„Zarządzanie zasobem lokalowym”

Opis przedmiotu przetargu: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zarządzaniu w imieniu Zamawiającego: a) lokalami mieszkalnymi i użytkowymi będącymi własnością Miasta Jasła znajdującymi się w budynkach wspólnot mieszkaniowych –zał. nr 1 do umowy b) nieruchomościami komunalnymi zabudowanymi budynkami, lokalami mieszkalnymi i użytkowymi stanowiącymi własność Miasta Jasła – zał. nr 2 do umowy Zarządzanie budynkami i lokalami polegać będzie na podejmowaniu wszelkich decyzji i wykonywaniu wszelkich czynności zmierzających do utrzymania mieszkaniowych i użytkowych zasobów Miasta Jasła w stanie niepogorszonym, zgodnie z ich przeznaczeniem. W ramach czynności zarządzania budynkami i lokalami Zarządca zobowiązany będzie do: I. Wykonywania czynności w zakresie eksploatacyjno – konserwacyjnym i pokrywanie kosztów z tym związanych, a w szczególności : 1. Zapewnienia utrzymania odpowiedniego stanu sanitarno – porządkowego pomieszczeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców /zał. nr 3/, 2. Zapewnienia ciągłej ochrony technicznej oraz sprawnego działania urządzeń technicznych należących do części wspólnych nieruchomości, /zał. nr 4/ 3. Zapewnienie wykonania obowiązkowych, rocznych przeglądów technicznych nieruchomości , przedmiarów robót remontowo konserwacyjnych oraz kosztorysów budowlanych, 4. Sporządzanie planów remontowych nieruchomości w oparciu o przeglądy stanów technicznych, po zatwierdzeniu ich przez Miasto realizacja robót remontowych na koszt Miasta, 5. Nadzorowania prowadzonych remontów, prac konserwacyjnych oraz porządkowych; zawieranie umów na roboty remontowe i modernizacyjne z wykonawcami wyłanianymi w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych / Dz.U. 2018 poz. 1986 ze zm./, 6. Zapewnienie opracowania niezbędnej dokumentacji budowlanej wynikającej z Prawa budowlanego w zakresie niezbędnym dla realizacji planowanych przedsięwzięć remontowych i modernizacyjnych 7. Prowadzenie książek obiektu budowlanego. 8. Przyjmowanie od najemców zgłoszeń usterek i napraw w dni robocze w godz. od 7.00 do 15.00. 9. Prowadzenie ewidencji awarii i uszkodzeń zgłaszanych przez najemców lokali oraz zlecanie napraw konserwatorom. 10. Do czynności zarządzania schronami należy w szczególności zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utrzymanie należytego stanu sanitarno-porządkowego II. Dokonywania czynności w zakresie zarządzania lokalami, polegających na wykony¬waniu praw i obowiązków wynajmującego w tym w szczególności: 1. Prowadzenia odrębnej dokumentacji dla każdego lokalu 2. Przechowywaniu dokumentacji dotyczącej lokali w siedzibie Zarządcy 3. Prowadzenia i aktualizowanie ewidencji lokali wchodzących w skład zasobu lokalowego Miasta z uwzględnieniem powierzchni mieszkalnych i użytkowych 4. Sporządzania sprawozdawczości z przejętych zasobów lokalowych Miasta, w tym sprawozdawczości GUS w części dotyczącej danych administracyjnych i technicznych 5. Naliczanie kaucji mieszkaniowej najemcom lokali mieszkalnych i przekazywanie wymiaru do Miasta 6. Prowadzenia spraw dotyczących zasiedlania i zwalniania lokali mieszkalnych i użytkowych 7. Prowadzenia ewidencji oraz informowanie Miasta o występujących pustostanach 8. Przyjmowania i ewidencjonowania zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców oraz załatwianie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami, z wyłączeniem prawa wynikającego z art.6882 Kodeksu cywilnego 9. Prowadzenia książki meldunkowej dla najemców lokali mieszkalnych 10. Potwierdzanie danych zawartych we wniosku w sprawie dodatku mieszkaniowego w części dotyczącej danych administracyjnych i technicznych. Spółka może potwierdzać również dane finansowe, po uzyskaniu informacji telefonicznej lub e-mail od Miasta lub na podstawie wykazu sald najemców przekazywanego przez Miasto III. Wykonywania czynności w zakresie ustalania wysokości obciążeń na poszczególnych najemców: 1. Prowadzenia ewidencji pozwalającej ustalić wielkość przychodów z tytułu czynszu oraz mediów i innych opłat należnych od poszczególnych najemców za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie 2. Przekazywanie do Miasta informacji o wysokości miesięcznych naliczeń wg składników na poszczególnych najemców 3. Wystawiania i doręczania najemcom aneksów w przypadku zmiany czynszu lub opłat związanych z najmem lokalu 4. Dokonywania rozliczeń z tytułu dostawy mediów do lokali mieszkalnych i użytkowych, polegającym na porównaniu wysokości przypisanych zaliczek do rzeczywistego zużycia 5. Przygotowania i doręczania najemcom lokali mieszkalnych książeczek opłat oraz doręczanie faktur najemcom lokali użytkowych 6. Sporządzanie deklaracji dotyczącej opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi IV. Dokonywania czynności prawnych w szczególności: 1. Sporządzania i zawierania umów w imieniu Miasta w zakresie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa na podstawie skierowań i zawartych w nich warunkach wydawanych przyszłym najemcom przez Miasto oraz przekazywanie informacji o wysokości przypisu czynszu w przypadku każdorazowej jego zmiany 2. Zmiany i rozwiązywania umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych z dotychczasowymi najemcami w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa a także w przypadku pisemnych dyspozycji Miasta i na warunkach przez niego określonych 3. Współpraca w zakresie likwidacji szkód związanych z zawartymi polisami ubezpieczeniowymi dotyczącymi zasobu Miasta V. Dokonywania czynności w zakresie administrowania otoczeniem w szczególności: 1. Zapewnienia utrzymania stanu sanitarno - porządkowego na działkach będących własnością Miasta, a stanowiących przyblokowe podwórka (załącznik nr 5 do umowy) 2. Aktualizowania powierzchni działek gruntowych stanowiących otocznie i przynależnych do administrowanych budynków 3. Prowadzenia spraw związanych z umieszczeniem reklam i tablic informacyjnych na budynkach 4. Wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach /tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 1454/ IV. Wykonawca ma obowiązek: a) dysponować lokalem biurowym do obsługi najemców zarządzanych lokali, zlokalizowanym na terenie Śródmieścia ograniczonego ciągiem ulic: Metzgera, 3 Maja, Kraszewskiego, Jagiełły, Szajnochy, Modrzejewskiego, Gołębia, Rynek, P. Skargi, Śniadeckich , Piłsudskiego; b) zapewnić ochronę dokumentów przed dostępem osób nieuprawnionych, w tym zapewnić ochronę danych osobowych użytkowników lokali; c) zapewnić całodobową dyspozycyjność służb technicznych do usuwania awarii wewnętrznych instalacji wod.-kan.-gaz., elektrycznej, c.o. w lokalach i częściach wspólnych; d) prowadzić rachunek bankowy umożliwiający opłatę za mieszkanie bez ponoszenia kosztów przelewu przez najemcę lokalu. e) Prowadzić działalność gospodarczą