Świadczenie na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski usług pocztowym w obrocie krajowym i zagranicznym, Gmina Ostrów Wielkopolski, Al. Powstańców Wielkopolskich 12, woj. wielkopolskie.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Opis przedmiotu zamówienia. 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy, usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w okresie od dnia 1.01.2018 r. do 31.12.2019 r.; 2) Usługi pocztowe będą świadczone na rzecz Gminy Ostrów Wielkopolski, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy, mającej siedzibę w Urzędzie Gminy Ostrów Wielkopolski, 63-400 Ostrów Wielkopolski, Al. Powstańców Wielkopolskich 12 - na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z dnia 2017 r. poz. 1481); 3) Przesyłki pocztowe - listowe (gabaryt A i B) będą realizowane o wadze do 2.000 g w oszacowanej ilości: 20.504 szt. Gabaryty przesyłek listowych: a) gabaryt A – to przesyłka o wymiarach: ­ minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, ­ maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości: 20 mm, długości: 325 mm, szerokości: 230 mm; b) gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: a) minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość: 20 mm lub długość: 325 mm, szerokość: 230 mm, b) maksimum: suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm; c) w obrocie zagranicznym – przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych oraz paczek pocztowych: ekonomicznych i priorytetowych; 4) Przesyłki pocztowe - paczki (gabaryt A i B) będą realizowane o wadze do 10.000 g w oszacowanej ilości: 13 szt.; Gabaryty paczek pocztowych: a) gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:  minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości: 600 mm, szerokości: 500 mm, wysokości: 300 mm; b) gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość: 600 mm, szerokość: 500 mm, wysokość: 300 mm,  maksimum: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm; 5) Przesyłki pocztowe - kurierskie krajowe będą realizowane o wadze do 5.000g w oszacowanej ilości: 10 szt.; 6) Rodzaje i ilości przesyłek pocztowych do realizacji w ramach przedmiotowej usługi zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 1 do SIWZ W tabelach znajdujących się w ww. załączniku podane rodzaje i ilości przesyłek pocztowych są danymi orientacyjnymi. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w danych rodzajach w zależności od potrzeb Zamawiającego. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek pocztowych mogą odbiegać od określonych w załączniku nr 1. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych przesyłek; 7) W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia zakresu zamówienia spowodowanej zwiększeniem ilości przesyłek w ramach wykonania usługi, Zamawiający skorzysta z prawa opcji w wysokości 15% zamówienia podstawowego, określonego powyżej. Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. Zamówienia w ramach prawa opcji będą realizowane po wykorzystaniu prognozowanej wielkości przesyłek pocztowych. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Zamówienie w ramach prawa opcji będą realizowane na takich samych warunkach, jak zamówienie podstawowe, włącznie z cenami jednostkowymi oferowanymi przez Wykonawcę na realizację zamówienia podstawowego. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji, w jednoznacznie określonym zakresie; 8) Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru - nadawania przesyłek pocztowych, wskazanego przez Wykonawcę po zawarciu umowy – w terminie 3 dni od dnia jej zawarcia, z zastrzeżeniem postanowień pkt 9. Punkt odbioru – nadawania przesyłek pocztowych winien znajdować się w odległości nie większej niż 300,00 m od siedziby Zamawiającego, ustalonej wg nawigacji pieszej tj. najkrótszą drogą pieszo do celu przybycia. Punkt ten powinien być wyposażony w telefon (stacjonarny lub komórkowy) oraz winien umożliwiać obsługę pracowników Zamawiającego w pomieszczeniu znajdującym się wewnątrz budynku. Wykonawca zapewni w ww. punkcie obsługę pracowników Zamawiającego „poza kolejnością”, co należy rozumieć jako przyjęcie od nich przesyłek pocztowych w następnej kolejności po osobie obsługiwanej w czasie ich przybycia do lokalu; 9) W przypadku posiadania punktu, o którym mowa w pkt 8, w odległości większej niż 300,00 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek w dni robocze: od w poniedziałku do piątku - w godz. od 14:00 do 15:00, bezpośrednio z Biura podawczego Urzędu Gminy Ostrów Wielkopolski, znajdującego się w budynku Urzędu Gminy Ostrów Wielkopolski, Al. Powstańców 12, pokój nr 2; 10) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego; 11) Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, przedłoży Zamawiającemu niezwłocznie wzór pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego, celem uzgodnienia przed zawarciem umowy. Uzgodniony przez Zamawiającego wzór formularzy ww. dokumentów stanowić będzie załącznik nr 3 do umowy; 12) W przypadku przesyłek nadawanych w trybach postępowań administracyjnych i podatkowych Zamawiający będzie korzystał z własnych druków potwierdzeń odbioru. Zamawiający zapewnia, iż stosowane przez niego druki zwrotnych potwierdzeń odbioru będą spełniać wymogi Ordynacji podatkowej i KPA; 13) Z uwagi na fakt, iż część przesyłek listowych rejestrowanych przeznaczonych do nadania stanowią przesyłki zawierające pisma urzędowe (w trybie postępowania administracyjnego cywilnego, podatkowego, egzekucyjnego) zamawiający wymaga, by potwierdzenie nadania tych przesyłek miało moc dokumentu urzędowego.