„Usługa Asysty technicznej w projekcie pod nazwą »Rozwój elektronicznych usług publicznych, elektronicznej dokumentacji medycznej oraz infrastruktury w Wojewódzkim Szpitalu Neuropsychiatrycznym im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu – II Etap«”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie zadania pn.: „Usługa Asysty technicznej w projekcie pod nazwą »Rozwój elektronicznych usług publicznych, elektronicznej dokumentacji medycznej oraz infrastruktury w Wojewódzkim Szpitalu Neuropsychiatrycznym im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu – II Etap«” (dalej „Projekt”) w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Projekt będzie realizowany w ramach Osi Priorytetowej II Cyfrowe Śląskie, Działanie 2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego 2014-2020. 2. Zakres rzeczowy prac obejmuje świadczenie usług przez Wykonawcę poprzez odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji, w szczególności: 1) nadzór nad pozyskaniem dokumentacji dla Projektu; 2) przygotowanie PFU (program funkcjonalno-użytkowy); 3) przygotowanie wsadu technicznego do postępowań przetargowych oraz pomoc w przygotowaniu innych niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia procedur wyboru Wykonawców zadań projektowych; 4) udział w pracach komisji przetargowej i opiniowanie dokumentacji; 5) nadzór nad prawidłową realizacją Projektu (m.in. aktualizowanie harmonogramu realizacji Projektu, przygotowywanie zmian do dokumentacji aplikacyjnej); 6) odbiór produktów Projektu (środowisko IT, oprogramowanie, bezpieczeństwo); 7) przeprowadzenie kontroli jakości dostarczanych przez wykonawców produktów, w drodze formalnych przeglądów, zakończonych sporządzeniem protokołów odbiorów; 8) przygotowanie zebranej dokumentacji do archiwizacji; 9) nadzór merytoryczny nad wykonawcami realizującymi wdrożenie Projektu w ramach zawartych kontraktów; 10) nadzór nad wdrożeniem oprogramowania; 11) współpraca z wyznaczonymi przedstawicielami Zamawiającego oraz właściwymi komórkami organizacyjnymi Zamawiającego; 12) koordynacja służb Zamawiającego przy wdrożeniu systemów; 13) przygotowanie okresowych raportów dotyczących postępów prac; 14) prowadzenie dokumentacji Projektu oraz czuwanie nad prawidłowością tej dokumentacji; 15) reprezentowanie Zamawiającego w sprawach związanych z realizacją Projektu (w tym m.in. w KIO); 16) udział w kontrolach przeprowadzanych przez Instytucje uprawnione do kontroli projektu w czasie trwania umowy i czynne bieżące wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości zgłaszanych przez kontrolujących; 17) przygotowywanie na wniosek Zamawiającego wszelkich informacji i wyjaśnień na temat realizacji Projektu (z wyprzedzeniem ustalonym między stronami w trakcie realizacji zadania); 18) wykonywanie innych zadań których nie wymieniono powyżej, a ich wdrożenie będzie niezbędne w celu prawidłowej realizacji Projektu 19) Wykonawca zobowiązany będzie do realizowania zadań będących przedmiotem zamówienia w siedzibie Zamawiającego średnio dwa razy w miesiącu (w zależności od potrzeb Zamawiającego). 3. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do współpracy z Zamawiającym w rozliczeniu Projektu m.in. w zakresie: 1) kontroli dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności i kompletności zgodnie z zapisami zawartych umów; 2) nadzoru nad prawidłowym kwalifikowaniem kosztów; 3) sprawowania nadzoru oraz przygotowywania dokumentacji niezbędnej do przekazania dla Instytucji Zarządzającej wynikającej z zapisów umowy między beneficjentem a Instytucją Zarządzającą; 4) weryfikowania na bieżąco i raportowania Zamawiającemu ryzyk oraz zagrożeń pojawiających się na każdym etapie realizacji Projektu oraz przedstawiania propozycji reakcji na nie; 5) wsparcia Zamawiającego w przygotowywaniu informacji niezbędnych do sporządzenia wniosków o płatność zgodnie z harmonogramem oraz do rozliczania częściowego i końcowego; 6) kontrola poziomu wydatków całkowitych Projektu wraz z powiadamianiem Zamawiającego w przypadku zbliżania się poziomu wydatków całkowitych do kwoty objętej Projektem; 7) weryfikacja i potwierdzenie realizacji Projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym zapewnienie planowej (zgodnej z harmonogramem) realizacji Projektu; 8) pomoc w raportowaniu z postępu prac nad Projektem przez Zamawiającego do Instytucji Zarządzającej. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z wymaganiami określa wzór umowy załącznik do SIWZ.