Świadczenie usługi gastronomiczno-hotelarsko-konferencyjnej na spotkaniu organizacyjnym dla kadry kierowniczej Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w dniach 10-11 grudnia 2019 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi gastronomiczno-hotelarsko-konferencyjnej na spotkaniu organizacyjnym kadry kierowniczej Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. 2. Przewidywany termin spotkania organizacyjnego: 10-11 grudnia 2019 r. 3. Przewidywana liczba uczestników na spotkaniu wynosi do 120 osób, z zastrzeżeniem, że przewidywana liczba osób korzystających z noclegów wynosi 45. 4. Usługi, o których mowa pkt 1, muszą być realizowane w jednym budynku hotelu/ośrodka szkoleniowego/centrum szkoleniowego o standardzie hotelu minimum trzygwiazdkowego, posiadającym zaplecze konferencyjne, gastronomiczne, bazę noclegową oraz parking. 5. Wykonawca zapewni Zamawiającemu 21 pokoi jednoosobowych (jako pokój jednoosobowy Zamawiający rozumie również pokój dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania – cena takiego pokoju dwuosobowego nie może być wyższa od ceny pokoju jednoosobowego) oraz 12 pokoi dwuosobowych. Zamawiający wymaga pokoi z łazienkami. 6. Zamawiający przewiduje, że w spotkaniu organizacyjnym może brać udział inna liczba osób, dlatego Wykonawca przygotowując ofertę zobowiązany jest przyjąć następujący sposób kalkulacji: - średni koszt za jednego uczestnika uwzględniający wszystkie koszty spotkania organizacyjnego, jakie ponosi Wykonawca na zapewnienie w szczególności: udostępnienia sal konferencyjnych, sali restauracyjnej, obiadów, serwisu kawowego – dla przewidywanych 120 osób, - średni koszt za jednego uczestnika uwzględniający noclegi ze śniadaniem i kolacją według menu hotelowego – dla przewidywanych 45 osób, z zastrzeżeniem, że 21 osób nocuje w pokojach jednoosobowych, a 24 osób nocuje w pokojach dwuosobowych. 7. Rzeczywista kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie stanowiła iloczyn ostatecznej liczby uczestników biorących udział w spotkaniu organizacyjnym wskazanej w Protokole odbioru przedmiotu zamówienia, ceny jednostkowej netto za udział uczestnika wskazanej w Formularzu oferty Wykonawcy oraz stawki VAT wskazanej w Formularzu oferty Wykonawcy. 8. Ostateczna liczba osób, które będą uczestniczyły w spotkaniu zostanie podana przez Zamawiającego na 2 dni robocze przed terminem spotkania organizacyjnego. Informacja ta będzie podstawą do przygotowania odpowiedniej liczby posiłków i do rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 9. Usługa, będąca przedmiotem zamówienia, powinna być świadczona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w kwestii żywienia zbiorowego. Na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za naruszenie przepisów sanitarnych, ppoż., BHP oraz brak stosownych zezwoleń na prowadzenie działalności związanej z przedmiotem zamówienia. W przypadku naruszeń, nałożone przez właściwe organy sankcje, obciążają Wykonawcę.