Usługi kompleksowego utrzymania czystości w obiektach Śląskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wraz z usługami utrzymania terenów zewnętrznych

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie obejmuje usługi kompleksowego utrzymania czystości w obiekcie Śląskiego Oddziału Regionalnego i obiektach 17 Biur Powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wraz z usługami utrzymania terenów zewnętrznych. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w zakresie dwóch części: Zadanie 1 - usługi kompleksowego utrzymania czystości w obiektach 17 Biur Powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wraz z usługami utrzymania terenów zewnętrznych. Zadanie 2 - usługi kompleksowego utrzymania czystości w obiekcie Śląskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wraz z usługami utrzymania terenów zewnętrznych. a) Usługa kompleksowego utrzymania czystości w obiektach Biur Powiatowych i Oddziale Regionalnym ARiMR obejmuje m.in. pomieszczenia biurowe, trakty komunikacyjne, klatki schodowe, pomieszczenia sanitariatów i socjalne, pomieszczenia gospodarcze, serwerownie, archiwum zakładowe, składnice akt i garaże, sale konferencyjne, sale szkoleniowe i inne pomieszczenia sprzątane na żądanie. Usługa polega na sprzątaniu wszystkich powierzchni, przez co rozumie się wykonywanie takich czynności jak odkurzanie, zmywanie, przecieranie kurzu, mycie okien i inne wskazane odpowiednio w Załączniku nr 1c do SIWZ. b) Usługa kompleksowego utrzymania czystości w obiektach Biur Powiatowych i w siedzibie Śląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Częstochowie obejmuje również wykonywanie innych czynności niewyszczególnionych powyżej związanych z bieżącym utrzymaniem porządku, wskazywanych na bieżąco przez kierownika BP lub Kierownika BOR w związku z prowadzonymi pracami remontowymi. (malowanie pomieszczeń, wymiana wykładzin, prace instalatorskie itp.) Usługa będzie zlecana każdorazowo wg. potrzeb Zamawiającego. Zamawiający szacuje, że ilość zleceń w okresie obowiązywania umowy nie przekroczy 20. c) Usługa kompleksowego utrzymania terenów zewnętrznych obejmuje Biura Powiatowe w Raciborzu, Jastrzębiu Zdroju, Międzyświeciu, Kłobucku, Żywcu, Pszczynie, Nakle Śląskim oraz w Oddziale Regionalnym w Częstochowie. Usługa polegać będzie m.in. na odśnieżaniu, zwalczaniu śliskości zimowej, usuwaniu oblodzeń budynków, utrzymaniu porządku na powierzchniach utwardzonych w tym traktach komunikacyjnych, utrzymaniu terenów zielonych i inne wskazane odpowiednio w Załączniku nr 1c do SIWZ d) Na wykonawcy ciąży obowiązek comiesięcznego dostarczenia środków czystości wykazanych w Załączniku 1d do SIWZ, materiałów uszorstniających i wykonywanie usługi za pomocą sprzętów, narzędzi i materiałów stanowiących jego własność – winien wyposażyć osoby realizujące usługę w specjalistyczny sprzęt, narzędzia, materiały (m.in. odkurzacze, wiadra, mopy, urządzenia czyszczące, wózki, urządzenia niezbędne do realizowanych usług, odzież ochronną, detergenty używane do sprzątania, dezynfekcji i konserwacji itp.). Wszystkie te elementy winny być skalkulowane w cenie oferty. e) Wszystkie czynności związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia będą realizowane od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach poniżej przedstawionych: - Biura Powiatowe ARiMR w godzinach pracy ARiMR tj. od 7: 30 – 15:30 za wyjątkiem czynności związanych z odśnieżaniem oraz posypywaniem materiałem ciernym, które powinny być wykonane również poza godzinami otwarcia jednostek ARiMR, tak by teren był przygotowany do użytkowania o godzinie 7:00 rano. - Oddział Regionalny ARiMR od 7: 30 – 15:30 za wyjątkiem czynności związanych z odśnieżaniem oraz posypywaniem materiałem ciernym, które powinny być wykonane w takich godzinach by teren był przygotowany do użytkowania o godzinie 7:00 rano.  Godziny pracy w jednostkach ARIMR mogą ulec zmianie po indywidualnym ustaleniu z osobami uprawnionymi po stronie Zamawiającego wg Załączników nr 1a do SIWZ. f) Szczegółowy zakres realizacji usług zawarty został w Załączniku nr 1c do SIWZ (Zadanie 1 i Zadanie 2), wykaz powierzchni objętych zamówieniem w Załączniku nr 1b do SIWZ (Zadanie 1 i Zadanie 2), garaży w Załączniku nr 1e do SIWZ (Zadanie 1 i Zadanie 2), zestawienie środków czystości oraz ilości koszy na śmieci, niszczarek określony został w Załączniku 1d do SIWZ (Zadanie 1i Zadanie 2). Wykaz lokalizacji wraz z osobami odpowiedzialnymi po stronie Zamawiającego zawarty został w Załączniku nr 1a do SIWZ (Zadanie 1 i Zadanie 2). g) Usługa będzie wykonywana przy pomocy sprzętu i materiałów (odkurzacze, miotły, ścierki, środki dezynfekujące, czyszczące i in.) stanowiących własność wykonawcy. h) W ramach świadczonej usługi wykonawca będzie dostarczał do wszystkich lokalizacji środki czystości takie jak: papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie w ilościach i rodzaju określonych w Załączniku Nr 1d do SIWZ do dnia 10 każdego miesiąca. Dostawa środków czystości i innych materiałów odbywać się będzie każdorazowo na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisywanego przez Strony. Średnioroczne miesięczne zatrudnienie w Biurach Powiatowych i Oddziale Regionalnym wynosi 500 osób. Dostawa środków czystości obejmuje lokalizacje wymienione w Załączniku 1 a do SIWZ. i) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji, przepisów ochrony danych osobowych. Jest również zobowiązany do przestrzegania przepisów p.poż i BHP, sanitarnych, ochrony środowiska w trakcie wykonywania prac. Osoby realizujące prace na wysokościach (np. mycie okien) winny mieć odpowiednie uprawnienia. j) Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie zapewnić zastępstwo w przypadku nieobecności pracownika realizującego usługę. k) Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć i wskazać Zamawiającemu osobę wyznaczoną przez niego do nadzorowania realizacji usług – koordynator umowy. Koordynator musi być osobą mobilną, zdolna do przemieszczania się pomiędzy lokalizacjami Zamawiającego w celu szybkiej reakcji na pojawiające się problemy. l) Zamawiający zapewni pojemniki na odpady i wywóz odpadów (nie dotyczy śniegu, skoszonej trawy, gałęzi, liści itp.) Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia odpadów w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie każdej z lokalizacji określonej w Załączniku nr 1a do SIWZ. m) Zamawiający w miarę możliwości zapewni Wykonawcy nieodpłatnie pomieszczenia z przeznaczeniem na magazyn materiałów i sprzętu niezbędnych do wykonywania usług będących przedmiotem Umowy, za wyjątkiem Biura Powiatowego ARiMR w Bieruniu - w tej lokalizacji Wykonawca zobowiązany jest zapewnić takie pomieszczenie we własnym zakresie. n) Wykonawca zobowiązany jest wywieźć na własny koszt nadmiar śniegu z lokalizacji Zamawiającego w przypadku, gdy pryzma śniegu przekroczy 1 m wysokości. o) Wykonawca zobowiązany jest wywieźć na własny koszt: skoszoną trawę, obcięte gałęzie, zgrabione liście z lokalizacji Zamawiającego, w których realizowana jest usługa utrzymania terenów zielonych. p) Wykonawca zobowiązany jest skierować do realizacji zamówienia optymalną liczbę pracowników umożliwiającą terminową i należytą realizację wszystkich określonych prac, jednak nie mniejszą niż 1 osobę na każde Biuro Powiatowe oraz nie mnie niż 4 osoby w przypadku Oddziału Regionalnego. Stosownie do wymagań art. 29 ust. 3a ustawy PZP Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę wszystkich osób wykonujących czynności w zakresie realizowanego zamówienia i przez cały okres jego realizacji za wyjątkiem osób sprawujących funkcję nadzoru nad pracownikami realizującymi zamówienie. Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Wykaz pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przy realizacji czynności wskazanych powyżej na formularzu będącym elementem Projektu Umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ). O każdej zmianie w Wykazie osób zatrudnionych na umowę o pracę biorących udział w realizacji zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany poinformować Zamawiającego niezwłocznie po wystąpieniu zmiany przedstawiając zaktualizowany Wykaz. Zamawiający uprawniony jest w trakcie realizacji zamówienia do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do spełniania warunków zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane powyżej w trakcie realizacji zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy lub podwykonawcy przedstawienia w stosunku do tych osób poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umów o pracę zgodnie ze złożonym Wykazem w terminie określonym w wezwaniu, nie krótszym niż 5 dni. Kopie umów winny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega animizacji, a informacje takie jak: data zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy, wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie kopii umów pracowników będzie traktowane jako niespienienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia. W przypadku braku umowy o pracę weryfikowanego pracownika lub zatrudnienia na umowę o pracę, ale w okresie krótszym niż wynika z terminu realizacji Umowy, Zamawiającemu przysługuje możliwość naliczenia kary umownej określonej Projekcie Umowy oraz odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy. W przypadku uzasadnionej wątpliwości Zamawiającego co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania świadczenia lub żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości co spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia. Pozostałe istotne wymagania Zamawiającego dotyczące zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zamówieniu i przez cały okres jego realizacji, uprawnienia kontrolne Zamawiającego w niniejszym zakresie oraz przewidywane sankcje za niedopełnienie obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zostały zawarte w Projekcie umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ). q) Wykonawca w ramach Zadania 2 zobowiązany jest utrzymać w godzinach od 8:00 do 15:00 dyżur na terenie obiektu co najmniej jednej osoby skierowanej do realizacji zamówienia. r) Wykonawca zobowiązany jest przeszkolić wszystkich pracowników realizujących usługę z zakresu Polityki Bezpieczeństwa Informacji obowiązującej u Zamawiającego – Wyciąg z Polityki Bezpieczeństwa (Załącznik nr 8 do SIWZ). s) Zamawiający wymaga aby do realizacji zamówienia Wykonawca skierował przynajmniej 2 osoby niepełnosprawne w przypadku Zadania nr 1 (BP) oraz 1 osobę w przypadku Zadania nr 2 (OR) w rozumieniu ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 511 ze zm.) lub właściwych przepisów Państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy w zakresie wymogu określonego powyżej w szczególności: - Przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania świadczenia; - Żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie spełniania wymogów określonych powyżej; - Żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania wymogów określonych powyżej i dokonywania ich oceny; W trakcie realizacji Umowy na każde wezwanie Zamawiającego w terminie wskazanym w wezwaniu nie krótszym niż 5 dni Wykonawca przedłoży oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o skierowaniu do realizacji Umowy osób niepełnosprawnych. W trakcie realizacji Umowy na każde wezwanie Zamawiającego w terminie wskazanym w wezwaniu nie krótszym niż 5 dni Wykonawca przedłoży zanonimizowane zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pracowników niepełnosprawnych. W przypadku uzasadnionych wątpliwości Zamawiającego co do przestrzegania przepisów prawa w odniesieniu do osób niepełnosprawnych przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez właściwe organy administracji publicznej. W przypadku nieprzestygania wymogu określonego w zakresie zatrudnienia osób niepełnosprawnych lub też nieprzedstawienia dowodów, o których mowa powyżej w terminie bądź nieprzedstawienia ich w ogóle, Wykonawca zapłaci karę umowną w określoną w Projekcie umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ). Zamawiający informuje, że wszelkie wymogi dotyczące osób niepełnosprawnych w rozumieniu ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 511 ze zm.) lub właściwych przepisów Państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. t) W przypadku konieczności:  rozszerzenia zakresu umowy na lokalizacje inne niż wymienione w Załączniku nr 1 do SIWZ;  przeniesienia do innej lokalizacji siedziby któregokolwiek z Biur Śląskiego OR ARiMR, jeżeli zmiana ta skutkowałaby koniecznością zmiany wartości pierwotnej umowy;  rozszerzenia zakresu umowy w związku z pozyskaniem dodatkowej powierzchni w lokalizacjach; Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający informuje, że na przełomie lutego i marca 2019 roku nastąpi zmiana siedziby Biura Powiatowego ARiMR w Pszczynie. Nowa lokalizacja będzie znajdować się również w Pszczynie. O terminie zmiany lokalizacji i adresie nowej siedziby Biura Powiatowego ARiMR w Pszczynie Zmawiający poinformuje Wykonawcę z 5 dniowym wyprzedzeniem. u) Pozostałe istotne wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia i realizacji umowy zostały zawarte w Projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do SIWZ. Wymaga się, aby Wykonawca uzyskał na swoją odpowiedzialność i ryzyko oraz koszt własny wszelkie istotne informacje, które mogą być niezbędne do przygotowania oferty. Zamawiający umożliwia dokonanie oględzin obiektów objętych zamówieniem. W celu dokonania wizji lokalnej obiektów należy się kontaktować z osobami wskazanymi w Załączniku nr 1a. Zamówienie poniżej 144 000 euro.