Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice

Opis przedmiotu przetargu: 1.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja: 1.2.1. [konferencja nr 1] 3-dniowej konferencji dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) dla ok. 500 osób(wraz z imprezami towarzyszącymi) oraz 1.2.2. [konferencja nr 2] konferencji eksportowej Kraków - Paczółtowice dla ok. 100 osób - w tym dla przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem eksportu, dla przedstawicieli WPHI oraz zagranicznych placówek dyplomatycznych. Konferencja będzie trwać 2 dni: w Krakowie (pierwszy dzień) oraz w Paczółtowicach (drugi dzień) 1.3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą w szczególności: 1.3.1. dla konferencji nr 1: zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 200 płatnych przez uczestników; zapewnienia obsługi 5 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. zapewnienie i przygotowanie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (partner zamawiającego, jako współorganizator konferencji, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu Sheraton w terminie konferencji nr 1 (na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji) zapewnienie sali audytoryjnej w jednej z renomowanych krakowskich uczelni (UJ, AGH, UEK) zorganizowania Spotkania z Gosciem Specjalnym w drugim dniu konferencji a po spotkaniu zorganizowania wydarzenia networkingowego umożliwiającego poznanie się i wymianę doświadczeń między uczestnikami. Organizacja spotkania z Gościem Specjalnym w godz. 18:30 - 20:00 oraz spotkania networkingowego w godz. 20:00 - 22:30 w prestiżowej lokalizacji (w obrębie ścisłego centrum Krakowa, tj. Podgórze, Kazimierz, Stare Miasto); zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego (angielski - polski, polski - angielski); zapewnienie oprawy informacyjnej konferencji; zapewnienie oprawy graficznej konferencji; zapewnienia oprawy medialnej konferencji; zorganizowanie obsługi cateringowej konferencji; zorganizowania wydarzeń towarzyszących dla uczestników (wycieczek fakultatywnych) dla osób które wyrażą takie życzenie przy rejestracji na konferencję (wydarzenia typu: zwiedzanie Wieliczki, rejs statkiem po Wiśle, wycieczka do Auschwitz, gra w golfa, itp.) - płatne przez uczestników. Rozliczenie dotyczące uczestnictwa gości w wydarzeniach towarzyszących nie będzie przedmiotem Umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. Program wycieczek oraz daty i godziny wyjazdów do zaproponowania przez Wykonawcę; zapewnienia anglojęzycznego biura konferencji - (sekretariatu działającego minimum 3 miesiące przed planowaną datą konferencji do 2 dni po zakończeniu konferencji; zapewnienie obsługi translatorskiej; przygotowania relacji video z całego wydarzenia oraz dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć w optymalnej rozdzielczości i przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej 7 dni po konferencji z przeniesieniem praw autorskich do powstałego utworu zapewnienie obsługi technicznej konferencji; Zapewnienia dostępu do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji; wykonania strony internetowej konferencji; Zapewnienie transportu w godzinach 10:00 - 13:00 dla min. 50 gości uczestniczących w wizytach studyjnych w Krakowie i okolicach podczas pierwszego dnia konferencji; Termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 1: 23-25 maja 2012r.. 1.3.2. dla konferencji nr 2: zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 90 płatnych przez uczestników; zapewnienia obsługi 5 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. przygotowanie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie; zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego (angielski - polski, polski - angielski); zapewnienie oprawy graficznej konferencji; zapewnienia oprawy medialnej konferencji; zorganizowania w pierwszym i drugim dniu konferencji cateringu (wg menu wskazanego przez zamawiającego) przy jednoczesnym zapewnieniu pomieszczenia cateringowego oraz obsługi cateringowej na 100 osób; zorganizowania w II dniu części networkingowej w Paczółtowicach w centrum konferencyjnym Krakow - Valley Golf (nauka gry w golfa; rozrywka na strzelnicy, inne; zapewnienie w II dniu konferencji transportu dla jej uczestników. termin wykonania zamówienia w części dotyczącej konferencji nr 2: do 10 czerwca 2012roku.