Modernizacja izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie

nie

Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego, Krajowy numer identyfikacyjny 1550846800000, ul. ul. Jazdów  1, 00467   Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 22 5017020, 8258258, e-mail it@instytut-teatralny.pl, faks 22 5017026, 8255302.
Adres strony internetowej (url): http://www.instytut-teatralny.4bip.pl/

Modernizacja izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego w zakresie koniecznym i niezbędnym

Modernizacja izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie w zakresie koniecznym i niezbędnym do zabezpieczenia zdrowia pracowników Instytutu Teatralnego oraz zapobieżenia wystąpieniu szkód w mieniu Instytutu Teatralnego

II.5) Główny Kod CPV:
45110000-1

Postępowanie prowadzone jest w trybie  zamówienia z wolnej ręki  na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Pracownia Dokumentacji Teatru im. Barbary Krasnodębskiej (dalej: „Pracownia”) mieszcząca się w siedzibie Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie (dalej: „Zamawiający”) stanowi największe tematyczne archiwum teatralne w Polsce zawiera bezcenne zbiory składające się m.in. z: a) wycinków prasowych (miesięcznie napływa ich do zbiorów kilka tysięcy, cały zbiór liczy około 3 000 000) dotyczące bieżącej działalności wszystkich artystów i teatrów w Polsce oraz wszelkich wydarzeń teatralnych, b) programów, c) afiszy, d) plakatów i zdjęć i negatywów z premierowych i archiwalnych spektakli teatralnych w całej Polsce, e) nagrań premierowych i archiwalnych spektakli, f) filmów dokumentalnych dotyczących teatru, g) archiwów prywatnych, obejmujące oprócz powyższych także korespondencję, egzemplarze reżyserskie, dokumenty, rękopisy itp., h) projektów scenograficznych. Roczny przyrost zasobów to co najmniej kilkadziesiąt metrów bieżących dokumentów różnego typu, ale także kilkaset rozmaitego formatu pamiątek i elementów przestrzennych – związanych także z działalnością wystawienniczą, jaką prowadzi funkcjonująca w ramach Pracowni Dokumentacji Galeria Instytutu Teatralnego. Wszystkie te zbiory są unikatowe w skali kraju i Europy – wiele ze zgromadzonych w zasobie elementów to jedyne w kraju egzemplarze, nigdzie indziej niezachowane w związku z czym cały zasób archiwalny Pracowni to materiały kategorii A, czyli wieczystego przechowywania, często pojedyncze egzemplarze/eksponaty o trudnej do oszacowania wartości. Te bezcenne i unikatowe zbiory przechowywane są w pomieszczeniach Pracowni na parterze zajmowanego przez Zamawiającego zabytkowego budynku przy ul. Jazdów 1 oraz w jego magazynach, położonych w piwnicach, które zostały wyposażone w odpowiednie systemy regałów (zapewniające optymalne przechowywanie materiałów różnych kategorii), monitoring temperatury i wilgotności, niezbędny do zachowania odpowiednich dla poszczególnych rodzajów kolekcji parametrów (na przechowywane tam materiały składają się dokumenty papierowe, taśmy audio, video i filmowe, lalki i kostiumy teatralne, oprawne grafiki, obrazy, elementy dekoracji). W części pomieszczeń magazynowych rozwinęły się kolonie grzyba, co wymaga natychmiastowej interwencji, a brak natychmiastowego podjęcia prac zabezpieczających budynku przed dalszym rozwojem grzyba i wilgocią grozi z jednej strony degradacją bezcennego archiwum (którego wielkość i stały, codzienny rozrost oraz udostępnianie, będące jednym ze statutowych działań Zamawiającego, wykluczają przeniesienie gdziekolwiek indziej), z drugiej dewastacją zabytkowego budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego, z trzeciej zaś strony niepowstrzymanie rozwoju grzyba i niezapobieżenie jego ponownemu pojawieniu się działa szkodliwie także na zdrowie pracowników przebywających w magazynie i codziennie pracujących przy zbiorach. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm. dalej: „Pzp”)., podstawowymi trybami udzielania zamówienia są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Skorzystanie z możliwości przeprowadzenia postępowania w pozostałych trybach, w tym w trybie zamówienia z wolnej ręki, uzależnione jest od wystąpienia przesłanek określonych w ustawie Pzp. Stosownie do art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Przepis ten umożliwia zatem udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, gdy zaistnieją łącznie następujące okoliczności: a) wyjątkowa sytuacja, b) przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego, c) sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć, d) wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, e) nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia. Dodatkowo pomiędzy wszystkimi wymienionymi powyżej warunkami powinien zachodzić związek przyczynowo – skutkowy oraz związek czasowy. Po pierwsze, należy podkreślić, że w przedmiotowej sprawie została wypełnione wszystkie wskazane powyżej przesłanki, w tym w szczególności przesłanka (d) konieczności natychmiastowego wykonania zamówienia w zakresie pozwalającym na zapobieżenie szkodom w mieniu Zamawiającego oraz związanym z koniecznością ochrony zdrowia pracowników Zamawiającego. Natychmiastowe wykonanie zamówienia oznacza konieczność jego realizacji szybciej niż pilnie, czyli właściwie z dnia na dzień z uwagi na konieczność rozpoczęcia prac przed rozpoczęciem przymrozków co wynika bezpośrednio z zasad sztuki budowlanej mających zastosowanie do przedmiotowych prac. Jeśli idzie zaś o pozostałe przesłanki należy wskazać, że rozwój zagrzybienia i brak możliwości zapobieżenia jego rozwojowi w inny sposób niż poprzez udzielenie przedmiotowego zamówienia w zakresie wskazanym w poprzedzającym akapicie w trybie z wolnej ręki na dzień udzielenia tegoż zamówienia stanowi bez (a) wątpienia sytuację wyjątkową, (b) przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego, (c) sytuacji braku możliwości udzielenia zamówienia w innym trybie Zamawiający nie mógł przewidzieć – dochował bowiem należytej staranności ogłaszając w dniu 17 października 2018 r. przetarg nieograniczony nr 637864-N-2018 na „Modernizację izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie”. Przetarg ten został unieważniony w dniu 5 listopada 2018 r. na podstawie art. 93 ust. 3 pkt 2 Pzp ze względu, że zaoferowana najkorzystniejsza kwota przewyższała tą, jaką Zamawiający zamierzała przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie było możliwe rozstrzygnięcie przetargu. W związku z powyższym, celem realizacji obowiązku ustawowego Zamawiającego polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa zdrowia pracowników Zamawiającego oraz konieczności zapobieżenia szkodzie w mieniu Zamawiającego zostało zlecone w trybie pilnym przez Zamawiającego wykonanie przedmiaru robót, które są niezbędne do wykonania w trybie natychmiastowym. Prace te zostały określone w zweryfikowanym przedmiarze robót i przekazanym do obejmujących modernizację izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie w zakresie koniecznym i niezbędnym do zabezpieczenia zdrowia pracowników Instytutu Teatralnego oraz zapobieżenia wystąpieniu szkód w mieniu Instytutu Teatralnego. Uzasadniając wybór trybu z wolnej ręki na „Modernizację izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego przy ul. Jazdów 1 w Warszawie w zakresie koniecznym i niezbędnym do zabezpieczenia zdrowia pracowników Instytutu Teatralnego oraz zapobieżenia wystąpieniu szkód w mieniu Instytutu Teatralnego” należy zauważyć, że Zamawiający ma pełną świadomość tego, że nie wszystkie zamówienia, które powinny być udzielone w trybie pilnym, wymagają natychmiastowego wykonania. Dla udzielania zamówień w trybie pilnym, ale nie wymagającym podejmowania działań natychmiastowych, ustawodawca przewidział bowiem inny tryb niż zamówienie z wolnej ręki (np. negocjacje bez ogłoszenia). Art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp dotyczy pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, czyli pilnej potrzeby zawarcia umowy z wykonawcą (przepis ten nie odnosi się do czasu realizacji zamówienia), natomiast art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp dotyczy natychmiastowej potrzeby wykonania zamówienia, czyli jego realizacji niemal „z dnia na dzień”. Jest to zatem przesłanka, z której można skorzystać jedynie w sytuacjach wyjątkowych, wymagających od zamawiającego szczególnie szybkiej reakcji. Potrzeba natychmiastowego zrealizowania zamówienia podyktowana musi być koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań, mających na celu uniknięcie tych skutków. W niniejszym stanie faktycznym bez wątpienia mamy do czynienia z zaistnieniem wszystkich przesłanek z art. 67 ust 1 pkt 3 ustawy Pzp. Po drugie, Zamawiający ma świadomość, że konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia musi ściśle wiązać się z określeniem niezbędnego zakresu przedmiotu zamówienia. Przyjąć należy, iż zakres zamówienia udzielonego w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp powinien dotyczyć wyłącznie prac koniecznych do zabezpieczenia najważniejszych aktualnych potrzeb zamawiającego. Art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp odnosi się do zamówienia, którego natychmiastowe wykonanie jest „wymagane”. Oznacza to, że zamówienie z wolnej ręki na podstawie ww. przepisu może być udzielone jedynie w zakresie niezbędnym do uniknięcia zagrożenia zdrowia i życia, istotnych szkód w mieniu lub środowisku. Zamawiający zmuszony był do podjęcia natychmiastowych działań zmierzających do powierzenia wykonania prac koniecznych do zabezpieczenia mienia Zamawiającego, przystąpienie do wykonania prac (poprzedzone zawarciem stosowanej umowy na warunkach określonych w SIWZ do przetargu nr 637864-N-2018 ze stosownymi modyfikacjami wynikającymi z ograniczeniem zakresu prac do tych, które są konieczne do wykonania w trybie natychmiastowym) musi nastąpić w trybie natychmiastowym tj. nie później niż do dnia 19 listopada 2018 r. z uwagi na warunki pogodowe, które mogą doprowadzić do rozwoju zagrzybienia w budynkach Zamawiającego w wypadku, w którym nie nastąpiłoby podjęcie prac w trybie natychmiastowym. Zważywszy, że istotne postanowienia umowy na modernizację izolacji przeciwwilgociowej ścian piwnicznych siedziby Instytutu Teatralnego zostały ogłoszone w ramach w ramach prowadzenia przetargu nr 637864-N-2018 Zamawiający postanowiły zawrzeć umowę w trybie z wolnej ręki w oparciu o wskazane w istotne postanowienia umowy zmodyfikowane odpowiednio w zakresie wynikającymi z ograniczeniem zakresu prac do tych, które są konieczne do wykonania w trybie natychmiastowym.