Modernizacja i rozwój programu bazodanowego do zarządzania zbiorami i procesami muzealnymi

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest rozwój struktury programu bazodanowego używanego przez Muzeum Narodowe w Krakowie wraz ze stworzeniem dodatkowych funkcjonalności, spełniających kryteria zarządzania zasobami muzealnymi i interoperacyjności z innymi platformami cyfrowymi, w tym bazami danych i katalogami on-line. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. 3. Obecnie użytkowany system działa w nieaktualnym środowisku Java, przy użyciu darmowego silnika bazodanowego Firebird. 4. W założeniu nowy program powinien nie tylko pełnić rolę bazy danych dla zdigitalizowanych obiektów, ale posiadać narzędzia regulujące całość spraw związanych z procesami muzealnymi i udostępnianiem obiektów. Dlatego od wykonawcy wymagana będzie ścisła współpraca z Zamawiającym w celu ustalenia i dopracowania wszystkich procesów w nowym programie do potrzeb Muzeum. 5. W ramach zamówienia Zamawiający przewiduje m. in. następujące działania: 1) całkowitą rekonstrukcję elementów systemu w nowym środowisku lub pełną aktualizację obecnego środowiska, w którym pracuje program, 2) modernizację i rewaloryzację systemu w zakresie interfejsu użytkownika, w celu zwiększenia ergonomii pracy w programie i dostosowania go do nowoczesnych, obecnie funkcjonujących trendów GUI, 3) naprawienie lub usunięcie obecnie zidentyfikowanych błędów i braków, 4) rekonstrukcję mechanizmu (oprogramowania) bazodanowego mającą doprowadzić do zwiększenia wydajności i szybkości działania programu, 5) poprawną migrację obecnie posiadanych danych znajdujących się w obecnym oprogramowaniu lub/i dostosowanie ich do nowego środowiska bazodanowego, 6) instalację programu na serwerze zamawiającego i odbiór techniczny przez Zamawiającego, stwierdzający prawidłowe działanie zainstalowanego oprogramowania. 7) kustomizację programu celem dostosowania do potrzeb Muzeum, 6. Program powinien zapewniać m.in.: 1) sprawne, szybkie i bezawaryjnego działanie systemu, przy równoczesnej pracy minimum 500 osób zalogowanych do systemu, podejmujących równoczesne działania na bazach danych, 2) pełną zgodność z międzynarodowymi standardami metadanowymi, tak w zakresie schematu opisu, jak i treści (Spectrum, CDWA, szczegółowe zasady katalogowania) w celu zapewnienia ich wymienialności i możliwości użycia pozalokalnego, 3) możliwość zarządzania zarówno metadanymi opisowymi muzealiów, jak i materiałem multimedialnym (zdjęcia, skany, pliki audio-video, publikacje elektroniczne pdf, djvu, epub, mobi i in.) w sposób spójny i ściśle zintegrowany, 4) możliwość zarządzania wszystkimi procesami muzealnymi związanymi z obiektami, 5) możliwość zarządzania słownictwem kontrolowanym i użycia standardowych tezaurusów i słowników, zarówno w drodze kopiowania/pobierania tezaurusów zewnętrznych, jak i dynamicznej integracji on-line (wymagane poprzez API), 6) swobodną wymianę informacji w postaci elektronicznej, w tym publikacji, eksportu, pobierania danych z systemu z zastosowaniem standardowych protokołów i schematów (OAI-PMH, MARC21 i/lub LIDO, SKOS i in.), zarówno w celu użycia we własnych serwisach, jak i serwisach zewnętrznych (np. Europeana) m.in. poprzez wygenerowane API, 7) tworzenie metadanych w wielu językach, tak by zapewnić wielojęzyczność serwisów nie tylko na płaszczyźnie aplikacyjnej, ale także w warstwie treściowej; 8) zarządzanie dużą grupą użytkowników. System musi pozwalać na pracę użytkownikom rozproszonym, łączącym się z centralnym serwerem przy pomocy sieci wewnętrznej lub sieci www z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia oraz dawać możliwość równoczesnej pracy w systemie przez minimum 500 osób; 9) bezawaryjne i sprawne działanie na zbiorze obiektów liczących minimum 1.250.000 obiektów oraz zbiorach multimediów liczących minimum 5.000.000 elementów (analogowych i/lub cyfrowych); 10) działanie na różnych urządzeniach (m.in. w zakresie Responsive Web Design, systemach Windows, iOS, Android). 7. Użycie jakichkolwiek elementów i rozwiązań innych niż open source'owe wymaga bezwzględnie uzgodnienia z muzeum i nie może w jakikolwiek sposób wpływać na zmianę jakiegokolwiek składnika przewidzianego w zamówieniu kosztu systemu, zarówno na etapie jego realizacji, jak i w późniejszej eksploatacji systemu. 8. Zamawiający wyklucza wykonanie programu przy użyciu technologii i rozwiązań uznanych za przestarzałe lub nie gwarantujące rozwoju oprogramowania w ciągu najbliższych 3 lat - Adobe Flash. 9. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełną dokumentację programu z kodami źródłowymi i licencją nieograniczoną terytorialnie ani czasowo obejmującą prawo do dalszego użytkowania na nieograniczonej liczbie urządzeń, rozwoju oprogramowania, także przez podmioty trzecie. 10. Wykonawca w kosztach zamówienia musi przewidzieć 2 lata bezpłatnego wsparcia serwisowego dla oprogramowania, w trakcie którego Zamawiający będzie mógł zgłosić na bieżąco poprawę funkcjonalności programu, dodanie nowych funkcjonalności, naprawę wykazanych błędów w oprogramowaniu. Wykonawca musi przewidzieć gotowość reakcji na zgłoszone błędy uznane jako krytyczne dla działania programu w czasie nie dłuższym niż 24 godziny. 11. Wykonawca w ramach kosztów zaplanuje i wykona w siedzibie Zamawiającego prezentację przedstawiającą zakres zmian, w tym nowe funkcjonalności programu wraz z możliwościami zastosowania ich w praktyce, dla 300 pracowników Zamawiającego, w grupach nie większych niż 30 osób, w terminie pomiędzy 01.01.2019 a 28.02.2019 r. 12. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących czynności związane z pełnieniem wsparcia serwisowego dla Programu, o których mowa w ust. 9 niniejszego rozdziału. 13. Realizacja przedmiotu zamówienia odbędzie się z podziałem na cztery etapy. 1) Realizacja Etapu I obejmuje: a) prace Wykonawcy (we współpracy z Zamawiającym) nad założeniami funkcjonalnymi programu bazodanowego do zarządzania zbiorami i procesami muzealnymi (uzgodnienie, korekta, uzupełnienie funkcjonalności opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr. 2 do SIWZ; b) prace Wykonawcy (we współpracy z Zamawiającym) nad logicznymi założeniami baz danych programu bazodanowego do zarządzania zbiorami i procesami muzealnymi; c) wykonanie projektu graficznego GUI; d) stworzenie pustej, działającej bazy danych mającej stanowić podstawę dla przyszłej, prawidłowej migracji danych posiadanych obecnie przez Zamawiającego, zatwierdzonej przez obie strony próbną migracją danych i zatwierdzeniem jej poprawności. 2) Realizacja Etapu II obejmuje: instalację na serwerze działającej, funkcjonalnej wersji beta programu bazodanowego do zarządzania zbiorami i procesami muzealnymi, z częściowo zmigrowanymi danymi o wolumenie nie mniejszym niż 10000 rekordów (wpisów obiektów muzealnych) z wypełnionymi prawidłowo polami odpowiadającymi stanowi z oryginalnego oprogramowania z przed migracji. Instalacja będzie mogła zostać wykonana na serwerze Zamawiającego lub serwerze Wykonawcy, pod warunkiem zapewnienia zdalnego dostępu do serwera uzgodnionego przez obie strony; 3) Realizacja Etapu III obejmuje: a) całkowitą migrację danych do nowego programu. Całkowita migracja danych zostanie dokonana nie później niż 14 dni po podpisaniu protokołu Etapu II, w celu umożliwienia Zamawiającemu poprawnego testowania programu w wersji beta. Poprawność migracji danych, na potrzeby odbioru Etapu III, zostanie stwierdzona w Protokole Odbioru przez Zamawiającego w terminie 14 dni od momentu zgłoszenia zakończenia migracji, na podstawie wybranej próby; b) przyjęcie przez obie strony protokołu zawierającego listę stwierdzonych błędów i braków w programie bazodanowym, mających być usuniętych w kolejnym etapie prac. Zamawiający zobowiązuje się do wykonania listy błędów i braków w terminie do 90 dni od momentu podpisania Protokołu Odbioru Etapu II.. 4) Realizacja Etapu IV obejmuje: a) pełne wdrożenie programu pozbawionego błędów i braków wyszczególnionych w Protokole Etapu III b) przetestowanie i stwierdzenie zgodności wszystkich funkcjonalności programu zawartych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 2 do SIWZ wraz ze zmianami i uzgodnieniami dokonanymi przez Zamawiającego i Wykonawcę w trakcie prac. Zamawiający zobowiązuje się do wykonania testu i stwierdzenia zgodności funkcjonalności terminie do 14 dni przed upływającym terminem zakończenia prac lub w przypadku wcześniejszego zakończenia prac nad poszczególnymi etapami, w terminie do dwóch miesięcy od momentu podpisania Protokołu Odbioru Etapu III 14. Zamawiający będzie dokonywał wynagrodzenia zgodnie z realizacją poszczególnych etapów wg następującego schematu: 1) zakończenie i pozytywny odbiór Etapu I – 20% wynagrodzenia umownego brutto; 2) zakończenie i pozytywny odbiór Etapu II – 30% wynagrodzenia umownego brutto; 3) zakończenie i pozytywny odbiór Etapu III – 30% wynagrodzenia umownego brutto; 4) zakończenie i pozytywny odbiór Etapu IV – 20% wynagrodzenia umownego brutto. 15. W dniu 8 listopada o godzinie 10:00 Zamawiający zorganizuje wizję lokalną dla zainteresowanych Wykonawców w celu zaprezentowania funkcjonalności obecnego Programu bazodanowego do zarządzania zbiorami i procesami muzealnymi. Wizja odbędzie się w siedzibie Zamawiającego tj. Muzeum Narodowe w Krakowie, al. 3 Maja 1, 30-062 Kraków, sala 127.