Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Miejskiej Lubań oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie 5 lat kalendarzowych, tj. od 12 lipca 2016r. do 11 lipca 2021r

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Miejskiej Lubań oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie 5 lat kalendarzowych, tj. od 12 lipca 2016r. do 11 lipca 2021r., obejmująca w szczególności: 1) Kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Miejskiej Lubań oraz jej jednostek organizacyjnych obejmującą następujące usługi: 1. Prowadzenie rachunku bieżącego (podstawowego) Gminy Miejskiej Lubań, 2. Warunki specyfikacji obejmują również jednostki i instytucje kultury powiązane z budżetem, 3. Realizacja zleceń płatniczych w formie elektronicznej nie później niż następnego dnia roboczego, 4. Prowadzenie rachunków pomocniczych oraz rachunków jednostek organizacyjnych, 5. Realizacja lokat terminowych na zlecenie Gminy Miejskiej Lubań, w tym zwłaszcza overnight (każdych wolnych środków w przypadku korzystniejszego oprocentowania w stosunku do oprocentowania rachunku bieżącego) oraz weekendowych, 6. Sprzedaż produktów bankowych związanych z obsługą rachunku bieżącego tj. kredytów w rachunku bieżącym oraz poręczeń, 7. Bankowość internetową obejmującą w szczególności: - stałą obserwację obrotów i stanów środków na rachunkach bieżących oraz rachunkach pomocniczych, - możliwość dokonywania operacji bankowych z siedziby urzędu oraz jednostek organizacyjnych, 8. Przyjmowanie wpłat gotówkowych, 9. Dokonywanie wypłat gotówkowych, 10. Przechowywanie depozytów, 11. Obsługa operacji zagranicznych, 12. Możliwość otwierania w trakcie umowy rachunków pomocniczych na wniosek Gminy Miejskiej Lubań i jej jednostek organizacyjnych, 13. Potwierdzanie na wyciągach bankowych wszelkich operacji z podaniem stanu konta bankowego na każdy dzień roboczy, 14. Dokonywanie rozliczeń pieniężnych środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, 15. Świadczenie innych usług bankowych, 16. Możliwość uzyskania bieżącej informacji o saldzie rachunku bankowego za pomocą systemu elektronicznego, 17. Bank posiada w Lubaniu placówkę mogącą świadczyć wszystkie usługi zawarte w SIWZ lub otworzy ją do momentu podpisania umowy nie później jednak niż do 1 lipca 2016r., 18. Obsługę osób fizycznych, tj. przyjmowanie we wszystkich oddziałach i filiach (agencjach) banku (Wykonawcy) wpłat z tytułu podatków, należności cywilno-prawnych i opłat należnych Zamawiającemu oraz realizowanie wypłat za pomocą czeków, 19. Bank posiada system bankowości elektronicznej oraz instaluje w siedzibie zamawiającego i siedzibie wszystkich jednostek Gminy elektroniczny system obsługi bankowej wraz ze stosownym przeszkoleniem pracowników obsługujących system. Założenia dotyczące aplikacji stacjonarnej do obsługi rachunku bieżącego: a) wymagania dotyczące stacji roboczej: - oprogramowanie musi pracować na stacjach wyposażonych w Windows7 (64-bit) lub nowszych, b) baza danych: - baza instalowana w centralnym punkcie, tj. na serwerze pracującym na minimum Windows Server 2003 lub jakiejkolwiek dystrybucji Linuxa, - posiada narzędzia do optymalizacji bazy, c) plik XML: - możliwość zaimportowania pliku z kontrahentami, - możliwość eksportu płatników z obsługą subkont, - możliwość zaimportowania plików z wynagrodzeniami z programu finansowo-księgowego, d) obsługa techniczna: - czas reakcji na błędy krytyczne w ciągu 24 godzin, 20. Serwis systemu bankowości internetowej, 21. Realizacja przelewów złożonych za pośrednictwem bankowości elektronicznej do godz. 16:00 w dniu dokonania dyspozycji, 22. Bank zobowiązuje się do zapewnienia Zamawiającemu dostępu do systemu bankowości elektronicznej oraz przeszkolenia pracowników w ciągu trzech dni roboczych od daty odbioru przez Niego w placówce Banku pośredniczącej w zawarciu umowy, identyfikatora, hasła dostępu i karty procesorowej z czytnikiem. Do przeprowadzenia ww. czynności w jednostkach budżetowych Gminy Bank zobowiązuje się w terminie 7 dni roboczych od daty odbioru identyfikatora, hasła dostępu i karty procesorowej z czytnikiem, 23. Bank zobowiązuje się do umożliwienia Zamawiającemu odbioru identyfikatora, hasła dostępu i karty procesorowej z czytnikiem bez zbędnej zwłoki, 24. Zamawiający informuje, że wszelkie koszty osprzętu koniecznego do przesyłu środków finansowych drogą elektroniczną, jego dostarczenie, zamontowanie, skonfigurowanie oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ponosić będzie oferent, 25. Miesięczne terminy kapitalizacji odsetek od kredytu i od wolnych środków na rachunkach bankowych, 26. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za: - potwierdzenie salda, - wyciągi bankowe, - likwidację rachunku bankowego, - otwarcie rachunku lokat terminowych, - otwarcie rachunków bieżących i pomocniczych, - realizację przelewów dokonywanych przez zamawiającego wewnątrz banku, pomiędzy rachunkami gminy oraz jej jednostkami organizacyjnymi, - uruchomienie i prowadzenie lokat typu overnight, 27. Możliwość zaciągania kredytów w rachunku bieżącym, 28. Bank nie pobiera prowizji ani opłat za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym oraz za udzielenie kredytu, a także od niewykorzystanej części linii kredytowej w ramach przyznanego limitu i wszelkich czynności związanych z obsługą linii kredytowej, 29. Zabezpieczenie spłaty kredytu będzie stanowił weksel własny in blanco, 30. Wykonawca zapewni sprawną i terminową obsługę w zakresie przekazywania wyciągów bankowych w formie elektronicznej umożliwiających pełną identyfikację dokonywanych wpłat i wypłat oraz ustalenie dziennego salda rachunku. Wyciągi bankowe będą dostarczane drogą elektroniczną za każdy dzień roboczy najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystąpieniu operacji na rachunku bankowym. Wyjątkowo, w przypadku niemożliwości dostarczenia wyciągu bankowego drogą elektroniczną wyciąg bankowy zostanie doręczony w formie papierowej najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystąpieniu operacji na rachunku bankowym. 31. Referencje z prowadzonych rachunków bankowych bez pobierania dodatkowych opłat, 32. System identyfikacji masowych płatności dla wpłat z tytułu podatków i wybranych opłat na rachunku bieżącym Gminy Miejskiej Lubań. Możliwość wygenerowania rachunków wirtualnych do rachunku bieżącego w ilości ok. 30.000 szt. Założenia do systemu identyfikacji masowych płatności: - możliwość otrzymywania plików wynikowych min. raz na koniec każdego dnia, - opcja generowania numerów rachunków bankowych zarówno przez bank, jak i posiadacza rachunku, 33. Bank nie będzie pobierał prowizji i opłat za generowanie numerów rachunków wirtualnych, wykreślenie płatnika z listy, uruchomienie usługi, generowanie i przekazywanie plików wynikowych. 2) Jednostki Gminy Miejskiej Lubań objęte obsługą bankową: 1. Administracja Mieszkań Komunalnych, 2. Gimnazjum nr 1, 3. Gimnazjum nr 2, 4. Gimnazjum nr 3, 5. Łużyckie Centrum Rozwoju, 6. Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna, 7. Miejski Dom Kultury, 8. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, 9. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, 10. Muzeum Regionalne, 11. Ośrodek Wsparcia Dziennego, 12. Przedszkole Miejskie nr 1, 13. Przedszkole Miejskie nr 3, 14. Przedszkole Miejskie nr 5 15. Szkoła Podstawowa nr 1, 16. Szkoła Podstawowa nr 2, 17. Szkoła Podstawowa nr 3, 18. Szkoła Podstawowa nr 4, 19. Straż Miejska, 20. Żłobek Miejski, 21. Urząd Miasta Lubań. 3) Wyjaśnienia szczegółowe dotyczące warunków technicznych prowadzenia i obsługi rachunku bankowego: 1. Poza ca. 17 rachunkami bankowymi miasta jest jeszcze ca. 40 rachunków jednostek organizacyjnych. 2. Koszty z tytułu prowadzenia obsługi budżetu Gminy Miejskiej Lubań winny być zawarte w opisach kryteriów wyboru. 3. Potwierdzenie stanu salda na każdy dzień roboczy, w którym występują operacje na koncie bankowym poprzez wpisanie (salda) stanu na wyciągu bankowym. 4. Średnio dzienne saldo na rachunkach bieżących Urzędu Miasta oraz pozostałych jednostek organizacyjnych nie przedstawia w sposób wiarygodny stanu naszych środków finansowych na rachunkach bankowych. Salda na rachunkach bieżących Urzędu Miasta są tak zróżnicowane, począwszy od wysokiego stanu środków na rachunkach przez dłuższy, bądź krótszy okres czasu do wysokiego salda ujemnego. Wyliczenie ich średniej dziennej jest czynnością bardzo czasochłonną, a otrzymana wielkość będzie znacznie odbiegała od rzeczywistego stanu dziennych sald. Możemy zaznaczyć, że stan środków na rachunkach bankowych Urzędu wzrasta, gdy zbliżają się terminy płatności podatków, tj. ok. 15 każdego miesiąca. Szczególnie dużą ilość wpłat gotówkowych odnotowuje się w okolicach 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada - terminie płatności większości podatków. 5. Treść w brzmieniu: Złożą oświadczenie, że posiadają oddział bądź filię w Lubaniu lub zagwarantują jego (jej) utworzenie przed podpisaniem umowy, lecz nie później niż do 1 lipca 2016 roku informuje, że Bank ubiegający się o udzielenie zamówienia ma placówkę na terenie miasta Lubań lub zagwarantuje jej otwarcie do 01.07.2016 r. 6. Poprzez inne usługi bankowe rozumie się nieprzewidziane, sporadyczne usługi, np. prośba o wydanie opinii bankowej dotyczącą terminowości regulowania zobowiązań, stanu zadłużenia, poręczenia itp. 7. Uiszczane opłaty, w tym też prowizje za czynności związane z obsługą budżetu gminy, muszą być określone w SIWZ. Bank pobiera opłaty i prowizje za obsługę rachunku Posiadacza oraz za przeprowadzenie rozliczeń pieniężnych za pośrednictwem tego rachunku - zgodnie z ofertą. Niedopuszczalne jest, zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych, pobieranie opłat w tym też prowizji niewskazanych w ofercie. 8. SIWZ wskazuje jednoznacznie o sposobie i terminie przekazywania wyciągów. Przypomina się jednocześnie, że zapisy SIWZ zostają obligatoryjnie wprowadzone do umowy. 9. W przypadku odstąpienia przez bank od realizacji umowy, bank jest zobowiązany do prowadzenia obsługi budżetu gminy wraz z kredytem w rachunku bieżącym na dotychczasowych warunkach do czasu podpisania umowy z wyłonionym w postępowaniu przetargowym nowym bankiem. 10. Kredyt w rachunku bieżącym udzielany jest na okres jednego roku i jest on corocznie ponawiany. Zgodnie z Uchwałą Budżetową na rok 2016 Nr XVI/124/2015 Rady Miasta Lubań z dnia 29 grudnia 2015r. w sprawie ustalenia maksymalnej wysokości pożyczek i kredytów krótkoterminowych na rok 2016, ustalono maksymalną kwotę kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy do kwoty 2.000.000,00 zł. Oprocentowanie kredytu oparte jest na stawce WIBOR 1M plus stała marża banku. Zgodnie z art. 89 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Kredyt podlega spłacie w tym samym roku, w którym został zaciągnięty. Zaciągnięte kredyty i pożyczki oraz wyemitowane papiery wartościowe, z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu, podlegają spłacie lub wykupowi w tym samym roku, w którym zostały zaciągnięte.