Dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, kopiujących i faksowych użytkowanych w jednostkach OR KRUS w Łodzi

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, kopiujących i faksowych użytkowanych w jednostkach organizacyjnych Oddziału Regionalnego KRUS w Łodzi. 2. Wykaz zamawianych materiałów eksploatacyjnych stanowi Załącznik nr 2 do umowy. 3. Przedmiot zamówienia dostarczany będzie do jednostek organizacyjnych Zamawiającego wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy. 4. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane w zależności od potrzeb Zamawiającego, w oparciu o składane zamówienia dokonywane przy pomocy internetowego systemu do składania zamówień (zwanego dalej „systemem”), który Wykonawca udostępnia Zamawiającemu. 5. Materiały eksploatacyjne muszą być dopuszczone do obrotu na terytorium Polski oraz muszą spełniać wymogi określone przepisami prawa i normami. 6. Wykonawca dostarczy materiały eksploatacyjne: 1) fabrycznie nowe, tj. wykonane w 100% z nowych elementów, wcześniej nie używane, nieregenerowane (pojemniki nie mogą być wyczyszczone i ponownie napełnione tonerem lub tuszem), 2) bez śladów uszkodzeń, 3) fabrycznie opakowane przez producenta, nienoszące śladów otwierania, 4) zaopatrzone w: a) etykiety identyfikujące dany produkt, b) datę ważności, c) numer katalogowy produktu, d) nazwę i symbol urządzenia, z którym jest kompatybilny, e) oznaczenie koloru tonera lub tuszu, f) nazwę producenta, 5) opakowane w sposób chroniący kasetę z tonerem lub tuszem, szczególnie przed wpływami otoczenia, zwłaszcza światłem i wilgocią. 7. Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za awarie urządzeń spowodowane niewłaściwym funkcjonowaniem dostarczanych przez niego materiałów eksploatacyjnych. W takim przypadku Wykonawca pokryje koszt naprawy uszkodzonego sprzętu w autoryzowanym punkcie serwisowym. Podstawą zapłaty będzie opinia i faktura autoryzowanego serwisu dokonującego naprawy. 8. Część urządzeń biurowych Zamawiającego posiada aktualną gwarancję producenta – wykaz urządzeń stanowi Załącznik nr 4 do umowy. Jeśli na skutek awarii urządzenia, wynikłej z winy stosowania materiałów dostarczanych przez Wykonawcę, Zamawiający utraci gwarancję producenta urządzenia, w ramach rekompensaty za utracone korzyści Wykonawca będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków wynikających z umowy gwarancyjnej na dane urządzenie, na pozostały okres udzielonej przez gwaranta gwarancji, bez zmiany warunków. 9. W przypadku ujawnienia wad jakościowych dostarczonych materiałów eksploatacyjnych, Wykonawca dostarczy w zamian takie same produkty wolne od wad. Reklamacje na materiały eksploatacyjne posiadające gwarancję producenta, będą zgłaszane przez Wykonawcę zgodnie z kartą gwarancyjną. Wykonawca odbierze, na swój koszt, bez zmiany ceny, produkty reklamowane. Zgłoszenia reklamacji dokonywane będą w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail. 10. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych, w celu przekazania ich do utylizacji. Odbiór następował będzie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, raz na trzy miesiące, z każdej z jednostek organizacyjnych Zamawiającego, wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy. 11. Przedmiot umowy dostarczany będzie do jednostek organizacyjnych Zamawiającego wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy. 12. Wykonawca zapewnia internetowy system do składania zamówień, który posiada następujące cechy: 1) system będzie działał przy pomocy przeglądarki Internet Explorer w wersji 8 / Mozilla Firefox 50 lub nowszych, przy użyciu protokołu https, po uwierzytelnieniu za pomocą loginu i hasła użytkownika – z możliwością zmiany hasła użytkownika, 2) możliwość składania zamówień przy użyciu systemu co najmniej przez pięć dni w tygodniu, tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach 7.30 do 15.30, 3) możliwość bieżącego kontrolowania, za pośrednictwem systemu, wydatków brutto poniesionych na poszczególnych kontach, 4) możliwość dokonywania bieżącej analizy zamówień aktualnych i już zrealizowanych, na poszczególnych kontach, 5) możliwość nadawania uprawnień do składania zamówień oraz uprawnień do ich zatwierdzania dla osób, które wyznaczy Zamawiający, 6) każda jednostka organizacyjna Zamawiającego zostanie zarejestrowana w systemie udostępnionym przez Wykonawcę. Rejestracja polegać będzie na utworzeniu dla każdej jednostki organizacyjnej Zamawiającego odrębnego konta w celu sprawnej rejestracji zamówienia oraz ich ewidencjonowania pod względem ilościowym i pod względem kosztów, 7) Zamawiający wyznaczy co najmniej 35 osób, uprawnionych do składania zamówień i co najmniej 2 osoby, które będą odpowiedzialne za zatwierdzanie zamówień. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za składanie lub zatwierdzanie zamówień, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o tym Wykonawcę, za pomocą poczty elektronicznej. Wykaz osób uprawnionych do składania i zatwierdzania zamówień stanowi Załącznik nr 3 do umowy, 8) Wykonawca, w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy, zaimplementuje w systemie wykaz produktów wskazanych w Załączniku nr 2 do umowy, 9) Wykonawca zapewnia, że udostępnienie Zamawiającemu systemu nie narusza praw osób trzecich. W przypadku, gdy do Zamawiającego zostaną zgłoszone roszczenia osób trzecich dotyczące naruszenia praw związanych z korzystaniem z systemu, Wykonawca zobowiązuje się do ich zaspokojenia. Wykonawca zobowiązuje się także do pokrycia i zwrotu wszelkich kosztów jakie poniesie Zamawiający, wskutek dochodzenia roszczeń zgłoszonych przez osoby trzecie, 10) Zamawiający będzie składał zamówienia wyłącznie za pośrednictwem systemu. W sytuacji, gdy system ulegnie awarii, Zamawiający będzie składał zamówienia wyłącznie na piśmie. Realizacja takiego zamówienia nastąpi w formie pisemnej, faksowej, e-mailowej.