Usługa udostępnienia systemu informatycznego o roboczej nazwie zdefiniowanej jako E-zakupy

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu informatycznego o roboczej nazwie zdefiniowanej jako E-zakupy w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego i udostępnienie tego systemu poprzez sieć internetową na serwerach Wykonawcy przez okres 12 miesięcy od daty zakończenia jego wdrożenia: 1) Czynności i prace przewidziane do realizacji na etapie wdrożenia i udostępnienia systemu: 1. Etap wdrożenia systemu: a) konfiguracja systemu zgodnie ze strukturą organizacyjną Zamawiającego w zakresie realizacji procesu zaopatrzeniowego (jedna jednostka centralna i dziesięć jednostek podległych): - zdefiniowanie stanowisk Zamawiającego, w zakresie realizacji procesu zaopatrzeniowego, - zdefiniowanie przepływu danych, na potrzeby organizacyjne systemu, - zdefiniowanie niezbędnych słowników (np. koszyka produktów, stawki VAT oraz innych parametrów systemu), b) przeszkolenie w maksymalnie 10 lokalizacjach (Białystok, Gdańsk, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Poznań, Szczecin, Warszawa, Wrocław) maksymalnie łącznie 30 osób - wytypowanych pracowników Zamawiającego z zakresu wszystkich funkcjonalności systemu. Szkolenie powinno obejmować w szczególności przejście pełnej ścieżki funkcjonalnej w każdym z udostępnionych modułów dla minimum trzech asortymentów; c) sprawdzenie poprawności działania instancji produkcyjnej (rzeczywistej) i testowej systemu; d) wykonanie przez Zamawiającego w wyznaczonej przez niego lokalizacji, pod nadzorem Wykonawcy, testowych dwóch aukcji i testowych dwóch licytacji; e) podpisanie protokołu zakończenia wdrożenia systemu nastąpi na podstawie wykonania czynności określonych w pkt. a, b, c, d potwierdzonych podpisanymi protokołami cząstkowymi. Wymagany termin ostatecznego wdrożenia określa się jako nie później niż do końca piątego miesiąca od daty zawarcia umowy. 2. Etap udostępnienia systemu: Przez udostępnienie systemu E-zakupy przez 12 miesięcy od daty podpisania protokołu zakończenia wdrożenia systemu rozumie się udostępnienie Zamawiającemu dla maksymalnie 120 użytkowników Zamawiającego: a) instancji produkcyjnej (rzeczywistej) systemu, b) instancji testowej systemu dla celów treningowych. 3. Udzielenie Zamawiającemu wsparcia technicznego i usług doradczych niezbędnych do pracy w systemie w całym okresie obowiązywania umowy, w szczególności w zakresie: - konsultacji; - wsparcia w trakcie obsługi systemu, w szczególności w trakcie trwania licytacji i aukcji elektronicznej; - tworzenie kont Uczestników w serwisie; - zapewnienie niezbędnych instrukcji dla Uczestników. 2) Wymagania funkcjonalne systemu E-zakupy. System E-zakupy to narzędzie informatyczne, wspomagające zarządzanie procesem zakupów. Powinno udostępniać moduły służące do: a) gromadzenia i przetwarzania informacji w trakcie procesu planowania zakupów; b) realizacji dostaw na podstawie zamówień (obieg zapotrzebowania, akceptacja); c) usprawniania procesu przygotowania dokumentacji dla potrzeb procedury zakupowej, publikowania ogłoszenia na stronie internetowej; d) przeprowadzania aukcji i licytacji elektronicznych; e) gromadzenia danych o prowadzonych postępowaniach i rejestrowania wszystkich etapów prowadzonych postępowań; f) zarządzania umowami (rejestracja, monitoring, weryfikacja, raporty); g) generowania dowolnych raportów z transakcji zdarzeń systemowych. System powinien zapewnić ograniczenie pracochłonności procesów poprzez wyeliminowanie ręcznego sporządzania dokumentów oraz wprowadzania tych samych danych do kilku modułów. Określenie funkcjonalności poszczególnych modułów systemu. Moduł do gromadzenia i przetwarzania informacji w trakcie procesu planowania zakupów powinien zapewnić efektywne planowanie zakupów w dowolnych cyklach czasowych i umożliwić agregację zapotrzebowań: a) na minimum trzech poziomach w strukturze organizacyjnej Zamawiającego; b) w różnych grupach asortymentowych np. wg CPV, PKWiU. Moduł powinien umożliwiać gromadzenie i przetwarzanie informacji niezbędnych do sporządzenia planu zaopatrzenia tj. zdefiniowania koszyka asortymentów, określenia ilości i wartości potrzeb oraz weryfikacji wielkości potrzeb zgłoszonych do planu. Moduł do wyboru dostawcy powinien wspierać proces wyboru dostawcy tj. usprawniać proces prowadzenia postępowań zakupowych od momentu ich uruchomienia, aż do zawarcia umowy z dostawcą. Poprzez automatyzację procesu i możliwość wielostopniowej akceptacji on-line powinien zapewniać pełną kontrolę i pozwalać na skrócenie czasu trwania procesu wyboru dostawcy. Moduł aukcyjny (licytacji i aukcji elektronicznej) powinien pozwalać na przeprowadzanie licytacji i aukcji elektronicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, jako zdarzeń stanowiących część postępowania zakupowego. Moduł powinien umożliwiać rywalizację w trybie on-line (za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną) pomiędzy Wykonawcami, gwarantując całkowitą przejrzystość procesu wyboru Wykonawcy. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien odbywać się w sposób automatyczny zgodnie z przyjętymi i opublikowanymi kryteriami oceny ofert. Moduł powinien umożliwiać przeprowadzanie licytacji i aukcji elektronicznych, w których kolejne oferty (postąpienia) podlegają automatycznej klasyfikacji. Moduł aukcyjny powinien umożliwiać utworzenie raportu zgodnie z właściwymi przepisami wykonawczymi do ustawy Prawo zamówień publicznych. Moduł licytacji elektronicznej Moduł aukcyjny w toku prowadzenia licytacji elektronicznej powinien umożliwiać Zamawiającemu przekazywanie na bieżąco wszystkim Wykonawcom informacji o: - pozycji złożonych przez nich ofert, - liczbie Wykonawców biorących udział w każdym z etapów licytacji elektronicznej, - cenach złożonych przez nich ofert. Moduł aukcyjny do momentu zamknięcia licytacji elektronicznej nie może żadnemu z Wykonawców biorących udział w licytacji przekazać: - żadnych informacji na temat innych Wykonawców, poza tymi wymienionymi w poprzednim punkcie, - informacji umożliwiających identyfikację Wykonawców. Oferty składane są w postaci elektronicznej i podlegają automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny. Jedynym kryterium oceny ofert w licytacji elektronicznej jest cena. Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. Moduł aukcji elektronicznej Wykonawcy składają kolejne korzystniejsze postąpienia, podlegające automatycznej ocenie i klasyfikacji. Postąpienia, pod rygorem nieważności składane w postaci elektronicznej, powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Moduł powinien poprawnie współdziałać z certyfikatami wydanymi przez którykolwiek z podmiotów świadczących takie usługi (na dzień składania oferty), a znajdujących się w rejestrze kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, o którym mowa w art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej mogą być jedynie te, które umożliwiają automatyczną ocenę oferty, wskazane spośród kryteriów określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Sposób oceny ofert w toku aukcji elektronicznej powinien obejmować przeliczanie postąpień na punktową ocenę oferty, z uwzględnieniem punktacji otrzymanej przed otwarciem aukcji elektronicznej. Moduł aukcyjny w toku prowadzenia aukcji elektronicznej powinien umożliwiać Zamawiającemu przekazywanie na bieżąco każdemu Wykonawcy informacji o: - pozycji złożonych przez niego oferty, - otrzymanej punktacji , - punktacji najkorzystniejszej oferty. Moduł aukcyjny do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie może żadnemu z Wykonawców biorących udział w aukcji przekazać: - żadnych informacji na temat innych Wykonawców, poza tymi wymienionymi w poprzednim punkcie, - informacji umożliwiających identyfikację Wykonawców. Moduł zarządzania umowami powinien wspierać rejestrację i monitoring realizacji umów oraz weryfikację zgodności przebiegu procesu zaciągania zobowiązań z wewnętrznymi procedurami oraz umożliwiać rejestrowanie aneksów. Moduł powinien odzwierciedlać wszystkie etapy realizacji umowy - począwszy od jej zawarcia i rozpoczęcia dostaw do zakończenia realizacji wszelkich zobowiązań związanych z wykonaniem umowy - powinien sygnalizować terminy dostaw, płatności, zwrotu zabezpieczenia, konieczności naliczenia kar umownych itp. Ponadto powinien umożliwiać rejestrację i wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów co najmniej w zakresie następujących pól informacyjnych: a) data zawarcia umowy, b) nazwa przedmiotu zamówienia, c) numer NIP kontrahenta, d) wartość umowy, e) nazwa kontrahenta, f) adres kontrahenta, g) data zakończenia umowy. Moduł do realizacji dostaw na podstawie zamówień powinien umożliwić definiowanie dostaw drogą elektroniczną i wspomagać zarządzanie całym procesem obiegu zapotrzebowania, kontrolowania budżetu oraz monitorowania statusu zapotrzebowania na każdym jego etapie, tj. sporządzenie zapotrzebowania, jego weryfikacji pod kątem zgodności z potrzebami zgłoszonymi do planu, automatyczne tworzenie zamówień na podstawie zapotrzebowań, uzyskiwanie informacji o etapie, na którym znajduje się realizacja zamówienia, spodziewanym terminie dostawy. Moduł do sporządzania raportów powinien pozwalać na przekształcenie informacji zgromadzonych w pozostałych modułach na raporty oraz pliki w formacie Excela. Budowa raportów powinna umożliwiać dostosowanie do indywidualnych potrzeb informacyjnych Zamawiającego. 3) Wymagania techniczne systemu. 1. System musi komunikować się z użytkownikiem w języku polskim, wszystkie teksty na ekranie lub na wydrukach i inne elementy dostępne dla użytkowników muszą być w polskiej wersji językowej; system musi uwzględniać zasady języka polskiego przy sortowaniu danych. 2. Wykonawca powinien zagwarantować bezawaryjną i nieprzerwaną pracę sytemu E-zakupy - SLA (Service Level Agreement - poziom jakości usług informatycznych, rozumiany jako zapewnienie ciągłości działania systemu) na poziomie 99% w ciągu roku, jednak nie więcej niż 24 godziny przerwy w ciągu jednego miesiąca rozrachunkowego. 3. System E-zakupy powinien pracować 23 godziny na dobę i być dostępny bez ograniczeń dla wszystkich użytkowników we wszystkich lokalizacjach, poza czasem przewidzianym na czynności serwisowe (kopie zapasowe, itp.), które powinny być wykonywane w godzinach nocnych np. pomiędzy godziną 2.00 a 3.00 w nocy. 4.Wykonawca zapewni telefoniczne wsparcie w zakresie obsługi systemu E-zakupy w godzinach 8.00-16.00 w dni robocze (pn.-pt.). Usługa wsparcia telefonicznego winna być świadczona w języku polskim. Rozmowy telefoniczne za zgodą rozmówców, powinny być rejestrowane. Wykonawca, na życzenie Zamawiającego, udostępni nagrania prowadzonych rozmów telefonicznych. 5. Wykonawca w czasie trwania umowy będzie sprawował administrację techniczną w zakresie zarządzania zmianami oraz zarządzania konfiguracją systemu E-zakupy. 6.Zamawiający wyznaczy 2 administratorów merytorycznych odpowiedzialnych za przyznawanie uprawnień dostępu do systemu oraz kontakt w sprawach administracji systemem z administratorami technicznymi Wykonawcy. 7. Dostęp do systemu musi być realizowany w oparciu o sieć Internet. 8. Optymalna praca z systemem musi być możliwa na stacji Zamawiającego w przeglądarce internetowej np. Internet Explorer v. 7 lub wyższa, Firefox (3.* lub wyższa), Chrome (8.*lub wyższa). 9. Dostęp do systemu E-zakupy i danych poprzez zabezpieczone kryptograficznie łącze internetowe. Transmisja danych pomiędzy systemem a stacją Zamawiającego musi się odbywać z wykorzystaniem protokołu SSL o minimalnej długości klucza 128 bitów. 10. Uwierzytelnianie na serwerze Wykonawcy poprzez indywidualny login i hasło. Logowanie do systemu musi następować w oparciu o przyporządkowaną każdemu użytkownikowi parę: login-hasło. Hasło powinno składać się z min. 8 znaków i do jego konstrukcji wykorzystana musi być kombinacja dużych i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych. System powinien umożliwiać zmianę hasła przez użytkownika. 11. System E-zakupy powinien wymusić natychmiastową zmianę hasła początkowego przydzielonego użytkownikowi, na nowe przez niego wybrane. 12. System E-zakupy powinien wymusić zmianę hasła co 90 dni. 13. System E-zakupy powinien wymusić zablokowanie konta użytkownika po pięciokrotnym błędnym wprowadzeniu hasła. 14. Konfiguracja kont dostępowych realizowana będzie przez Wykonawcę na wniosek Zamawiającego. 15. Wykonawca przekaże hasła początkowe w uzgodniony z Zamawiającym sposób wykluczający możliwość ujawnienia osobom nieuprawnionym. Lista osób uprawnionych do przekazania ze strony Wykonawcy i do odbioru haseł ze strony Zamawiającego znajdzie się w załączniku do Umowy. 16. System E-zakupy musi zapewnić możliwość definiowania przez Zamawiającego grup (ról) użytkowników systemu i ich uprawnień w systemie. Każdy użytkownik systemu będzie posiadał uprawnienia w zakresie dostępu do danych zgodne z wyznaczonymi rolami. 17. System E-zakupy musi zapewnić rejestrowanie każdej operacji zmiany wprowadzonej na danych i w systemie. 18. Funkcjonalność systemu powinna zapewnić tworzenie i przechowywanie dzienników zdarzeń rejestrujących wszystkie działania administratorów i użytkowników w czasie całego trwania umowy. 19. Dostęp do dzienników zdarzeń ze strony Zamawiającego mają tylko administratorzy merytoryczni. 20. Dane w dziennikach zdarzeń powinny być przechowywane i chronione przed usunięciem przez cały okres trwania umowy. 21. Wykonawca zapewni gromadzenie danych na serwerze oraz dostęp do danych bieżących i historycznych (od momentu uruchomienia systemu) poprzez przeglądarkę internetową. 22. Moduł aukcyjny musi dokonywać automatycznej klasyfikacji ofert w oparciu o kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty - zdefiniowane podczas konfiguracji. Musi umożliwiać konfigurowanie także aukcji wielokryterialnych. Oprócz ceny system winien umożliwiać skonfigurowanie dodatkowo innych kryteriów. Moduł ten powinien umożliwiać także przeprowadzanie licytacji. Ponadto winien umożliwiać skonfigurowanie kryterium cena jako dodatniej liczby rzeczywistej z dokładnością do 1 grosza. 23. Konfigurowalność parametrów licytacji i aukcji musi być zgodna z ustawą Prawo zamówień publicznych. 24. Po zakończeniu trwania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie dane zgromadzone przez system (łącznie z dziennikami zdarzeń i kopiami zapasowymi danych) w formie i sposób uzgodniony z Zamawiającym. 25. Operator systemu posiada przyłącze internetowe o przepływności zapewniającej funkcjonowanie systemu we wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach dla wszystkich użytkowników. 4) Wymagania dotyczące instancji testowej systemu do celów treningowych Wykonawca przydzieli Zamawiającemu maksymalnie 120 kont dostępowych do instancji testowej. 5) Kopie zapasowe 1. Wykonawca zapewni regularne sporządzanie kopii zapasowych danych gromadzonych przez system (łącznie z dziennikami zdarzeń). 2. Zamawiający wymaga, aby tworzenie kopii zapasowych było realizowane w sposób zapewniający możliwość odzyskania wszystkich danych gromadzonych przez system (łącznie z dziennikami zdarzeń) w przypadku awarii, katastrofy lub wystąpienia błędów na nośnikach. 3. Zamawiający wymaga regularnego testowania użyteczności kopii zapasowych. 4. Zamawiający wymaga, aby czas przywrócenia danych z kopii zapasowych uwzględniał wymagany czas przywracania pełnej dostępności systemu E-zakupy. 5. Zamawiający wymaga, aby miejsce przechowywania kopii zapasowych zapewniło uniknięcie jakichkolwiek uszkodzeń na skutek katastrofy lub incydentu bezpieczeństwa oraz zapewniło właściwy poziom ochrony fizycznej, technicznej i środowiskowej. 6) Dokumentacja systemu 1. Wykonawca dostarczy dokumentację eksploatacyjną użytkownika, umożliwiającą właściwą, zgodną z przeznaczeniem eksploatację systemu E-zakupy w pełnym zakresie jego funkcjonalności. 2. Wykonawca udostępni Zamawiającemu w wersji elektronicznej instrukcję obsługi systemu w języku polskim niezwłocznie po zawarciu umowy. Zamawiający uprawniony jest do kopiowania dokumentacji w ilościach niezbędnych do umożliwienia użytkownikom prawidłowej obsługi oraz właściwej eksploatacji i wykorzystania wszystkich możliwości technicznych, eksploatacyjnych i funkcjonalnych systemu E-zakupy.