmującymi dzieła; 7) organizacji wszystkich wymaganych prawem formalności wywozowych, przywozowych, eksportowych, importowych, licencji, formalności podatkowych w związku z wywozem oraz przywozem dzieł sztuki z zagranicy wraz z pokryciem wszelkich kosztów z nimi związanych; 8) zapewnienie na swój koszt pełnego ubezpieczenia, zgodne z wymogami instytucji użyczającej każdy z obiektów, na czas świadczenia usługi. Ubezpieczenie będzie aktywne od momentu przekazania danego dzieła przez podmiot użyczający do momentu przekazania dzieła osobie odpowiedzialnej w Centrum Pompidou 9) ustalenia bezpośrednio z wydającymi, przyjmującymi dzieła sztuki na etapie przygotowania oferty czy niezbędnym elementem realizacji będzie wynajęcie agenta transportowego; Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia współpracy z agentem podanym przez wydającego, przyjmującego dzieła oraz do pokrycia wszystkich kosztów związanych z tym działaniem; 10) zapewnienia konwojów organizowanych przez koncesjonowany podmiot świadczący usługi w zakresie ochrony osób i mienia, spełniający wymogi specjalistycznej uzbrojonej formacji ochronnej na terenie RP przy wartości dzieł na samochodzie równej i większej niż 0,3 jednostki obliczeniowej (zgodnie z wartościami dzieł na liście); organizacja konwojów musi odbywać się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. z 2014 r. poz. 1240); 11) firma świadcząca usługę konwoju dzieł sztuki zobowiązana jest:  posiadać aktualną „Instrukcję konwojowania zbiorów muzealnych”,  zorganizować konwój dzieł sztuki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. z 2014 r. poz. 1240),  wykonać konwój dzieł sztuki wyłącznie przez kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej dopuszczonych do posiadania broni (tj. posiadających legitymacje kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej oraz legitymacje osoby dopuszczonej do posiadania broni); 12) przekazania muzeum wydającemu dzieła na terenie RP na min. 16 dni przed rozpoczęciem transportu wywozowego któremu towarzyszy konwój:  kopii (poświadczonej za zgodność z oryginałem) aktualnej „Instrukcji konwojowania zbiorów muzealnych” obowiązującej w firmie świadczącej usługę konwoju transportu dzieł sztuki oraz wykaz pracowników realizujących dla Wykonawcy usługę konwoju wraz z kopiami dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje, o których mowa w pkt. 10,  kompletnych danych określonych w § 26 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. z 2014 r. poz. 1240); 13) przygotowywania dokumentacji związanej z danym transportem, bezpośredniego uzgadniania terminów pakowania, rozpakowania, transportu dzieł ze stronami wydającymi i przyjmującymi dzieła sztuki (w zakresie terminów pakowania, wywozu oraz rozpakowania i przywozu dzieł, gdzie pakowanie, wywóz oraz koordynacji wszystkich ww. czynności; 14) realizacji wszystkich czynności związanych z dziełami sztuki zgodnie z warunkami konserwatorskimi, w taki sposób, aby stan obiektów podczas pakowania, transportu i rozpakowania nie uległ zmianie:  każdy obiekt musi być pakowany w odpowiednie materiały zabezpieczające dzieła sztuki przed uszkodzeniem podczas transportu, zawsze z uwzględnieniem specyfiki każdego z transportowanych dzieł oraz w uzgodnieniu ze stroną wydającą dzieła,  specjalistyczne opakowania muszą być przed transportem przechowywane i magazynowane w pomieszczeniach spełniających warunki konserwatorskie; 15) jeżeli Wykonawca zaplanuje postój, nocleg to zobowiązany jest do pozostawienia samochodu, samochodów transportujących dzieła sztuki wyłącznie w strzeżonych miejscach, na zamkniętych terenach muzeów i innych obiektach ochranianych przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne lub na terenach pozostających w trwałym zarządzie jednostek Policji lub Straży Granicznej; 3. Obiekty transportowe: Lista obiektów znajduje się w załącznika nr. 3 4. Transporty odbywać się będą drogą lądową i obejmuje transport obiektów do Centrum Pompidou na trasach: 1. Warszawa – Paryż 2. Łódź – Paryż 3. Kraków – Paryż 4. Recklinghausen – Paryż Transport realizowany będzie zgodnie z listą znajdującą się w załączniku nr. ….. wraz ze wszystkimi usługami, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia. 4. Miejsce realizacji wystawy: Wystawa realizowana będzie w Sali wystaw zmiennych w Centrum Pompidou. Cedex 4, 75191 Paryż, Francja 5. Terminy realizacji: Od 01.10.2018 do 14.10.2018 dostarczenie obiektów do Centrum Pompidou do miejsca realizacji wystawy – zgodnie z opracowanym we współpracy z podmiotami użyczającymi oraz Centrum Pompidou planem transportu. 6. Szczegółowy plan transportu i planowana trasa podróży kurierów musi zostać przedstawiona Zamawiającemu w celu zatwierdzenia przez Zamawiającego najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy. 7. Szczegółowy harmonogram i dokładne trasy podróży kurierów i przedstawicieli właścicieli obiektów wykonawca opracuje w uzgodnieniu z podmiotami użyczającymi, Centrum Pompidou i przedstawi Zamawiającemu wraz ze szczegółowym planem transportów. 8. Szczegółowy plan transportu i planowana trasa podróży kurierów muszą zostać zatwierdzone przez koordynatora ze strony Zamawiającego : Zofia Machnicka (email: zmachnicka@iam.pl tel. +48 +48 512770838), oraz Paweł Nowacki (email: pnowacki@iam.pl tel. +48 600900665). Zatwierdzenie zostanie wykonane drogą mailową przez minimum jedną z wymienionych powyżej osób w ciągu 10 dni od otrzymania każdego ze szczegółowych planów transportu i planów podróży dla kurierów. 9. Plan musi zawierać pełną informację, z uwzględnieniem dat oraz dokładnego czasu pakowania, załadunku/rozładunku, rozpakowania obiektów. W przypadku transportu drogą lądową, postojów, danych osobowych i kontaktowych osób uczestniczących w pakowaniu, transporcie, danych o samochodach wykorzystywanych do transportu, jak również środków bezpieczeństwa. 10. Zawarte w każdym z planów transportu informacje są poufne. Z powodu znacznej wartości transportowanych dzieł, Zamawiający otrzyma każdy z planów transportu w formie pliku Excel lub Word lub podobnego i zaszyfrowanego wewnątrz pliku *.zip (szyfrowanie minimum AES-256). Hasło do odszyfrowania pliku zostanie przekazane drogą telefoniczną Panu Pawłowi Nowackiemu na numer +48600900665. Wykonawca może ujawniać stronom trzecim plany transportu na tyle, na ile jest to konieczne do realizacji usługi i wykonuje to na własną odpowiedzialność