Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze oraz przewozy kolejowe

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze oraz przewozy kolejowe. 2. Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk w zakresie: 1) wyszukiwania połączeń, dokonywania rezerwacji, sprzedaży i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów lotniczych na pasażerskie loty zagraniczne i krajowe w tym linii lotniczych (przewoźników) będących członkami International Air Transport Association - IATA oraz linii lotniczych niskokosztowych (pod warunkiem, że Zamawiający zgłosi takie zapotrzebowanie); 2) wyszukiwania połączeń, dokonywania rezerwacji, sprzedaży i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów kolejowych na trasach zagranicznych i krajowych; 3) inne czynności określone w Umowie oraz czynności niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. 3. Zamawiający przewiduje rocznie: 1) do 180 przelotów zagranicznych na trasach europejskich, 2) do 120 przelotów na trasach pozaeuropejskich, 3) do 40 przelotów na trasach krajowych, 4) do 220 przejazdów na trasach kolejowych krajowych, 5) do 40 przejazdów na trasach kolejowych zagranicznych. 4. Zamawiający zastrzega sobie, że ilość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza lub większa niż określona w ust. 3. Liczba i kierunki zamówionych u Wykonawcy biletów wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego i mogą być różne od przewidywanych. 5. Wykonawca zobowiązany jest do regulowania należności za bilety lotnicze ze środków własnych. Zamawiający dokona zapłaty za bilety po otrzymaniu od Wykonawcy faktury. 6. Przy zakupie biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe połączenia lotnicze oraz na zagraniczne i krajowe przewozy kolejowe, Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy: 1) Kompleksowej, całodobowej obsługi przez Wykonawcę w zakresie rezerwacji biletów lotniczych oraz kolejowych realizacji połączeń wieloetapowych krajowych, zagranicznych oraz możliwości ich łączenia. 2) Zapewnienia wysokiej jakości usług, w tym: a. opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie, b. przedstawienie Zamawiającemu wariantów połączeń z uwzględnieniem wszelkich preferencji tj. ceny, czasu podróży, minimalnej ilości przesiadek w ustalony, dogodny dla Zamawiającego sposób (np. faxem, e-mail, telefonicznie). c. całodobowej możliwości dokonania rezerwacji / jej zmiany lub wykupu biletu, również w dni wolne od pracy, d. możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podroży oraz danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, e. dostarczania biletów lotniczych przewoźników stowarzyszonych w IATA lub posiadających autoryzacje IATA f. dostarczania biletów lotniczych przewoźników niskokosztowych, jeżeli Zamawiający zgłosi takie zapotrzebowanie, g. dostarczania biletów do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego, h. zaoferowania najbardziej korzystnego połączenia z zastosowaniem najniższych z możliwych taryf; Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że połączenie nie jest najkorzystniejsze to zażąda od Wykonawcy nowej korzystniejszej propozycji, i. informowania o zbliżających się terminach wykupu i złożonych rezerwacjach, j. wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od decyzji Zamawiającego, k. zapewnienia Zamawiającemu możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, l. wyznaczenia minimum dwóch osób do obsługi Zamawiającego (nie wyłącznej) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych oraz zapewnienia sprawnego, telefonicznego kontaktu z wyznaczonymi osobami (a w przypadku zajętej linii szybkie oddzwonienie lub przekierowanie do innej osoby). W celu telefonicznego kontaktu Zamawiającego z Wykonawcą, Wykonawca zapewni co najmniej 3 numery telefoniczne (nie wyłączne) do użytku Zamawiającego, m. szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia, n. pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych. 3) Zobowiązania się, w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia, do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi. 4) Wykonawca dokona rezerwacji biletów w klasach zlecanych przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz prześle na wskazane adresy e-mail informację o dokonanej rezerwacji zawierającą m.in. plan podróży i cenę biletu. 5) Zamawiający przewiduje zakup biletów na przeloty poza granice kraju w klasie ekonomicznej i w klasie business ewentualnie w innych klasach pośrednich na wszystkie kierunki na trasach europejskich (tam i z powrotem), na główne kierunki na trasach pozaeuropejskich (tam i z powrotem) w tym: Ameryka Północna, kraje Azji w tym Azji Południowo-Wschodniej oraz Bliskiego Wschodu, Ameryka Południowa Australia i Afryka. 6) Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie lotniczym ustalonymi przez IATA; W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca winien przedłożyć wraz z ofertą Certyfikat przynależności IATA lub ważne świadectwo akredytacji IATA uprawniające do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA. 7) Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia i przedłożenia Zamawiającemu miesięcznych zestawień zbiorczych sprzedanych biletów na podstawie zamówień Zamawiającego, zawierających trasę podróży, datę wylotu (wyjazdu)/powrotu, cenę jednostkową biletu do zapłacenia, ceną usługi Wykonawcy wraz z ewentualnym upustem (jeżeli został udzielony). 7. Kody i nazwy opisujące przedmiot zamówienia CPV: 63000000-9, 63512000-1, 63515000-2, 63516000-9, 63730000-5. 8. Wymagania Zamawiającego dotyczące podwykonawstwa: 1) Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. 2) Zgodnie z art. 36b ust. 1 ustawy, Zamawiający żąda, aby Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1. 9. Zamawiający nie przewiduje wprowadzania wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy PZP.