Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Góra Kalwaria i jej jednostek organizacyjnych w okresie od 24 listopada 2018 r. do 31 grudnia 2021 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Góra Kalwaria i jej jednostek organizacyjnych w okresie od 24 listopada 2018 r. do 31 grudnia 2021 r. W skład jednostek organizacyjnych Gminy Góra Kalwaria wchodzą: - Gmina Góra Kalwaria (organ), - Urząd Miasta i Gminy w Górze Kalwarii, - Ośrodek Pomocy Społecznej, - Ośrodek Sportu i Rekreacji w Górze Kalwarii, - Administracja Budynków Komunalnych, - Zespół Obsługi Placówek Oświatowych, - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Górze Kalwarii, - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Górze Kalwarii, - Szkoła Podstawowa w Coniewie, - Szkoła Podstawowa w Cendrowicach, - Szkoła Podstawowa w Baniosze, - Szkoła Podstawowa w Brześcach, - Szkoła Podstawowa w Czersku, - Szkoła Podstawowa w Czachówku, - Szkoła Podstawowa w Czaplinku, - Szkoła Podstawowa w Dobieszu, - Zespół Szkolno – Przedszkolny w Kątach, - Przedszkole Samorządowe Nr 1 w Górze Kalwarii, - Samorządowe Przedszkole Integracyjne w Górze Kalwarii, - Przedszkole Samorządowe w Wilczynku (Przedszkole Samorządowe w Baniosze), - Żłobek Miejski w Górze Kalwarii. Kompleksowa obsługa bankowa budżetu gminy i jej jednostek obejmuje: 1. Bieżącą obsługę bankową: a/ otwarcie i prowadzenie rachunku podstawowego w złotych polskich dla budżetu Gminy b/ otwarcie i prowadzenie podstawowych rachunków w złotych polskich dla gminnych jednostek organizacyjnych c/ otwarcie i prowadzenie innych rachunków budżetu Gminy Góra Kalwaria, Urzędu Miasta i Gminy oraz jednostek organizacyjnych zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m. in. takich jak: rachunek dotacji, rachunki na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych środkami UE, wydzielone rachunki dochodów jednostek oświatowych, rachunki ZFŚS, rachunki indywidualne, i inne wynikające z przepisów prawa d/ umożliwienie zamawiającemu podglądu na wszystkie swoje uruchomione rachunki bankowe oraz jednostek organizacyjnych wskazanych przez Zamawiającego e/ realizację poleceń przelewu f/ realizację płatności bezgotówkowych g/ przyjmowanie wpłat gotówkowych i dokonywanie wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione h/ wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi i/ świadczenia usług bankowości elektronicznej (w tym: zainstalowanie w siedzibie każdej z jednostek organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej, serwisu i bieżącej aktualizacji oprogramowania, przeszkolenia wskazanych pracowników, zapewnienia możliwości generowania pliku JPK WB) j/ lokowanie wolnych środków na wskazanym rachunku bankowym na lokatach overnight k/ obsługa kasowa, w szczególności wypłaty gotówki na podstawie czeku czy list wypłat dostarczanych przez Zamawiającego i jednostki organizacyjne l/ wykonywanie czynności związanych z obsługą masowych płatności – system wirtualnych rachunków kontrahenckich. 2. Pozostałe usługi bankowe: a/ wydawanie blankietów czeków gotówkowych b/ nieodpłatne wydawanie opinii bankowej o prowadzonych rachunkach bankowych oraz innych opinii i zaświadczeń – w zależności od potrzeb Zamawiającego c/ potwierdzanie stanu sald na rachunkach d/ możliwość generowania wyciągów bankowych z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji na każdy dzień roboczy e/ odtwarzanie historii rachunku f/ udzielanie poręczeń g/ wyznaczenie bezpłatnie opiekuna – doradcy zamawiającego. 3. Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym, które są objęte zmówieniem, wyciągi bankowe w formie pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godz. 12.00 następnego dnia roboczego. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego skutkującego brakiem możliwości przekazania wyciągów w formie elektronicznej, Wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. Wyciągi muszą zawierać: a/ wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności, b/ informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie, c/ pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek, aktualnego oprocentowania środków na rachunku. 4. Realizowanie przelewów krajowych i zagranicznych: a/ dokonywanie przelewów wewnątrz banku Wykonawcy, realizowanych za pomocą sytemu bankowości elektronicznej, za które Wykonawca nie będzie pobierał opłat b/ dokonywanie przelewów poza bank Wykonawcy, realizowanych za pomocą systemu bankowości elektronicznej, za które Wykonawca może pobierać opłatę w PLN w wysokości podanej w ofercie przetargowej c/ realizacja zlecenia płatności złożonego do godz. 19.00 wewnątrz banku i do godziny 13.30 poza bank Wykonawcy umowy nastąpi w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku d/ w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej Zamawiający, celem realizacji przelewu w formie papierowej w dniu jego złożenia, dostarczy przelew do banku do godz. 13.30. Za przelewy złożone w formie papierowej Wykonawca może pobierać opłaty w PLN w wysokości podanej w ofercie przetargowej e/ w przypadku dopuszczenia przez system, z winy Wykonawcy, do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych (np. przez nieuprawnionego użytkownika), na Wykonawcy ciąży obowiązek pokrycia strat. 5. Udostępnienie Zamawiającemu środków do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek. 6. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest: a/ zapewnić stałą i sprawną obsługę interesantów w budynku Urzędu Miasta i Gminy w każdy dzień roboczy w godzinach pracy Urzędu, z jedną przerwą, oraz nie pobierania od wpłacających opłat od wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Gminy i jej jednostek organizacyjnych, b/ obsługę kasową w co najmniej 1 punkcie na terenie Miasta (poza punktem w budynku Urzędu Miasta i Gminy) i w tym miejscu nie pobierania od wpłacających opłat od wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Gminy i jej jednostek organizacyjnych, c/ na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego. 7. Opłaty za czynności objęte przedmiotem zamówienia pobierane będą przez Wykonawcę z rachunku bankowego wskazanego przez Zamawiającego, w przypadku braku środków na tym rachunku bank niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o ich wysokości, który niezwłocznie zasili rachunek bankowy wydatków niezbędną kwotą. Inne opłaty za czynności bankowe nie wyszczególnione w zamówieniu pobierane będą w PLN w wysokości wskazanej w ofercie przetargowej. 8. System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego. Zapewnienie obsługi systemu bankowości elektronicznej obejmuje przede wszystkim: a/ realizowanie operacji bankowych w trybach zwykłym, przyspieszonym i pilnym oraz w systemach Elixir, Sorbnet, SWIFT i innych b/ dokonywanie przelewów krajowych w dniu ich złożenia najbliższą sesją. Wymagane są 3 sesje rozliczeniowe w systemie Elixir. W razie nie zrealizowania zlecenia we wskazanym terminie Wykonawca zapłaci Zamawiającemu odsetki ustawowe za opóźnienie, od kwoty każdego niewłaściwie zrealizowanego zlecenia c/ dokonywanie przelewów pomiędzy rachunkami w banku Wykonawcy bez zbędnej zwłoki d/ składanie i dokonywanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przez osoby upoważnione przed wysłaniem do odbiorcy e/ dokonywanie płatności zagranicznych zgodnie ze standardem SWIFT f/ szybki dostęp do aktualnych informacji o stanie środków na rachunkach i przeprowadzonych transakcjach, w tym: - podgląd aktualnego salda na wybranym rachunku - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach Zamawiającego - pobieranie wyciągów bankowych za każdy dzień w formie pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF, przy czym elektroniczne wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego powinny być wygenerowane najpóźniej do godziny 12.00 dnia następnego - możliwość drukowania pojedynczych transakcji uznaniowych i obciążeniowych ze wszystkich rachunków bankowych oraz możliwość zapisu danych w formacie PDF. Dane o operacjach na rachunkach bankowych Zamawiającego udostępniane w obrębie wyciągów bankowych muszą zawierać wszystkie informacje niezbędne do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych operacji, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej JST - możliwość importowania przelewów wystawionych w systemie finansowo – księgowym Zamawiającego do systemu bankowości elektronicznej - tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych - możliwość przeszukiwania zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, przy czym w okresie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on – line zbiorów danych z całego okresu objętego umową na obsługę bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum - dostęp do danych o operacji, każdorazowo po dokonaniu operacji na rachunkach bankowych Zamawiającego - możliwość wygenerowania danych dla potrzeb obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego w zakresie wyciągów bankowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami g/ zapewnianie następujących usług: zainstalowanie i wdrożenie systemu, szkolenie użytkowników systemu, serwis oraz pomoc techniczną we wszystkich jednostkach. Przeszkolenie użytkowników systemu nastąpi wg harmonogramu uzgodnionego między stronami w taki sposób, aby możliwe było wdrożenie systemu i jego sprawne funkcjonowanie od 24.11.2018 r. i poprzedzone będzie przekazaniem przez Wykonawcę drogą elektroniczną materiałów umożliwiających zapoznanie się z działaniem systemu przed jego zainstalowaniem h/ jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego) i/ dostarczenie i zainstalowanie odpowiedniej ilości dodatkowych urządzeń do bezpiecznej pracy systemu przy korzystaniu z usług aktywnych (np. realizacji przelewów) j/ informowanie, w tym za pośrednictwem systemu, o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez bank) k/ zapewnienie całodobowej ochrony systemu przed atakami cyberprzestępców z wyłączeniem stacji roboczych i infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego l/ zapewnienie w instalowanym systemie bankowości elektronicznej wymogów związanych z bezpieczeństwem pracy, co najmniej: - jednoznacznej identyfikacji użytkowników w procesie logowania się do systemu, - dodatkowego uwierzytelniania użytkownika i sprawdzenia jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych, - szyfrowania transmisji danych, - automatycznej blokady konta użytkownika maksymalnie po 5 próbach dostępu z błędnie podanym hasłem (z możliwością odblokowania konta poprzez autoryzowany kontakt ze specjalistą wsparcia systemu bankowości internetowej), - tworzenia rejestru czynności użytkowników. W ramach udostępnienia usługi elektronicznego systemu obsługi bankowej Wykonawca zapewni również: - internetowy dostęp w oparciu o technologię szyfrowania TLS w wersji co najmniej 1.2 z kluczem szyfrującym co najmniej 2048 bitów, lub w oparciu o inne równie bezpieczne, szyfrowane kanały komunikacyjne, - prawidłową pracę na stacjach roboczych pracujących w systemie Windows w wersji co najmniej 10 i wyższych, - prawidłowe działanie portalu bankowego w co najmniej 2 rodzajach przeglądarek internetowych używanych obecnie przez Zamawiającego (na chwilę obecną Zamawiający korzysta z przeglądarek: Firefox i Internet Explorer), - autoryzację zleceń i działań w systemie przy wykorzystaniu klucza podpisu zachowanego na zewnętrznych kluczach kryptograficznych takich jak: nośnik kryptograficzny USB, karta kryptograficzna, - pełne zastosowanie podpisu elektronicznego, zgodnie z systemem pełnomocnictw złożonych przez Zamawiającego oraz autoryzację sporządzonych przelewów przez minimum dwie osoby, - dostęp do systemu tylko dla uwierzytelnionych użytkowników, - informowanie zalogowanego użytkownika o ostatnim prawidłowym i nieprawidłowym logowaniu z użyciem jego identyfikatorów, - funkcję bezpiecznego wylogowania się (do użycia przez użytkowników w przypadku kończenia pracy w systemie), - możliwość określenia szczegółowego dostępu użytkownika do funkcji w systemie, - wpisywanie hasła w formacie maskowanym, - możliwość zdefiniowania okresu bezczynności pracownika, po której nastąpi automatyczne wylogowanie, - spełnienie wymogów powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, - możliwość ograniczenia adresów IP, z których będzie możliwe logowanie pracowników do systemu i zlecanie dokonywania operacji bankowych do wskazanej przez Zamawiającego puli, - możliwość zdefiniowania okien czasowych , w których dozwolone jest logowanie do systemu. W przypadku planowania jakiekolwiek zmiany systemu lub formatu wymiany danych niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania banku, wykonawca musi zawiadomić Zamawiającego o takiej zmianie z wyprzedzeniem pozwalającym na terminową modyfikację systemu informatycznego Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić korzystanie z automatycznej komunikacji z systemem finansowo – księgowym Zamawiającego (jak również jego jednostek organizacyjnych) poprzez wymianę plików danych źródłowych z systemu bankowego. Po zakończeniu realizacji umowy, w przypadku zmiany systemu, Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego w formacie uzgodnionym z Zamawiającym. 9. Zapewnienie informatycznego systemu masowych płatności, umożlwiającego jednoznaczną identyfikację wpłat i automatyczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez Zamawiającego, rozpoznawalnych po identyfikatorze konta bankowego, który polegał będzie m.in. na: - przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego, - uznaniu rachunku bieżącego kwotami przetworzonymi płatności masowych w tym samym dniu roboczym, w którym przetwarzane (wpłacone) były płatności masowe, - zapisywaniu na rachunku bieżącym sumarycznej kwoty zrealizowanych dyspozycji płatniczych w tym samym dniu roboczym banku, w którym były przetwarzane płatności masowe, - generowaniu i przekazywaniu informacji o płatnościach masowych dokonywanych na rzecz Zamawiającego (plik wyjściowy) za pomocą bankowości elektronicznej najpóźniej w następnym dniu roboczym banku do godziny 12.00. 10. Zapewnienie możliwości umieszczania w danym dniu wolnych środków pieniężnych przez Zamawiającego (łącznie z wpływami z ostatniej sesji rozliczanej przez bank) wraz z wpływami z konsolidacji na lokatach typu overnight (dotyczy wyłącznie rachunku bankowego budżetu Gminy). Oprocentowanie środków pieniężnych, o których mowa powyżej oparte będzie na zmiennej stawce WIBID O/N dla złotowych depozytów międzybankowych overnight o wartości notowania z dnia, w którym zakładana jest lokata, skorygowanej o marżę banku w wysokości podanej w % w ofercie przetargowej. Bieżące oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach jednostek nie objętych konsolidacją w oparciu o stawkę WIBID O/N, skorygowaną o marżę banku. Oprocentowanie na w/w warunkach w każdym dniu trwania umowy nie może być niższe od oprocentowania wynikającego ze standardowego oprocentowania stosowanego przez bank dla prowadzonych rachunków. Oprocentowanie środków na rachunkach wskazanych przez Zamawiającego jako nie podlegające konsolidacji podlega odniesieniu na właściwe konta, których dotyczy. 11. Zapewnienie możliwości „wyzerowania” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach, na wskazany rachunek bankowy. 12. Zapewnienie usługi realizowania płatności bezgotówkowych na rzecz Zamawiającego, w tym co najmniej: - zainstalowanie 1 terminala kart płatniczych w Urzędzie Miasta i Gminy, - zainstalowanie terminali w jednostkach organizacyjnych Gminy (w razie potrzeby Zamawiającego), - zapewnienie identyfikacji wpłat na wyciągu bankowym z określeniem danych kontrahenta, tytułu wpłaty i kwoty, oraz innych danych niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych operacji, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego, - zapewnienie serwisu i opieki technicznej. Realizacja operacji wykonywanych przy użyciu terminala nie może być związana z opłatami i prowizjami obciążającymi wpłacających. 13. Otwarcie rachunków bankowych Gminy Góra Kalwaria, Urzędu Miasta i Gminy i jednostek organizacyjnych, o których mowa w SIWZ ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków Zamawiającego na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej. 14. Otwieranie kolejnych rachunków bankowych będzie następowało w terminie nie dłuższym niż do 2 dni roboczych od dnia złożenia przez Zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego. 15. Zamknięcie rachunków bankowych w trakcie trwania umowy będzie dokonywane przez Wykonawcę na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego lub wniosku złożonego w formie elektronicznej przez osoby upoważnione i nastąpi najpóźniej z upływem miesiąca od daty wpływu do banku oświadczenia. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących sposobu przekazywania danych pomiędzy systemem bankowym, a systemami finansowo – księgowymi w przypadku zmiany u Zamawiającego systemów finansowo – księgowych. Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na zamawiającego dodatkowych opłat i prowizji. 17. Zamawiający zastrzega sobie prawo w okresie trwania umowy do możliwości zaciągnięcia kredytu w bieżącym rachunku bankowym prowadzonym dla budżetu Gminy Góra Kalwaria na sfinansowanie ewentualnego przejściowego deficytu budżetu, do wysokości określonej uchwałą budżetową (dotyczy wyłącznie rachunku bankowego budżetu Gminy). Ewentualny kredyt w rachunku bieżącym będzie udzielany na podstawie odrębnych umów kredytowych i będzie podlegał całkowitej spłacie na koniec roku kalendarzowego.