Organizacja i obsługa techniczna konferencji podsumowującej projekt

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa techniczna konferencji w ramach projektu: "Parki Krajobrazowe na TAK – edukacja ekologiczna i ochrona bioróżnorodności na terenie Parków Krajobrazowych Małopolski". 2. W ramach realizacji usługi wykonawca będzie zobowiązany do: a) zapewnienia w dniu 4 października 2018 r. sal konferencyjnych dla 150 uczestników konferencji, obsługi technicznej konferencji, b) zapewnienia od dnia 3 października 2018 r. od godziny 16:00 do dnia 5 października 2018 r. do godziny 18:00 parkingu dla 100 samochodów osobowych z możliwością wjazdu autokarów; c) zapewnienia materiałów konferencyjnych oznaczonych logotypami projektu oraz drobnych upominków w formie produktu regionalnego dla uczestników konferencji; d) zapewnienia w dniu 4 i 5 października usługi gastronomicznej i dotyczącej wydawania posiłków dla maksymalnie 150 uczestników konferencji; e) zapewnienia z dnia 3 na 4 października 2018 r. usługi hotelarskiej dla maksymalnie 60 uczestników konferencji, natomiast z dnia 4 na 5 października dla maksymalnie 150 uczestników konferencji; f) zapewnienia w dniu 5 października transportu w czasie wycieczki objazdowej po terenie Parku Krajobrazowego Dolinki Krakowskie dla maksymalnie 150 uczestników konferencji. UWAGA! Zamawiający informuje, że wskazane w punkcie 2d-2f liczby uczestników konferencji są liczbami maksymalnymi i nie stanowią podstawy do jakichkolwiek roszczeń wykonawcy względem zamawiającego w sytuacji, gdy liczba uczestników będzie mniejsza niż przewidziana przez zamawiającego jako maksymalna (ale nie mniejsza niż 100 w przypadku osób korzystających z usługi gastronomicznej dnia 4 i 5 października, osób korzystających z noclegu z dnia 4 na 5 października i osób korzystających z transportu w dniu 5 października oraz nie mniejsza niż 40 w przypadku osób korzystających z noclegu z dnia 3 na 4 października 2018 r.). Zamawiający przekaże wykonawcy najpóźniej 7 dni przed terminem konferencji ostateczną liczbę uczestników, którym należy zapewnić zakwaterowanie oraz łączną liczbę uczestników konferencji. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 1 do SIWZ.