Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich

Opis przedmiotu przetargu: Wykonawca zapewni organizację konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich (AFROW) w terminie od dnia 7 marca 2014 r. do dnia 8 marca 2014 r. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich (AFROW), b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji, Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. Podstawowe zadania Biura, to zapewnienie: 1. Naboru minimalnie 140 a maksymalnie 150 uczestników konferencji spośród uczestników odwiedzających XX Międzynarodowe Targi Techniki Rolniczej AGROTECH przy ul. Zakładowa 1 w Kielcach w dniu 7 marca 2014 r., a w szczególności młodych rolników do 40 lat, przedstawicieli instytucji rolniczych oraz około rolniczych i organizacji działających na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich z terenu całej Polski. 2. Miejsca realizacji projektu, w tym: a. sali konferencyjnej o powierzchni co najmniej 150 m2 w Centrum Kongresowym Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce podczas XX Międzynarodowych Targów Techniki Rolniczej AGROTECH w dniu 7 marca 2014 r. od godz. 11:30 do godz. 18:30 przystosowanej do organizacji konferencji, w szczególności: ustawienie konferencyjne krzeseł dla maksymalnie 150 uczestników, stół prezydialny dla 10 osób, - wyposażenie w ekran i rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, b. sali konferencyjnej dla 50 osób w miejscu zakwaterowania uczestników w dniu 8 marca 2014 r. od godz. 9:45 do godz. 13:45 przystosowanej do organizacji konferencji, w szczególności: wyposażonej w 50 miejsc siedzących, ekran, rzutnik multimedialny i mikrofon bezprzewodowy. Sale powinny zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 3. Zakwaterowania dla 50 uczestników ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie w pokojach 1, 2 lub 3 osobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 7 marca 2014 r. do dnia 8 marca 2014 r. Miejsce zakwaterowania powinno znajdować się w granicach administracyjnych miasta Kielce lub w odległości maksymalnie 40 km od granic administracyjnych miasta Kielce. Wykonawca zobowiązany jest wskazać miejsce zakwaterowania w załączniku nr 1 do SIWZ Formularz ofertowy, szczegółowa kalkulacja kosztów. 4. Wyżywienia, w tym: a) w dniu 7 marca 2014 r.: obiad dla maksymalnie 150 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący, na terenie Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce, przerwa kawowa dla maksymalnie 150 uczestników, w tym: kawa, herbata, mix ciasteczek kruchych, na terenie Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce, kolacja dla 50 uczestników w formie bufetu składająca się co najmniej z: dwóch dań ciepłych oraz dania wegetariańskiego do wyboru, pieczywa, 3 rodzajów wędlin, serów, 2 rodzajów sałatek warzywnych, zimnych napojów, kawa, herbata, w miejscu zakwaterowania. b) w dniu 8 marca 2014 r.: obiad dla 50 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący, w miejscu zakwaterowania, przerwa kawowa dla 50 uczestników w tym: kawa, herbata, mix ciasteczek kruchych, w miejscu zakwaterowania. 5. Transportu dla 50 uczestników w dniu 7 marca 2014 r. o godz. 20:00 z sali konferencyjnej w Centrum Kongresowym Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce do miejsca zakwaterowania. 6. Co najmniej 2 wykładowców z czego: jedna osoba będzie posiadała wykształcenie wyższe ekonomiczne lub rolnicze i minimum 4-letnie doświadczenie w pracy we wdrażaniu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w tym znajomość procedur wdrażania WPR 2014-2020 oraz planowanych zmian w ramach WPR 2014-2020, jedna osoba będzie posiadała wykształcenie wyższe ekonomiczne lub rolnicze i minimum 3-letnie doświadczenie w pracy we wdrażaniu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w tym znajomość procedur wdrażania WPR 2014-2020 oraz planowanych zmian w ramach WPR 2014-2020, zgodnie z ramowym programem konferencji stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ. 7. Materiałów konferencyjnych (150 kompletów) i ich dystrybucji wśród wszystkich uczestników konferencji, w tym: teczka kartonowa (format A4, karton, zapinane gumką) - 150 szt., notatnik (format A5, papier offset 70-80g m2 biały w kratkę, min. 50 kartek) - 150 szt., opracowanie merytoryczne, redakcyjne i wydruk kolorowy (min. 5 str.) skrótów wykładów przygotowanych w związku z konferencją - 150 szt. Wszelkie materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów, określonych w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. Wszystkie materiały wytworzone na potrzeby niniejszej części zamówienia, w szczególności prezentacje lub treści, abstrakty, konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami, określonymi w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ.