Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2011

Opis przedmiotu przetargu: Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia obejmuje: 1. Opracowanie koncepcji MFG 2011 w tym: 1.1. Podanie pełnego programu paneli tematycznych oraz dokonanie wyboru liderów paneli i prelegentów Forum, (min. 3 panele, max. 4 panele) 1.2. Wskazanie sponsorów oraz patronów medialnych i partnerów Forum 1.3. Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia 1.4. Przedstawienie scenariusza Forum 1.5. Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum 1.6. Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań 2. Organizację MFG, zgodnie z koncepcją, w tym: 2.1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2.2 Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 2.3 Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 2.4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 2.5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 2.6. Wynagrodzenie prelegentów oraz liderów paneli 2.7. Dowóz prelegentów z lotniska oraz z hoteli na obrady 2.8. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 2.9. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 2.10. Opracowanie relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej 2.11. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 2.12. Opracowanie raportu podsumowującego Forum 2.13.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 2.14.Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 2.15 Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 2.16. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 2.17. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 12.18. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej 12.19. Promocja Forum na stronach partnerów Forum 12.20. Druk w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą, oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego, 12.21. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum 12.22. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 12.23. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk