Obsługa bankowa budżetu Gminy Wołów oraz jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia stanowi Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Wołów oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 30 listopada 2024 r. Określenie przedmiotu zamówienia 1) Otwieranie, zamykanie i prowadzenie podstawowego rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych, depozytowych oraz innych rachunków wynikających z przepisów prawa dla niżej wymienionych jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej: a) Urząd Miejski w Wołowie b) Przedszkole nr 1 „Chatka Puchatka” w Wołowie c) Przedszkole nr 2 „Słoneczko” w Wołowie d) Szkoła Podstawowa nr 2 im. Orląt Lwowskich w Wołowie e) Szkoła Podstawowa nr 1 w Wołowie f) Zespół Szkół Publicznych w Lubiążu g) Szkoła Podstawowa im. Kornela Makuszyńskiego w Starym Wołowie h) Szkoła Podstawowa im. Królowej Jadwigi w Warzęgowie i) Szkoła Podstawowa w Krzydlinie Wielkiej j) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wołowie k) Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie l) Wołowski Ośrodek Kultury w Wołowie m) Miejska i Gminna Biblioteka Publiczna w Wołowie n) Dom Pomocy Społecznej „Nasz Dom” w Mojęcicach 2) Otwieranie nowych rachunków w zależności od potrzeb zamawiającego (Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek gminy, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, wybrany wykonawca zawrze z tymi jednostkami umowy obsługi bankowej na warunkach wynikających z niniejszego postępowania oraz złożonej oferty.) 3) utworzenie rachunków VAT i powiązanie ich z rachunkami rozliczeniowymi według schematu wskazanego przez Zamawiającego i jego jednostki budżetowe, 4) Prowadzenie bieżącej obsługi budżetu Gminy Wołów oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym: a) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, b) Realizacja poleceń przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej lub papierowych złożonych najpóźniej do godziny 13:00 w tym samym dniu, złożonych po tej godzinie – realizacja w następnym dniu roboczym c) Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych bez ograniczeń kwotowych i ilościowych - Wykonawca zapewni obsługę gotówkową Zamawiającego oraz jego jednostek organizacyjnych i kontrahentów, bez pobierania opłat i prowizji zarówno od wpłacającego jak i od Zamawiającego, w co najmniej 1 placówce bankowej znajdującej się na terenie Miasta Wołów, przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat w placówkach bankowych na terenie Miasta Wołów odbywać się będzie co najmniej do godziny 15:30, d) Wydawanie blankietów czekowych, e) Wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych, f) Miesięczna kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, g) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, 5) Wykonywanie obsługi płatności masowych, wpływających na rachunki Zamawiającego, a) Wykonawca zobowiązany jest otworzyć rachunki wirtualne dla kontrahentów płatności masowych. Księgowanie wpłat dokonanych na rachunki wirtualne, będzie odbywało się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach, b) Uznanie wskazanego przez Zamawiającego rachunku, kwotami przetworzonych płatności masowych, odbędzie się w tym samym dniu roboczym, w którym zostały wpłacone płatności masowe. 6) Przyjmowanie środków własnych (bez uwzględnienia środków pochodzących z kredytu) z rachunków bieżących na lokaty krótkoterminowe: a) Lokowanie środków finansowych w lokaty weekendowe i lokaty (w tym również typu overnight) w dni ustawowo wolne od pracy. Środki pieniężne mają być zwrócone następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:00. b) Przyjmowanie środków na lokaty odbywać się będzie bez odrębnego zlecenia, chyba że podmiot upoważniony do dysponowania rachunkiem złoży odmienną dyspozycję, wyłącznie w przypadku, gdy oprocentowanie lokat będzie wyższe niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym. 7) Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowości elektronicznej na 102 stanowiskach oraz jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodne z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Wołów, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy, świadczenie serwisu systemu bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie pracowników wszystkich jednostek. Zapis odnoszący się do przeszkolenia pracowników nie będzie obowiązywać w przypadku wyboru dotychczasowego banku obsługującego. a) Obsługę systemu bankowości elektronicznej na platformie internetowej, b) Dostęp do usług bankowości elektronicznej 24 godziny w każdym dniu roboczym, c) Dostęp do usług bankowości elektronicznej zabezpieczony chronionymi hasłami, d) Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym tj. w momencie zatwierdzenia do realizacji e) Możliwość wcześniejszego przygotowania i wysłania zleceń w terminie wcześniejszym niż termin realizacji, f) Możliwość łączenia dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione, g) Przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, h) wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów, i) Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych oraz potwierdzeń przelewów zawierających pełną informacje o dacie i godzinie operacji, wraz z aktualnym oprocentowaniem j) Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, k) Automatyczna identyfikacja masowych płatności (prowadzenie wirtualnych numerów rachunków dla ok. 22 000 rachunków dla Urzędu Miejskiego w Wołowie, l) W razie awarii naprawa systemu w dni robocze do 24 godzin od jej zgłoszenia, m) Bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej na formularzu standardowym w przypadku braku dostępu (awarii) do systemu bankowości elektronicznej lub innych uzasadnionych przyczyn. n) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. 8) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym Gminy Wołów a) Gotowość do udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy, który zostanie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy do wysokości 5 000 000,00 zł. b) Maksymalną wysokość kredytu określa na dany rok budżetowy uchwała Rady Miejskiej w Wołowie w sprawie uchwały budżetowej, c) Kredyt będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym, każdorazowo będzie uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej w Wołowie na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy o kredyt w rachunku bieżącym. Wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego Gminy. d) Każdorazowy wpływ na rachunek bieżący będzie automatycznie zmniejszał saldo kredytowe, a tym samym umożliwi Zamawiającemu ponowne zadłużenie do wysokości określonej w umowie kredytu w rachunku bieżącym. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu. Zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia. e) Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający dopuszcza podpisania oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Oprocentowanie kredytu będzie opierało się o stopę WIBOR 1 M, ustaloną jako średnia notowań za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, pomniejszoną/powiększoną o zaoferowaną przez Wykonawcę stałą marżę banku obejmującą wszelkie koszty obsługi kredytu. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków kredytu. Zmiana oprocentowania wynikająca ze stawki WIBOR 1M nie będzie stanowić zmiany warunków umowy. f) Dopuszcza możliwość pobrania prowizji za uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym w kwocie nie wyższej niż 0,5% wartości udzielanego kredytu. Prowizja z tytułu udzielonego kredytu płatna będzie jednorazowo, w terminie 30 dni od daty uruchomienia kredytu w rachunku bieżącym. Nie dopuszcza się naliczenia żadnych innych dodatkowych opłat. g) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia limitu kwoty kredytu do 50% zamówienia. h) Termin spłaty kredytu będzie następował do dnia 31 grudnia każdego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy do 30 listopada 2024 r. 9) W ramach świadczonej obsługi bankowej budżetu Gminy Wołów i jej jednostek organizacyjnych, Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania przez Wykonawcę prowizji i opłat z niżej wskazanych tytułów: a) Otwieranie i zamykanie rachunków podstawowych i pomocniczych, b) wpłat gotówkowych dokonywanych przez interesantów na rachunki gminy i jednostek organizacyjnych, c) Za czynności związane z identyfikacją płatności masowych, d) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, e) Za przyjmowanie wszystkich wpłat gotówkowych na rzecz Gminy Wołów, f) Potwierdzenia sald na rachunkach bankowych, g) Za wydanie blankietów czekowych, h) Zmiany karty wzorów podpisów, i) Od wykorzystanego kredytu i niewykorzystanej linii kredytowej w ramach przyznanego kredytu w rachunku bieżącym, j) za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym, k) za wydanie opinii co do realizacji spłat kredytu, l) za czynności związane z obsługą linii kredytowej. m) Instalacji, udostępnienia, uruchomienia, użytkowania systemu bankowości elektronicznej i aktualizacji w siedzibie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z tym systemem oraz przeszkolenia wskazanych pracowników, n) Od przelewów dokonanych przez Zamawiającego pomiędzy rachunkami Zamawiającego w banku prowadzącym obsługę bankową Zamawiającego, o) Za możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku, p) Za zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych zgodnie z dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych Gminy polegające na przekazywaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach na wskazany rachunek Gminy Wołów q) Za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, r) Za wydanie opinii i zaświadczeń bankowych, s) Za sporządzanie i udostępnianie wyciągów bankowych Gminy Wołów i jej jednostek organizacyjnych. 10) W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Gminy Wołów lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej umowy na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 11) Jednostki organizacyjne Gminy Wołów ponosić będą koszty obsługi bankowej związane z ich działalnością niezależnie od Gminy Wołów. 12) Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. 13) Wypłata świadczeń beneficjentom MOPS odbywać się będzie przelewem na rachunek bankowy w systemie bankowości elektronicznej. 14) Ewentualne inne usługi o charakterze incydentalnym, nie wymienione w punkach od 1 do 8 będą opłacane wg stawek nie wyższych niż obowiązujące, w danym dniu dla takich usług stawek opłat i prowizji bankowych w wybranym banku. 15) Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie płatności tylko w systemie bankowości elektronicznej. 16) W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia w oddziale, Filii i Punkcie Banku Wykonawcy przelewu papierowego. 17) Wykonawca winien zapewnić wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu Gminy Wołów oraz jej jednostek organizacyjnych codziennie, od poniedziałku do piątku, nie krócej niż w godzinach od 8:00 do 15:30 18) Wykonawca winien posiadać w granicach administracyjnych miasta Wołów siedzibę, oddział, filię lub punkt posiadający własny numer rozliczeniowy lub zagwarantować wykonywanie wszelkich czynności związanych z obsługą bankową Zamawiającego na terenie miasta Wołów, w szczególności poprzez utworzenie i uruchomienie na terenie miasta placówki, która zapewni pełną obsługę budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych od dnia 1.12.2020 r. 19) Wykonawca gwarantuje, że tak zorganizuje system pracy punktu bankowo-kasowego, by zapewnić sprawną obsługę mieszkańców Gminy Wołów, klientów Urzędu Miejskiego w Wołowie i jednostek organizacyjnych Gminy Wołów, zapewniając obsługę mieszkańców przez minimum dwa stanowiska kasowe. Zamawiający oświadcza, że Gmina Wołów i jej jednostki organizacyjne nie posiadają zaległości w regulowaniu zobowiązań wobec ZUS, US, banków oraz innych instytucji finansowych oraz reguluje zobowiązania i wywiązuje się z warunków umów. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu, złożył w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, projekt umowy, który będzie uwzględniał wszystkie warunki określone w SIWZ (ze szczególnym uwzględnieniem zapisów Rozdziału III i Rozdziału XVII SIWZ) . Zamawiający nie będzie związany przedstawionym przez Wykonawcę projektem umowy i zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do tego projektu, przed podpisaniem umowy w wersji ostatecznej. INFORMACJE DODATKOWE 1) Wykorzystanie kredytu w rachunku bieżącym w 2020 r. – średni 180 dni w roku 2) Ilość przelewów w formie papierowej średnio w miesiącu – 5 szt. 3) Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych – 400 000,00 zł 4) Średniomiesięczna wartość wypłat gotówkowych – 212 000,00 zł 5) Średniomiesięczna wartość wypłat w kasie banku zasiłków z pomocy społecznej – 160 000,00 zł 6) Liczba prowadzonych rachunków bankowych wg stanu na dzień 15 września 2020 r. – 20 rachunków bieżących oraz 26 rachunków pomocniczych 7) Liczba stanowisk bankowości elektronicznej – 102 użytkowników bankowości elektronicznej 8) Liczba przelewów na rachunki w banku obsługującym- 1980 szt. 9) Liczba przelewów na rachunki w innych bankach – 3207 szt. Na stronie http://bip.wolow.pl znajdują się: 1) Roczne sprawozdania opisowe z wykonania budżetu Gminy Wołów: 1) Za 2018 r.: http://bip.wolow.pl/a,18598,uchwala-nr-xi992019-rady-miejskiej-w-wolowie-z-dnia-27-czerwca-2019-r.html 2) Za 2019 r.: http://bip.wolow.pl/m,450,2019-r.html 2) Uchwały Rady Miejskiej w Wołowie: 1) W sprawie uchwalenia budżetu Gminy Wołów na rok 2020: http://bip.wolow.pl/a,19387,uchwala-nr-xviii1662019-rady-miejskiej-w-wolowie-z-dnia-20-grudnia-2019r.html 2) W sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2020 – 2032: http://bip.wolow.pl/a,19386,uchwala-nr-xvii1652019-rady-miejskiej-w-wolowie-z-dnia-20-grudnia-2019r.html