Usługa udostępnienia serwera oraz systemu do zarządzania i obsługi finansowo-księgowej Centrum Usług Wspólnych w Rybniku oraz 71 jednostek obsługiwanych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia serwera oraz systemu do zarządzania i obsługi finansowo-księgowej Centrum Usług Wspólnych w Rybniku oraz 71 jednostek obsługiwanych. Szczegółowy zakres zamówienia określa opis funkcjonalności programu oraz wymagania techniczne programu. Tabela 1. Opis funkcjonalności Lp. Wymagania/ opis funkcjonalności/ zgodność z prawem 1 Rachunkowość finansowa 1.1 Księgowość placówek edukacyjnych, Miejskiego Żłobka oraz Centrum Usług Wspólnych w Rybniku 1.1.1 Prowadzenie Zakładowego Planu Kont, zgodnego na poziomie syntetyki z centralnym słownikiem planu kont – z możliwością modyfikowania dla własnych potrzeb. 1.1.2 Uwzględnienie następujących słowników: • kontrahenci - powinien zawierać możliwość pobrania danych z bazy GUS. Dla każdej placówki powinna zostać utworzona baza kontrahentów zawierająca minimum następujące dane: - pełna nazwa kontrahenta, - identyfikator kontrahenta – skrót, - NIP – w formie ciągu dziesięciu znaków, - REGON, - adres, - nr rachunku bankowego według międzynarodowego standardu numeracji kont bankowych IBAN według wzorca XX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX. Możliwość wprowadzenia kilku rachunków bankowych, w tym określenia ich nazwy oraz daty otwarcia i zamknięcia rachunku bankowego, możliwość automatycznej kontroli i ostrzegania, dotyczącej poprawności wprowadzonego numeru rachunku bankowego, zgodnie z formatem IBAN (dla rachunków krajowych) oraz SWIFT (dla rachunków zagranicznych). Identyfikator i NIP kontrahenta muszą być niepowtarzalne w zakresie całego słownika. System ostrzega i blokuje ponowne wprowadzenie istniejącego w bazie kontrahenta – sprawdzanie, np.: według nazwy kontrahenta, numeru NIP, numeru REGON. Możliwość modyfikowania i usunięcia danych kontrahenta tylko przez uprawnione do tego osoby. Minimalne dane przy zapisie kontrahenta to: identyfikator, nazwa, NIP, rachunek bankowy; Kartoteka kontrahentów z podziałem na odbiorców i dostawców oraz firmy i osoby. • wzorcowy plan kont – plan kont, w którym ujęto wszystkie konta syntetyczne, zgodne z wymogami prawnymi obowiązującymi w jednostkach budżetowych, na podstawie którego możliwe będzie prowadzenie Zakładowego Planu Kont, z możliwością modyfikowania dla własnych potrzeb; - standardowy plan kont można modyfikować poprzez dodanie nowego konta oraz uzupełniać o konta analityczne. Możliwość rozwinięcia kont analitycznych do minimum 5 poziomów/segmentów dla każdego konta syntetycznego, - każdy segment powinien zawierać możliwość wprowadzenia od 1 do 10 znaków (cyfr/liter), - dla każdego konta syntetycznego można określić inny poziom szczegółowości konta analitycznego, - możliwość do modyfikacji planu kont mają tylko uprawnione do tego osoby, - możliwość opisania kont syntetycznych i analitycznych o następujące dane: numer konta, nazwa konta, typ konta – bilansowe, pozabilansowe, konto ukryte (możliwość blokowania kont w danym momencie nie używanych), rodzaj konta: np.: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, wynikowe (w przypadku rozrachunkowych możliwość występowania dwóch sald należności i zobowiązań), - możliwość przypisania do grup kont syntetycznych wybranych elementów klasyfikacji budżetowej, - możliwość funkcjonowania konta z zastosowania klasyfikacji budżetowej, jak i bez klasyfikacji jednocześnie, - możliwość dodania w ciągu roku konta analitycznego w przypadku księgowań na koncie syntetycznym. • klasyfikacja budżetowa z podziałem na dochody i wydatki – słownik zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2014 poz. 1053 z późn. zm.). W obrębie tego słownika wyróżnia się klasyfikację wydatkówi dochodów – gromadzone są tu wszystkie działy, rozdziały, paragrafy oraz pozycje, które będą wykorzystywane do pracy z danymi w różnych placówkach. W razie potrzeby możliwość dokonywania zmian, dodawanie, usuwanie klasyfikacji budżetowej bez konieczności modyfikowania struktury w systemie zewnętrznym Sigma. • kody CPV – zgodne ze wspólnym słownikiem zamówień według Rozporządzenia Komisji Wspólnot Europejskich nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. z późniejszymi zmianami. Możliwość uzupełnienia o odpowiedni kod CPV zapisu w dokumencie roboczym – wybór z listy w momencie wprowadzania/zatwierdzania dokumentu księgowego; • źródła finansowania – musi zawierać nazwę źródła finansowania oraz skrót; • typy dokumentów – musi zawierać: - dokumenty zakupu: Faktura VAT, Rachunek, Nota Księgowa, Faktura Korygująca, - dokumenty sprzedaży: Faktura, Faktura zaliczkowa, Rachunek, Inny dokument VAT sprzedaży, Nota Księgowa, Faktura Korygująca, - dokumenty ewidencji środków trwałych: OT, PT, LT, - listy płac, - raporty kasowe, - wyciągi bankowe, - bilans otwarcia, - plany finansowe, - noty odsetkowe, - inne: PK, rozliczenie zaliczki, polecenia wyjazdu służbowego, deklaracje wywozu odpadów komunalnych; Do typów dokumentów można przypisać wybrane konta księgowe. • zadania – pozwala gromadzić informacje o specjalnych czynnościach zleconych placówek oświatowych, musi zawierać nazwę zadania oraz skrót; • typy jednostek (placówek) – podział jednostek według następujących typów: - przedszkola, - szkoły podstawowe, - zespoły szkolno-przedszkolne, - placówki kształcenia specjalnego, - licea ogólnokształcące i profilowane, - zespoły szkół, - ogniska pracy pozaszkolnej, - inne; Możliwość przypisania klasyfikacji budżetowej do danego typu jednostki. • jednostki – placówki według danych teleadresowych, które zostaną przekazane Wykonawcy w osobnym załączniku. Słownik jednostki powinien uwzględniać minimum następujących dane: - nazwę placówki, - identyfikator jednostki – skrót, - typ jednostki, - NIP – tylko w formie ciągu dziesięciu znaków, - REGON, - adres, - nr rachunków bankowych według międzynarodowego standardu numeracji kont bankowych IBAN wg wzorca XX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX, z przypisaniem do źródła finansowania; • dzienniki – możliwość tworzenia dowolnej liczby dzienników używanych w placówkach, np.: ZFŚS, dochody, wydatki, projekty unijne itp. Dziennik może zostać utworzony przez uprawnione do tego osoby. Użytkownik widzi w programie tylko te dzienniki, do których posiada uprawnienia. Możliwość otwarcia nowego dziennika w dowolnym okresie. Dziennik musi być skojarzony z jednostką, źródłem finansowania oraz z zadaniem, planem finansowym. Zapisy w dziennikach muszą być kolejno i automatycznie numerowane oraz powinny zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym; 1.1.3 Możliwość ewidencji księgowej analityki budżetowej, zgodnej z wymaganiami ustawowymi (dział, rozdział, paragraf, pozycja), również w układzie zadaniowym, z uwzględnieniem źródła finansowania. Zapisy w księgach rachunkowych powinny zawierać: - określenie rodzaju i numeru indentyfikacyjnego dowodu księgowego, - datę dokumentu, - datę dokonania operacji gospodarczej, - opis operacji gospodarczej, - kwotę operacji gospodarczej, - identyfikację osoby odpowiedzialnej za dokonanie zapisu, - oznaczenie kont według wzorcowego planu kont. Zapisy w dziennikach powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie oraz w sposób zapewniający ich trwałość. 1.1.4 Możliwość wstępnego wprowadzenia (rejestrowania) dokumentów w celu ich późniejszego zatwierdzania i księgowania. 1.1.5 Przy rejestracji dokumentów istnieje możliwość wprowadzania następujących danych: - wybór typu dokumentu, - data wystawienia dokumentu, - data wpływu, - termin płatności, - nr dokumentu, - dane kontrahenta (ze słownika), - wybór formy płatności (przelew, gotówka, przedpłata), - numer rachunku bankowego obciążanego według źródeł finansowania, - wartość dokumentu, z rozbiciem na wartość netto, wartość brutto, stawki VAT oraz podsumy – z możliwością edycji, - opis dokumentu (co najmniej 100 znaków), - określenie źródła finansowania zgodnie ze słownikiem, - kody CPV ze słownika, - ustawianie w dokumencie wyliczania od cen netto lub brutto, - możliwość weryfikacji kontrahenta w bazie informacji o podatnikach VAT – biała lista. Możliwość wyboru dokumentów zakupu i sprzedaży, które winny być uwzględnione w rejestrze zakupów i sprzedaży VAT oraz wyboru całkowitej lub częściowej kwoty z faktury, która powinna być uwzględniona w rejestrze zakupu. Przy wprowadzaniu danych program powinien sygnalizować błędy rachunkowe. W dokumencie zakupu można wskazać kilka typów opodatkowania. Na podstawie wprowadzonej faktury (jej danych) użytkownik systemu powinien w łatwy sposób utworzyć dokument księgowy. 1.1.6 Ułatwienie wprowadzania danych poprzez słowniki, podpowiedzi (symboli kont, kontrahentów), listy wyboru, autouzupełnianie danych. Możliwość tworzenia bazy opisów, np.: do faktur, na bieżąco przez obsługującego program. Powtarzanie kwot po stronie WN lub MA. Księgowanie na czerwono (storno). Sprawdzanie poprawności formalno-rachunkowej już na poziomie dokumentu źródłowego. 1.1.7 Możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży z terminem płatności nie podanym w formacie daty, np.: 14 dni od dnia otrzymania/doręczenia. 1.1.8 Informowanie użytkownika w trakcie wprowadzania faktury o przekroczeniu w planie oraz o ponownym wprowadzeniu faktury o tym samym numerze. System ma zapewnić bieżący wgląd w realizację planu finansowego. 1.1.9 Tworzenie wzorców księgowań (schematów księgowań, automatów księgowych), z możliwością prowadzenia różnych zapisów, np.: zapis na jednej stronie generuje szereg zapisów na stronie drugiej, jeden zapis po jednej stronie i jeden zapis po drugiej stronie. 1.1.10 Podział rejestracji dokumentów na następujące etapy: - dokumenty wprowadzone – możliwość całkowitej edycji dokumentu przez wszystkie uprawnione osoby, - dokumenty zatwierdzone – możliwość edycji oraz zatwierdzania tylko przez księgowego, - dokumenty zaksięgowane – brak możliwości edycji. 1.1.11 Utworzenie wzorca numeracji według własnych potrzeb, np. skrót placówki/ źródło finansowania/ kolejny numer/ rok – SP01/W/1/2016. 1.1.12 Automatyczna i chronologiczna numeracja kolejności poszczególnych typów dokumentów według daty operacji. Kontrola kolejności numeracji w poszczególnych typach dokumentów w poszczególnych okresach sprawozdawczych. 1.1.13 Możliwość zmiany numeru dokumentu i dodawania znaków, np.: FZ/SP01/2019/000120A. 1.1.14 Możliwość naliczania odsetek i generowania not odsetkowych od tytułów uregulowanych po terminie płatności, z automatycznym ich księgowaniem. Okres naliczania odsetek określa użytkownik, np.: na dowolny dzień, za okresy kwartalne. Prowadzenie kalkulatora odsetek, z możliwością wyboru rodzaju odsetek (odsetki ustawowe, odsetki ustawowe za opóźnienia w transakcjach handlowych, odsetki umowne i inne). 1.1.15 Możliwość naliczania rekompensaty 40 euro zgodnie z art.10 pkt.1 Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych i generowania not księgowych od tytułów uregulowanych po terminie płatności, z automatycznym ich księgowaniem. 1.1.16 Możliwość monitorowania kontrahentów (drukowania potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty, wystawiania not odsetkowych). Dostęp do bazy kontrahentów ze wszystkich obszarów aplikacji. 1.1.17 Bieżące określanie stanu rozrachunków z kontrahentami, tj. stanu należności i zobowiązań, niezależnie od zamknięcia okresu sprawozdawczego oraz pełna historia rozrachunków – możliwość obejrzenia stanu rozrachunków na dowolny dzień (jako zestawienia standardowe). 1.1.18 Automatyczne rozliczanie rozrachunków oraz możliwość ręcznego skorygowania sparowanego rozrachunku. 1.1.19 Możliwość dekretacji dokumentów księgowych w podziale na klasyfikację budżetową, konta księgowe, kontrahenta, zadania, źródło finansowania. 1.1.20 Mechanizm kontroli bilansowania się dokumentu – blokada w przypadku niezastosowania się do tej zasady z wyjątkiem BO. 1.1.21 Możliwość kontrolowania na bieżąco poprawności wprowadzonych dekretów dokumentu oraz zgodności kont przeciwstawnych. Brak możliwości zapisania dokumentu z błędnie wprowadzonymi kontami oraz kontrola wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych z dokumentu. 1.1.22 Możliwość tworzenia dokumentu księgowego z bazy wprowadzonych i zaksięgowanych dokumentów poprzez powielanie np.: faktur, list płac, wyciągów bankowych lub innych wybranych dokumentów. 1.1.23 Możliwość powielania – kopiowania dokumentów wprowadzonych i zaksięgowanych z uwzględnieniem następujących ustawień powielania: - storno czerwone, - storno czarne, - zamień konta (co najmniej 5 pozycji zamiany), - bez kwot, - koszt z wydatku, - wydatek z kosztu, - zamień konta na przeciwstawne. Możliwość powielania dekretów w dokumencie roboczym oraz tworzenia schematów powielania według wybranych ustawień (np.: zamień konto, powiel stronę, powiel wiersz, powiel dekret i inne). 1.1.24 Możliwość tworzenia zestawienia – obroty z kontrahentem według jednego lub kilku kryteriów, zawierające co najmniej: rozdział, paragraf, pozycja, nazwa kontrahenta, zakres dat. 1.1.25 Możliwość tworzenia zestawień, np. obroty z kontrahentem według wybranych kryteriów obejmujących okres kilku lat (bez konieczności przechodzenia pomiędzy latami). 1.1.26 Możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych kryteriów zawierających co najmniej: zakres dat, typ dokumentu, kwoty, nazwy kontrahenta, po opisie lub jego fragmencie. Możliwość podglądu historii operacji, np. dotyczących jednego kontrahenta na przestrzeni lat (bez konieczności przechodzenia pomiędzy latami). 1.1.27 Możliwość eksportowania sporządzanych zestawień i danych do plików w formacie xls oraz PDF oraz innych aplikacji (MS Excel , MS Word). 1.1.28 Możliwość sporządzenia zapotrzebowania na środki płatnicze na podstawie rejestru faktur według daty płatności oraz źródeł finansowania. 1.1.29 Tworzenie (generowanie) przelewów elektronicznych na podstawie zatwierdzonych dokumentów księgowych. 1.1.30 Sygnalizacja we wstępnie zaksięgowanym dokumencie braków, np.: klasyfikacji budżetowej, placówki oświatowej, zadania, konta kontrahenta, źródła finansowania. Możliwość wyboru ustawienia dla danego konta. 1.1.31 Automatyczna kontrola wykonania planów (ostrzeżenie o przekroczeniu planu bezpośrednio po rejestracji dokumentu). Możliwość wygenerowania raportu na żądanie użytkownika o planie lub wykorzystaniu środków w liczbach oraz w %. 1.1.32 Możliwość bieżącego porównywania kosztów z wydatkami (z możliwością wykorzystania dokumentów w buforze jak dokumentów zaksięgowanych). 1.1.33 Możliwość ręcznego wprowadzenia planu finansowego w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej i grup paragrafów oraz jego zmian, zarówno dla środków budżetowych, jak i unijnych, celem sporządzenia w systemie sprawozdań budżetowych (dotyczy placówek poza systemem Sigma). 1.1.34 Generowanie raportów z kont syntetycznych i analitycznych (zapisy dla kont syntetycznie lub analitycznie, zestawienie obrotów i sald syntetycznie lub analitycznie), z bilansem otwarcia lub bez bilansu otwarcia, za wskazany okres i/lub narastająco według wybranego zakresu struktury analityki, z możliwością wykorzystania dokumentów w buforze, jak i dokumentów zaksięgowanych. Przy generowaniu wszystkich dostępnych raportów, zestawień, kartotek i innych potrzebnych danych, np. zestawień obrotów na koncie, zestawień obrotów i sald, zestawień z rozrachunków musi istnieć możliwość wyboru co do zawartości (pomijanie BZ lub paragrafów), podsumowanie wybranego okresu na końcu zestawienia. 1.1.35 Każda strona wygenerowanego zestawienia syntetycznego lub analitycznego musi być numerowana i zawierać skrót jednostki, której dotyczy zestawienie. 1.1.36 W przypadku wykrycia błędu księgowego, np. błędnej klasyfikacji, błędnego paragrafu przed zaksięgowaniem możliwość poprawy i wejścia w dokument z pozycji zestawienia obrotów i sald oraz obrotów na koncie. Automatyczne zapisywanie zmian. 1.1.37 Wydruki poleceń księgowych dla dokumentów (wyciągi bankowe, listy płac, dokumenty sprzedaży i zakupu, delegacje i inne) muszą być numerowane, a każda strona wydruku musi posiadać skrót jednostki, której dotyczy. 1.1.38 Możliwość nadpisywania dokumentu PK w przypadku korekty dokumentu źródłowego, w sytuacji gdy wcześniej został już wygenerowany dokument PK bez konieczności usuwania tego dokumentu. 1.1.39 Możliwość prowadzenia zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz lat przyszłych, w szczegółowości dział, rozdział, paragraf, pozycja, kontrahent, umowa. Możliwość wprowadzania danych dotyczących zaangażowania umów, wniosków i aneksów, w szczególności: numeru umowy, daty rozpoczęcia, daty zakończenia, terminu płatności, uwag różnych. Generowanie analizy zaangażowania na podstawie umowy z kontrahentem. 1.1.40 Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Powinny również zawierać nazwę jednostki oraz nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej, wraz z nazwą programu przetwarzania oraz datą sporządzenia. 1.1.41 Obsługa zamknięcia miesiąca, możliwość otwarcia kolejnego miesiąca bez zamykania poprzedniego, z możliwością pracy na 6 otwartych miesiącach jednocześnie. Obsługa zamknięcia roku obrotowego – otwarcie nowego roku nie jest uwarunkowane zamknięciem poprzedniego. Pomimo zamknięcia roku, możliwość podglądu wszystkich danych za ostatnie 5 lat. 1.1.42 W zakresie zamykania okresów: - mechanizm kontroli podczas zamykania okresu, czy wszystkie dokumenty w okresie są zaksięgowane i przesłane do księgi głównej, - mechanizm zamykania roku, obejmujący automatyczne przeniesienie bilansu zamknięcia na bilans otwarcia, - mechanizm ograniczenia dostępu do ponownie otwartego okresu dla wszystkich - użytkowników z wyłączeniem administratora, - możliwość pracy na kilku otwartych okresach księgowych w tym samym czasie. 1.1.43 Możliwość tworzenia sprawozdań statystycznych, np.: F01, F03 poprzez wygenerowanie zestawienia z możliwością przypisania odpowiednich kont. 1.1.44 Sporządzanie rejestrów VAT oraz cząstkowych deklaracji VAT-7 Rejestr sprzedaży obejmują następujące informacje dotyczące podatku należnego: 1) rodzaje sprzedaży – dostępne z listy zdefiniowanej w słowniku; słownik powinien obejmować minimum następujące rodzaje sprzedaży: - dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, - eksport towarów, - wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, - import usług, - - nabycie towarów, dla których podatnikiem jest nabywca – mechanizm podzielonej płatności, 2) parametr określający, czy sprzedaż podlega lub nie opodatkowaniu podatkiem należnym i jaką stawką jest opodatkowana, 3) daty: wystawienia faktury, wykonania usługi/dostawy, obowiązku podatkowego (u sprzedającego), 4) dane kontrahenta: NIP, nazwę/imię nazwisko, adres, 5) numer faktury, 6) rodzaj, typ, numer dokumentu księgowego, umożliwiające powiązanie systemu dziedzinowego (do wystawiania faktur sprzedażowych) z Systemem do prowadzenia scentralizowanej ewidencji i rozliczeń placówek oświatowych z tytułu VAT, 7) przedmiot dostawy lub rodzaj usługi, 8) kwota: netto, VAT, brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT dla każdej pozycji z faktury, 9) sumaryczna wartość: netto, VAT i brutto z faktury, 10) kwotę podatku VAT należnego, 11) dane sprzedającego: a) nazwę placówki, z której działalnością związana jest sprzedaż, lub b) oznaczenie jednostki oraz oznaczenie obiektu lub obszaru działalności, z którym związana jest sprzedaż. Dane i parametry wprowadzane do Rejestru sprzedaży obejmują informacje zawarte na fakturze. Ponadto rejestr sprzedaży powinien umożliwiać wprowadzanie raportów kasowych z kas rejestrujących, z uwzględnieniem ich specyfiki. System powinien umożliwiać ujęcie transakcji w rejestrach VAT rozliczanych w oparciu o wystawione faktury VAT marża, które zawierają dane zawarte w art. 106e ust. 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Rejestr nabycia/zakupu obejmuje następujące informacje dotyczące podatku naliczonego: 1) rodzaj zakupów i nabyć – dostępne z listy zdefiniowanej w słowniku; słownik powinien obejmować rodzaje nabyć/zakupów: - bieżące (pozostałe), - inwestycyjne, - środków trwałych do 15 tys. zł, - środków trwałych powyżej 15 tys. zł (korekta 5-letnia), - nieruchomości (korekta 10 letnia), - a także, odpowiednio do ww. rodzajów zakupów/nabyć – mechanizm podzielonej płatności (towar/usługa jest związana z czynnościami opodatkowanymi) i nabycia wewnątrzwspólnotowe, - towarów lub usług od małego podatnika rozliczającego się metodą kasową, - kas rejestrujących, 2) kategoria zakupów/nabyć ze względu na ich wykorzystanie do czynności opodatkowanych (alokacja nabycia dotycząca rodzaju sprzedaży), dostępne z listy zdefiniowanej w słowniku; słownik powinien obejmować rodzaje nabyć/zakupów: - dla działalności całkowicie podlegającej odliczeniu, - dla działalności mieszanej – opodatkowanej i zwolnionej (wskaźnik struktury sprzedaży), - dla działalności mieszanej – opodatkowanej i niepodlegającej opodatkowaniu (tylko prewskaźnik), - dla działalności mieszanej – opodatkowanej, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu (wskaźnik struktury sprzedaży oraz prewskaźnik), - dla działalności w całości zwolnionej lub niepodlegającej VAT, - zakup paliwa, części samochodowych zgodnie z art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług), 3) daty: wystawienia faktury, dostawy towaru lub wykonania usługi, wpływu faktury do placówki oraz odliczenia podatku naliczonego, 4) dane kontrahenta: NIP, nazwę/imię nazwisko, adres, 5) numer faktury, 6) rodzaj, typ, numer dokumentu księgowego, umożliwiające powiązanie systemu dziedzinowego (do ewidencji faktur zakupu/nabyć) z Systemem do prowadzenia scentralizowanej ewidencji i rozliczeń placówek oświatowych z tytułu VAT, 7) opis z faktury (przedmiot dostawy/rodzaj usługi), 8) kwoty: netto, VAT, brutto w rozbiciu na poszczególne stawki z faktury, 9) sumaryczne wartości: netto, VAT i brutto z faktury, 10) kwota podatku naliczonego do odliczenia: całkowitego (100%), po zastosowaniu prewskaźnika i/lub wskaźnika struktury sprzedaży, 11) końcowa kwota podatku do odliczenia, 12) dane nabywcy: - nazwę placówki, z której działalnością związany jest zakup, lub - oznaczenie jednostki oraz oznaczenie obiektu lub obszaru działalności, z którym związany jest zakup. System umożliwia wykorzystanie prewspółczynników związanych z art. 86 ustawy o VAT w poszczególnej jednostce. 1.1.45 Prowadzenie ewidencji kasowej: - automatyczne pojawienie się zamkniętego raportu kasowego w systemie księgowym jako dokument roboczy, - możliwość obsługi na jednym stanowisku kasowym kas dla poszczególnych jednostek oświatowych i według źródeł finansowania, - rejestrowanie dokumentów kasowych i bankowych w walucie polskiej, w podziale na wyodrębnione dla użytkowania stanowiska (kasy), - raporty kasowe z możliwością wprowadzenia filtru przedziału czasowego, - ewidencja wpłat i wypłat na kontach księgowych zgodnie z zapisem w punkcie 1.1.3, - sporządzanie raportów kasowych, - obsługa dokumentów: kasa przyjmie – KP i Kasa wypłaci – KW, - automatyczne księgowanie operacji kasowych, - dostęp na stanowisku kasowym do centralnej bazy kontrahentów. 1.1.46 Rejestracja pobrania i rozliczanie zaliczek gotówkowych oraz integracja z raportem kasowym. Prowadzenie rozliczeń zaliczek: dla pracowników i kontrahentów, kontrola terminowości i rozliczenia zaliczek – przypominanie o końcowym terminie rozliczenia. Możliwość rozliczania zaliczek bezgotówkowych – przelew środków na wskazane konto pracownika. 1.1.47 Sprawozdawczość i system raportowy: - generowanie sprawozdań budżetowych zgodnie z obowiązującymi przepisami (sprawozdań na każdą placówkę oddzielnie oraz zbiorczo), również według źródeł finansowania określonych w słowniku, - raport wykonania budżetu za dany okres bieżąco i/lub narastająco dla danej placówki, z możliwością wyboru klasyfikacji budżetowej w dowolnym układzie, oraz zadania według źródeł finansowania, z uwzględnieniem procentowej realizacji planu, - raport wykonania budżetu w dowolnym układzie, - zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych (narastająco do jednego dnia, jednego miesiąca/ kilku miesięcy/ roku) według wybranych dat z zakresu, - zestawienie obrotów i sald kont analitycznych (narastająco jw.), - sprawozdania finansowe: bilans jednostki budżetowej, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian funduszu (jednostkowo, zbiorczo), - sprawozdania według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, a w szczególności RB-Z, RB-UZ, RB-N, RB-UN, - możliwość grupowania zestawień według wybranych kont (bez ograniczeń ilościowych), z możliwością grupowania według wybranych kryteriów do 8 łącznie, np. konto, źródło finansowania, zadanie, rozdział, paragraf, pozycja, kontrahent łącznie lub samodzielnie. 1.1.48 Tworzenie dokumentów księgowych na podstawie zaimportowanych danych w formie pliku z programu płacowego do dokumentu roboczego. Import umożliwia przydzielenie kont i klasyfikacji budżetowej, kontrahentów dla poszczególnych elementów z listy płac (konta składników wynagrodzeń, potrąceń), tworząc z niego dokument księgowy. System umożliwia zapamiętywanie przydzielonych kont i klasyfikacji budżetowych. 1.1.49 Wczytywanie wyciągów bankowych z systemu bankowego oraz możliwość przygotowywania przelewów w systemie i eksportowanie danych do systemu bankowego. 1.1.50 Możliwość tworzenia płatności masowych poprzez umożliwienie: - wystawianie masowych faktur sprzedaży z wydrukowanym odcinkiem płatności - rozliczenie wpłat za faktury masowe za pomocą indywidualnych rachunków bankowych nadawanych klientom, - wczytanie wyciągów bankowych z systemu bankowego. 1.1.51 Możliwość wyszukiwania dokumentów według żądanych kryteriów (wartość, kontrahent, numer księgowy, opis). 1.1.52 Import „Zestawienia dochodów jednostki za miesiąc" z systemu do rozliczania czasu i pobytu dzieci w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Rybnik umożliwia przypisanie odpowiednich kont i klasyfikacji budżetowej oraz kontrahentów dla poszczególnych pól z tego zestawienia, tworząc z niego dokument księgowy. System umożliwia zapamiętywanie przydzielonych kont, klasyfikacji budżetowych i kontrahentów. 1.1.53 Import planu finansowego z systemu SIGMA umożliwia utworzenie dokumentu księgowego z tego planu oraz dokumentu pozabilansowego, dotyczącego planu finansowego w zakresie wydatków. 1.2 Budżetowanie 1.2.1 Weryfikacja zależności w zakresie wydatków i dochodów poprzez sygnalizowanie (komunikat, zmiana koloru itp.) w następujących przypadkach: - wydatki wyższe niż plan, - wydatki + zobowiązanie wyższe niż plan (za wyjątkiem sprawozdań rocznych), - wydatki + zobowiązanie wyższe niż zaangażowanie (za wyjątkiem sprawozdań rocznych), - zaangażowanie wyższe od planu i niższe od wydatków, - dochody wykonane + (należności pozostałe do zapłaty - nadpłaty) = należności 1.2.2 Możliwość tworzenia planów finansowych w układzie standardowym i zadaniowym (oba warianty dostępne równocześnie), zgodnie ze słownikiem, możliwość weryfikacji wykonania w układzie zadaniowym. 1.3 Środki trwałe 1.3.1 Prowadzenie pełnej ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych – ksiąg inwentarzowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i regulacjami wewnętrznymi. 1.3.2 Możliwość prowadzenia odrębnej ewidencji posiadanych obcych składników majątkowych lub własnych użyczonych na zewnątrz. 1.3.3 Oddzielna ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. 1.3.4 Możliwość częściowego odłączenia środka trwałego bez konieczności zmiany numeru inwentarzowego środka trwałego. 1.3.5 Prowadzenie, jako podstawy do operacji dokonywanych przez system:  rejestru klasyfikacji środków trwałych (KŚT) wg GUS (ustalonego rozporządzeniem Rady Ministrów) grupy, podgrupy, rodzaje,  rejestr stawek amortyzacyjnych środków trwałych, zgodnie z przepisami i automatyczne ich nadanie. 1.3.6 Rejestracja, generowanie, tworzenie i drukowanie w systemie dokumentów używanych w ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych: protokół przyjęcie-przekazania środka trwałego, likwidacja całkowita lub częściowa, nieodpłatne przekazanie środka trwałego, zmiana miejsca użytkowania, polecenie księgowania, arkusz spisu z natury, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, korekty, dokumenty zwiększenia, zmniejszenia przeszacowania wartości, karta środka trwałego (karta inwentarzowa), protokół z rozliczenia inwentaryzacji. 1.3.7 Prowadzenie karty środka trwałego i możliwość jej modyfikacji dla poszczególnych składników majątkowych, zawierających w szczególności:  numer ewidencyjny (inwentarzowy),  nazwę środka trwałego,  datę nabycia,  wartość nabycia,  datę przyjęcia do użytkowania,  szczegółowy opis środka trwałego,  podział na elementy (jeżeli jest to np.: zestaw komputerowy),  symbol KŚT, roczna stawkę amortyzacji,  lokalizacje środka trwałego oraz jego wskazanie jego użytkownika,  wartość początkową środka trwałego,  wartość umorzenia środka trwałego,  kwotę automatycznego naliczenia amortyzacji. 1.3.8 Możliwość definiowania struktury numeru ewidencyjnego (inwentarzowego i systemowego) z użyciem numerów grup, podgrup i rodzajów KŚT. 1.3.9 Automatyczne nadawanie kolejnych numerów ewidencyjnych (inwentarzowych) środkom nowowprowadzonym oraz możliwość ręcznej zmiany numeracji. Możliwość dotyczy przychodów, jak i rozchodów środków trwałych. 1.3.10 Możliwość wyszukiwania, sortowania, filtrowania oraz tworzenia i drukowania zestawień i raportów w oparciu o dowolne zadane kryteria dla danych wprowadzonych do systemu, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości wyodrębnienia i wydrukowania:  ewidencji dotyczącej środka trwałego (karty środka) i raportu historii środka trwałego,  wykazów wg KŚT numerów inwentarzowych i systemowych, nazwy środka trwałego, przypisania do określonego pomieszczenia lub komórki organizacyjnej, danych z czytnika,  wykazu składników majątkowych w danym pomieszczeniu,  wykaz zlikwidowanych środków trwałych. 1.3.11 Możliwość ulepszenia środka trwałego (modernizacje, przebudowy, rekonstrukcje) zawierającego w szczególności:  datę ulepszenia,  zakres rzeczowy – opis,  informacja o dowodzie ulepszenia,  wielkość poniesionych wydatków (o ile zwiększyła się wartość początkowa środka trwałego). 1.3.12 Możliwość automatycznego przeszacowania wartości środków trwałych. 1.3.13 Zbycie lub likwidacja środka trwałego:  data zbycia (sprzedaży) środka trwałego,  opis zbycia (sprzedaży) środka trwałego,  data likwidacji środka trwałego,  opis likwidacji środka trwałego,  informacja o dowodzie likwidacji – LT,  możliwość sporządzenia kilku LT dla jednego środka trwałego (w przypadku częściowej sprzedaży lub częściowej likwidacji). 1.3.14 Naliczanie umorzeń środków trwałych metodą:  liniową,  liniową przyśpieszoną,  degresywną,  jednorazowo do pełnej wartości środka trwałego. 1.3.15 Możliwość określenia okresu amortyzacji ze wskazaniem miesiąca, za który mają być wykonane obliczenia, stawki amortyzacyjne, kwoty umorzenia. 1.3.16 Możliwość tworzenia planu amortyzacji do końca roku, końca okresu umorzenia lub do wybranej daty, dla wszystkich wybranych środków trwałych. 1.3.17 Możliwość korygowania wcześniej naliczonego umorzenia. 1.3.18 Możliwość ponownego naliczenia amortyzacji w przypadku błędów. 1.3.19 Możliwość zmiany stawki umorzenia w ciągu roku obrachunkowego. 1.3.21 Możliwość wyłączenia środka trwałego z naliczenia umorzenia. 1.3.22 Możliwość tworzenia raportów środków trwałych całkowicie umorzonych. 1.3.23 Możliwość tworzenia sprawozdań statystycznych F-03. 1.3.24 Możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji ilościowo-wartościowej na jednostki organizacyjne. 1.3.25 Prowadzenie spisu z natury ręcznie lub automatycznie na podstawie danych z czytnika kodów paskowych i możliwość rozliczenia spisu z natury. 1.3.26 Możliwość wydruku czystych arkuszy spisowych. 1.3.27 Możliwość sporządzenia raportu różnic inwentaryzacyjnych. 1.3.28 Automatyczne rozliczenie inwentaryzacji. 1.3.29 Możliwość modyfikacji kartotek środków trwałych na podstawie różnic inwentaryzacyjnych. 1.3.30 Ograniczenie praw dostępu do kartoteki środków trwałych zgodnie z przynależnością użytkownika. 1.3.31 Możliwość automatycznego przekazywania danych do innych powiązanych dokumentów np.: przy tworzeniu PT do karty środka trwałego. 2 Zgodność z przepisami prawa 2.1 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351) 2.2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 869) 2.3 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843) 2.4 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV (Dz.U.UE.L74 z 15.03.2008) 2.5 Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2019, poz. 1781 j.t.) 2.6 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r., poz. 675) 2.7 Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1440) 2.8 Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1352) 2.9 Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 118) 2.10 Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1872) 2.11 Obowiązujące od 25 maja 2018 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (DZ. Urz. UE 119/1), tzw. RODO 2.12 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1718) 2.13 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1053 ze zm.) 2.14 Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2019 r., poz. 1393) 2.15 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1773) 2.16 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie sposobu wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r., poz. 1485) 2.17 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2018 r., poz. 701) 2.18 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2018 r., poz. 1395) 2.19 Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247) Lp. Wymagania techniczne System musi spełniać następujące wymagania techniczne: 1.1 Dostęp do systemu poprzez sieć Internet (protokół https, szyfrowanie TLS) z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, z wykorzystaniem najbardziej popularnych przeglądarek internetowych (Mozilla FireFox, Google Chrome, Safari, Opera, Internet Explorer). Użytkownicy systemu wykorzystują komputery z systemem Windows 7, 8 , 10. Przyjazny interfejs użytkownika w pełni polskojęzyczny, charakteryzujący się intuicyjnością obsługi, przejrzystością prezentowania danych na ekranie monitora. 1.2 System zapewnia ciągły dostęp do aktualnych danych, jakie są zapisane w jego bazie danych podczas pracy użytkownika. System powinien umożliwiać zdefiniowanie skrótów klawiaturowych, celem szybszej obsługi systemu, np. kopiowanie, wycinanie, wklejanie itp. 1.3 Architektura systemu trójwarstwowa: 1) warstwa aplikacji obejmująca logikę aplikacji, 2) warstwa danych zawierająca serwer bazy danych, 3) warstwa prezentacji obejmująca interfejs użytkownika. 1.4 System ma umożliwić sprawną i płynną jednoczesną pracę wielu użytkownikom (min. 150), przez co rozumie się, że system musi zapewnić, aby jego średni czas odpowiedzi nie przekraczał 3 sekund od momentu wykonania w nim akcji przez użytkownika (np. naciśnięcie przycisku w oknie systemu). 1.5 System powinien zabezpieczać dane przed ich utratą spowodowaną awarią zasilania. 1.6 Panel administracyjny - zarządzanie użytkownikami w systemie. System ma zapewnić definiowanie użytkowników (identyfikatory, hasła) oraz przypisywanie im ról określających tzw. grupy uprawnień użytkowników (np. Administrator, Dyrektor, Kasjer, Główny Księgowy, Księgowy, Rejestrator faktur itp.), do których przypisane zostaną uprawnienia do poszczególnych funkcji systemu. System musi pozwalać na blokowanie i odblokowanie kont użytkowników, wymuszać odrębne i unikalne identyfikatory użytkowników. Hasła użytkowników przechowywane są w bazie danych w formie zaszyfrowanej (algorytmem szyfrującym uznawanym za bezpieczny). System powinien zapewnić automatyczne wymuszenie zmiany hasła użytkowników co 30 dni. System nie powinien dopuszczać zdefiniowanie hasła, które zostało przez użytkownika użyte w przeciągu ostatnich 180 dni i sprawdzać, czy hasło spełnia wymagania co do złożoności. Hasło musi się składać z co najmniej trzech z następujących czterech grup znaków: - wielkie litery (od A do Z), - małe litery (od a do z), - cyfry (od 0 do 9), - znaki niealfabetyczne (takie jak: !, $, #, %, @). Administrator może zmienić hasło dowolnego użytkownika, natomiast sam użytkownik może zmienić tylko swoje hasło. Administrator może wymusić zmianę hasła użytkownika przy jego następnym logowaniu. W przypadku gdy użytkownik zapomni hasło, System musi posiadać możliwość odzyskania dostępu do konta. System zapewnia dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła. Uprawnienia Użytkownik może posiadać jedną lub wiele przypisanych ról. Każdej roli Administrator systemu może dowolnie modyfikować uprawnienia. Administrator systemu może również ograniczyć dostęp poszczególnym użytkownikom tylko do konkretnej jednostki z uprawnieniem umożliwiającym podgląd lub edycję danych. Użytkownik może posiadać uprawnienie do więcej niż jednej jednostki. Administrator systemu może również przypisywać uprawnienia poszczególnym użytkownikom do źródeł finansowania. Administratorem systemu będzie pracownik CUW, który na wniosek Dyrektora jednostki będzie modyfikował role użytkowników systemu. Administrator systemu może modyfikować role dostępne w systemie. Minimalny zakres uprawnień dla wskazanych ról: - Administrator – możliwość tworzenia, edytowania i usuwania kont użytkowników systemu, modyfikacji uprawnień użytkowników i ról, posiada pełne uprawnienia do funkcji dostępnych w systemie, edycji słowników, modyfikowania uprawnień do jednostek dla danego użytkownika, zamykania i otwierania roku obrotowego; - Dyrektor – posiada uprawnienia do podglądu dokumentów księgowych, kasowych, VAT, sprzedaży i zakupu, rejestru zamówień publicznych, sprawozdań prowadzonej jednostki, planu finansowego jednostki, którą kieruje, sporządzania dowolnego zestawienia; - Główny księgowy w danej jednostce– posiada pełne uprawnienia do funkcji dostępnych w systemie (oprócz administracji systemem – zarządzanie użytkownikami itp.), tj. edycji dokumentów księgowych, kasowych, sprawozdań, planu finansowego, planu kont, słownika kontrahentów, księgowania dokumentów, zamykania roku obrotowego; - Księgowy – posiada prawo do edycji dokumentów księgowych, w tym wyciągów bankowych, dokumentów VAT, planu finansowego, planu kont, słownika kontrahentów, sporządzania zestawień, sprawozdań finansowych, księgowania dokumentów i zamykania roku obrotowego, sporządzania przelewów (eksportowanie do pliku przelewów), importu planu finansowego z programu Sigma, importu listy płac z programu Płace Vulcan, importu "Zestawienia dochodów jednostki za miesiąc" z programu ATMS Kids, eksportu sprawozdań budżetowych RB i sprawozdań finansowych do programu Sigma, eksportu rejestrów VAT dla poszczególnych jednostek do systemu do prowadzenia scentralizowanej ewidencji i rozliczeń z tytułu VAT; - Kasjer – ma prawo do edycji raportów kasowych, słownika kontrahentów, sporządzania dokumentów kasowych, zestawień kasowych; - Rejestrator faktur – posiada prawo do edycji dokumentów zakupu, sprzedaży, edycji słownika kontrahentów, podglądu planu finansowego jednostki, tworzenia zestawień wprowadzonych dokumentów. Możliwość wygenerowania raportu z realizacji planu uwzględniającego plan, wykonane wydatki i zobowiązania z dokumentów źródłowych oraz dokumentów w buforze, jak i dokumentów zaksięgowanych. 1.7 System ma umożliwić integrację w zakresie wymiany danych z systemami wykorzystywanymi przez Zamawiającego na dzień 1 września 2019 roku. Zamawiający korzysta lub będzie korzystał z następujących systemów wraz z informacją o zakresie przesyłu: - eksport przelewów do systemu bankowości elektronicznej banku Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski – IPKO Biznes format pliku Elixir-O; - eksport sprawozdań budżetowych RB do programu Sigma firmy VULCAN Sp. z o.o.; - eksport sprawozdań finansowych (Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w funduszu jednostki) do programu Sigma firmy VULCAN Sp. z o.o.; - eksport rejestrów VAT dla poszczególnych jednostek do systemu do prowadzenia scentralizowanej ewidencji i rozliczeń z tytułu VAT – Portal FB VAT firmy Rekord Sp. z o.o.; - import planu finansowego z programu Sigma firmy VULCAN Sp. z o.o.; - import listy płac z programu Płace Vulcan firmy VULCAN Sp. z o.o.; - import "Zestawienia dochodów jednostki za miesiąc" z programu ATMS Kids firmy Alan Systems Sp. z o.o.; - import faktur ustrukturyzowanych z Platformy Elektronicznego Fakturowania. Struktura plików zostanie udostępniona po podpisaniu umowy. System musi zapewnić wyeksportowanie danych z wszystkich zestawień z systemu do plików: .csv, .xml, .rtf, .xls. W przypadku zmiany wymienionych systemów na inny lub ich aktualizacji, która spowoduje utratę integracji, Wykonawca zapewni wprowadzenie aktualizacji umożliwiającej ponowną integrację 1.8 Wszystkie jednostki muszą być umieszczone w jednej bazie danych w systemie. Użytkownik mający uprawnienia do wielu jednostek powinien się przełączać pomiędzy nimi w sposób prosty i intuicyjny, np. na podstawie wyboru jednostki z listy. 1.9 System musi umożliwiać filtrowanie danych po określonej wartości, jak i sortowanie po dacie dokumentu lub w kolejności alfabetycznej z dowolnego miejsca w systemie. 1.10 System musi posiadać mechanizm tworzenia szablonów z ustawień, jakie użytkownik wybrał do sporządzenia dowolnego zestawienia w systemie. 1.11 System musi posiadać mechanizm rejestrowania zdarzeń z dowolnego obszaru aplikacji zawierający nazwę użytkownika, datę i godzinę, źródła finansowania, miejsce w systemie, typ zdarzenia (dodanie, edycja, usunięcie) i szczegółowy opis zdarzenia. 1.12 System musi posiadać wyróżnienia pól, które użytkownik musi wypełnić w celu zapisania formularza. W przypadku braku ich wypełniania, system powinien nie dopuścić do ich zapisania i poinformować użytkownika o błędnym wypełnieniu formularza, wskazując jakie pola należy uzupełnić. 1.13 System powinien informować użytkownika w sposób jasny i ułatwiający jego używanie w celu realizacji zadania. 1.14 System musi działać w trybie ciągłym w dni robocze. Aktualizacje i inne czynności techniczne, które wpływają na ciągłość jego działania muszą być wykonywane poza godzinami pracy CUW. 1.15 Wykonywanie kopii zapasowej systemu minimum 1 raz na dobę, w godzinach od 20.00 do 7.00. Kopie będą przechowywane na serwerze Wykonawcy innym niż działający System i znajdującym się w innym pomieszczeniu Informacje ogólne: 1. System musi być zgodny z aktualnymi przepisami prawa na dzień rozpoczęcia eksploatacji. 2. System musi zapewniać ochronę danych osobowych na poziomie przewidzianym przepisami prawa na dzień rozpoczęcia eksploatacji. 3. Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w systemie. 4. System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją, zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w organizacji CUW (przejmowanie do obsługi nowych placówek). 5. W związku z wejściem w życie z dniem 1 lipca 2018 r. ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 62), System musi zapewnić wymagania ustawowe w zakresie obsługi importu i eksportu danych, z uwzględnieniem płatności podzielonych. Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Rybnika 468/2018, wszystkie placówki muszą regulować zobowiązania metodą podzielnej płatności. 6. Wszystkie moduły muszą wymieniać pomiędzy sobą informacje tak, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. 7. System musi cechować się wielodostępnością i wielozadaniowością, zatwierdzona przez użytkownika modyfikacja danych w Systemie powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych użytkowników. 8. System musi posiadać dokumentację wynikającą z ustawy o rachunkowości, dotyczącą prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania. 9. Wykonawca zapewni utrzymanie Systemu oraz jego rozwój przez okres trwania umowy, przy czym: - aktualizacje systemu spowodowane zmianą otoczenia prawnego będą dostarczane najpóźniej na 7 dni roboczych przed wejściem w życie nowych przepisów, a jeżeli przepisy te będą wchodziły w życie z dniem ogłoszenia, najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych od ich wejścia w życie, z tym zastrzeżeniem, że nie spowoduje to naruszenia przez Zamawiającego terminów na realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa; w takim przypadku aktualizacje muszą być dostarczane w przeciągu 7 dni roboczych od dnia wejścia w życie nowych przepisów; - wykonawca umożliwi pracownikowi CUW zgłaszanie informacji o błędach i innych problemach z Systemem drogą telefoniczną, e-mailową bądź poprzez dedykowany do tego celu portal oraz odpowie pracownikowi CUW e-mailowo na każde złożone zgłoszenie oraz wyznaczy stałego konsultanta; - czas na usunięcie awarii – w ciągu dwóch dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia; - czas na usunięcie błędu – w ciągu dwóch dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia; Przez awarię rozumie się niepoprawne działanie Systemu, które uniemożliwia korzystanie z niego. Przez błąd rozumie się nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji Systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzonych danych, skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych danych, które nie powodują wstrzymania działania systemu. 10. Etap wdrożenia powinien zawierać: - utworzenie jednostek, wraz z wszystkimi danymi; - założenie dzienników księgowych; - wprowadzenie planu kont; - zdefiniowanie sprawozdań budżetowych i finansowych; - wprowadzenie wzorców numeracji dokumentów; - szkolenia pracowników, z zastrzeżeniem że Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby uczestników szkoleń. Wdrożenie powinno się zakończyć na dzień 1 stycznia 2020 roku. 11. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla użytkowników i administratorów z zakresu obsługi oprogramowania dla: - maks. 90 osób w zakresie rejestrowania dokumentów księgowych (6-godzinne szkolenie warsztatowe przy komputerze), - maks. 35 księgowych w zakresie obsługi (3-dniowe szkolenie warsztatowe przy komputerze, po 6 godzin w każdym dniu), - maks. 75 osób – dyrektorów jednostek obsługiwanych (w formie 2-godzinnej prezentacji), - 5 administratorów (6-godzinne szkolenie na miejscu w siedzibie CUW) oraz udzieli wsparcia w siedzibie Zamawiającego. 12. Szkolenia te mają osiągnąć następujące cele: - użytkownicy systemu będą samodzielnie obsługiwać System; - administratorzy aplikacji będą w stanie samodzielnie nadawać uprawnienia dla użytkowników Systemu; - szkolenia będą miały część praktyczną i teoretyczną. 13. Szkolenia mają odbyć się na terenie Miasta Rybnika zgodnie z harmonogramem i w uzgodnionych z CUW terminach. Za organizację szkoleń, tj. salę, niezbędny sprzęt (komputery, urządzenia multimedialne itp.), materiały szkoleniowe odpowiada Wykonawca. Maksymalna liczba osób w grupie podczas szkolenia przy komputerze: 15. 14. W przypadku zerwania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, zobowiązuje się on umożliwić dostęp do Systemu i danych w nim zgromadzonych, z jego pełną funkcjonalnością do czasu zawarcia umowy z nowym wykonawcą, a po tym czasie umożliwić dostęp do Systemu i danych w nim zgromadzonych w trybie do odczytu przez kolejnych 5 lat – na potrzeby kontroli. 15. W przypadku zakończenia umowy, Wykonawca zobowiązuje się umożliwić dostęp do Systemu i danych w nim zgromadzonych w trybie do odczytu przez kolejnych 5 lat – na potrzeby kontroli. Zgodnie z art. 30 ust 5 ustawy wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. Stosownie do treści art. 30 ust. 9 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że wymagane cechy niniejszego zamówienia są dostosowane do potrzeb wszystkich użytkowników oraz w żaden sposób nie ograniczają dostępności dla osób niepełnosprawnych. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający poniżej określa czynności w zakresie realizacji zamówienia przez osoby zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: - szkolenia, - wdrożenie, - asysta techniczna. W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego.