,,Świadczenie na rzecz Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Rybniku usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym z podziałem na zadania

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Rybniku usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym. Zamówienie zostało podzielone na 2 zadania. Szczegółowe wymagania Zamawiającego odnośnie przedmiotu zamówienia: 1) Przez Wykonawcę tj. Operatora Pocztowego rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 2) Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia świadczone będą na rzecz Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Rybniku, mieszczącego się przy Kościuszki 17, 44-200 Rybnik 3) Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego miejsca w Polsce oraz poza granicami Polski. 4) Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia obejmują przesyłki pocztowe: A. listowe nierejestrowane (zwykłe), B. listowe nierejestrowane najszybszej kategorii (priorytetowe zwykłe), C. listowe rejestrowane ( polecone), nadane i doręczane z pokwitowaniem, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, D. listowe rejestrowane z potwierdzeniem odbioru (polecone zpo), nadane i doręczone za pokwitowaniem oraz zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez adresata, które zwracane jest do nadawcy, E. listowe rejestrowane najszybszej kategorii (polecone priorytetowe), nadane i doręczane za pokwitowaniem, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, F. listowe rejestrowane najszybszej kategorii z potwierdzeniem odbioru (polecone priorytetowe zpo), nadane i doręczane za pokwitowaniem oraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez adresata, które zwracane jest do nadawcy G. paczki pocztowe – nadane i doręczone za pokwitowaniem lub dodatkowo ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru zwracanym do nadawcy , z uwzględnieniem podziału na przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii i będące przesyłkami najszybszej kategorii H. przesyłki kurierskie stanowiące przesyłkę rejestrowaną lub paczką pocztową, przyjmowane, sortowane, przemieszczane i doręczane w sposób łącznie zapewniający: - śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, - doręczenie przesyłki pocztowej w gwarantowanym terminie określonym w regulaminie świadczenia usług pocztowych - doręczanie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, - uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej. 5) Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują: a) przesyłki listowe o wadze do 2000 g i o rozmiarze ( gabaryt A): minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140mm maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm, b) przesyłki listowe o wadze do 2000g i rozmiarze (gabaryt B): minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm maksimum- suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600mm , c) paczki pocztowe o wadze do 20 kg i rozmiarze ( gabaryt A): minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140mm maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm, d) paczki pocztowe o wadze do 20 kg i o rozmiarze (gabaryt B): minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300 mm maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm, e) przesyłki kurierskie o wadze do 50 kg i o rozmiarze: minimum – 100 mmx160 mm maksimum – długość + szerokość + wysokość nie może przekroczyć 2500 mm przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm 6) Wykonawca zapewnia wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz druki potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. 7) Zamawiający określa rodzaj przesyłki (np. zwykłą, polecona, priorytetowa, zpo, ) na stronie adresowej przesyłki oraz umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę. 8) Operator zobowiązany jest zapewnić dla lokalizacji wskazanej w punkcie 2 możliwie najbliższy punkt nadawczy (odległość od lokalizacji do punktu nadania nie może być większa niż 1000 m.) 9) Usługa doręczania przesyłek winna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie Prawo pocztowe i wydanymi na ich podstawie aktami wykonawczymi. 10) Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie lub inne roszczenia na zasadach i wysokości określonych w ustawie Prawo Pocztowe. 11) Przedmiot zamówienia obejmuje zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek pocztowych niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia z podaniem przyczyny zwrotu. 12) Zamawiający zobowiązany jest do przygotowania przesyłek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do zgodnego z adresem miejsca przeznaczenia. Zamawiający nie dopuszcza przepakowywania przesyłek ani zmian w zakresie nadawcy przesyłek. 13) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po jej doręczeniu. 14) W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 15) W przypadku stwierdzenia nieobecności adresata lub innej osoby uprawnionej do odbioru przesyłki poleconej, pracownik doręczający pozostawia w skrzynce oddawczej adresata zawiadomienie o próbie jej doręczenia oraz możliwości odbioru w określonym terminie , we wskazanej placówce pocztowej. W przypadku niezgłoszenia się adresata lub innych uprawnionych osób po odbiór przesyłki, placówka, w której jest ona przechowywana przekazuje najpóźniej w 7-ym dniu licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia, powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru. 16) Zamawiający może zgłosić reklamację z tytułu niewykonania usługi lub nienależytego wykonania usługi . Termin udzielenia odpowiedzi przez Wykonawcę nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012r. - Prawo pocztowe, a także regulaminy świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. W sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( t.j. Dz. U.2017 r. poz. 459). 17) W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, stanowiącego załącznik do umowy. 18) W formularzach cenowych , stanowiących załączniki do specyfikacji istotnych warunków zamówienia , Zamawiający podał szacunkową ilość przesyłek danego rodzaju jaką zakłada nadać w okresie realizacji zamówienia. Dane te Zamawiający ustalił w oparciu o analizę dotychczas wysyłanej korespondencji . Zamawiający informuje , że nie zobowiązuje się do realizowania ilości przesyłek podanych w formularzach cenowych. Rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego , na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając , że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. 19) Opłata za zwroty przesyłek rejestrowanych , które nie zostały doręczone adresatowi odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury , do której dołączony zostanie wykaz zwróconych przesyłek w danym okresie. 20) Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Operator wystawi fakturę VAT wraz z wykazem usług pocztowych z podziałem na ilość , wagę, gabaryt i rodzaj przesyłki. 21) Płatność za usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia uiszczane będą w formie opłaty „z dołu” w miesięcznym okresie rozliczeniowym na podstawie wystawionych faktur VAT zawierających specyfikacje wykonanych w danym okresie usług w stosunku do danego rodzaju przesyłek. 22) Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym , potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych ,przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym lub w przypadku przesyłek nieujętych w formularzu cenowym – w cenniku usług Wykonawcy , a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem stwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. 23) W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość, waga, gabaryt, rodzaj przyjętych lub zwróconych przesyłek , stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora. 24) Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie książki nadawczej sporządzonej w dwóch egzemplarzach( wg wzoru stanowiącego załącznik do umowy- po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 25) Nadanie przesyłek rejestrowanych będzie każdorazowo potwierdzane przez Wykonawcę z określeniem daty nadania: potwierdzenie dokonywane będzie po każdorazowym nadaniu w prowadzonej dla nadanych przesyłek książce nadawczej. 26) Potwierdzenie doręczenia albo zwrotu przesyłki poleconej w formie elektronicznej w obrocie krajowym. 27) Do oferty Wykonawca dołączy stosowany przez siebie i aktualny na dzień składania oferty : a) szczegółowy aktualny na dzień składania ofert cennik usług pocztowych stosowany przez Wykonawcę b) aktualny na dzień składania ofert regulamin świadczenia usług pocztowych 27) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie niżej wymienionymi przepisami: - Ustawa z dnia 23 listopada 2012r.- Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1481) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze - międzynarodowe przepisy pocztowe w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie zagranicznym, o ile stanowią inaczej niż to zostało uregulowane przepisami Ustawy z dnia 23 listopad 2012 r. - Prawo Pocztowe - Kodeks postępowania administracyjnego, z dnia 14.06.1960 (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257) – regulujący tryb doręczania pism nadawczych w postępowaniu administracyjnym, - Ordynacja podatkowa, z dnia 29.08.1997 r. (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 regulująca tryb doręczania pism nadawanych w trybie ordynacji podatkowej - Inne akty prawne związane z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydane na podstawie Ustawy – Prawo pocztowe i Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r. W sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. Szczegółowy zakres usługi określa SIWZ.