„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Urzędu Miasta Leszna”

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez Wykonawcę na rzecz Urzędu Miasta Leszna ul. Kazimierza Karasia 15, 64 – 100 Leszno w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i zagranicą przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów – zgodnie z postanowieniami art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.). 2.Zasady korzystania z usług, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w: a)Ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) b)Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 421 ze zm.), c)Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 3.Usługi w zakresie doręczania wszystkich przesyłek muszą być świadczone z uwzględnieniem zasad wynikających z przepisów następujących ustaw: a)z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 800), b)z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.) c)z dnia 06 czerwca 1997 roku – Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1987). d)z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1360 ze zm.), e)z dnia 30 sierpnia 2002 roku – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) Zamawiający zwraca uwagę, że część przesyłek, będzie nadawana w trybie art. 57 § 5 k.p.a., art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 k.p.c., art. 83 § 3 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, art. 124 k.p.k., czyli za pośrednictwem operatora wyznaczonego. 4.Realizacja przedmiotowych usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz sporządzenie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz przesyłek rejestrowanych. Wzór zestawień przesyłek pocztowych Strony ustalą przed zawarciem umowy. 5.Przez przesyłki pocztowe rozumie się: a)ekonomiczne i priorytetowe przesyłki listowe nierejestrowane tj. przesyłki nadane bez pokwitowania, b)ekonomiczne i priorytetowe przesyłki listowe rejestrowane tj. przesyłki nadane za pokwitowaniem, c)paczki pocztowe, d)przesyłki kurierskie. 6.Zestawienia ilościowe, o których mowa w pkt 4 niniejszego rozdziału, sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj oraz znak opłaty. 7.Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzenia, określając jednocześnie rodzaj przesyłki i znak opłaty. 8.Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniach roboczych od poniedziałku do piątku. 9.Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania i odbierania przesyłek do/z siedziby Zamawiającego – Urząd Miasta Leszna ul. Kazimierza Karasia 15, 64 – 100 Leszno (Biuro Obsługi). Wykonawca zobowiązany jest dostarczać przesyłki w godzinach od 07:30 do 08:30, natomiast odbierać w godzinach od 14:00 do 15:00 w dni robocze Zamawiającego. 10.Wykonawca zapewni doręczanie przesyłek nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami tj. objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 11.Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata „zwrotne potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę (także drugie awizo) stosownie do przepisów wskazanych w pkt 3 niniejszego rozdziału SIWZ. Po upływie terminu odbioru przesyłka (w przypadku jej nieodebrania przez adresata) niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązywać będą zasady określone w przepisach międzynarodowych. 12.Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Wykonawca naliczy opłatę za zwrot przesyłek Zamawiającemu, zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy w dniu zwrotu przesyłki. Zamawiający informuje, iż nie jest w stanie oszacować ilości, rodzaju oraz wagi zwrotów. 13.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. Do biegu terminu nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy. 14.W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.). 15.Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. 16.Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji z zastrzeżeniem, że w przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym stosuje się przepisy danego kraju. 17.Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 18.Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy z zastrzeżeniem, że Zamawiający dopuszcza stosowanie opakowań Wykonawcy dla przesyłek kurierskich. 19.Wykonawca dostarczać będzie do siedziby Zamawiającego bezpłatne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) dla przesyłek krajowych i zagranicznych z zastrzeżeniem, że druki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks postępowania karnego, Kodeks postępowania cywilnego, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Zamawiający zapewni sobie we własnym zakresie. 20.W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 21.Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 22.Podstawą rozliczeń finansowych będzie: a)suma opłat za faktycznie nadane przez Zamawiającego przesyłki pocztowe w okresie jednego miesiąca, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych, b)wskazana przez Wykonawcę miesięczna zryczałtowana opłata za odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego w wysokości wskazanej w ofercie. Kwota ta będzie uiszczana przez Zamawiającego za każdy miesiąc realizacji zamówienia będącego przedmiotem niniejszego postępowania. 23.Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych oraz wzory nadruków dotyczących opłaty przesyłek, a także dane umożliwiające wykonanie stosownej pieczęci do znakowania właściwej opłaty przesyłek. 24.Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zawiera szczegółowy formularz szczegółowy kalkulacji cenowej stanowiący Załącznik nr 8 do niniejszej SIWZ. Podane na formularzach cenowych ilości mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w przypadku, gdy szacunkowa ilość przesyłek (określonych w Załączniku nr 8 niniejszej SIWZ) nie zostanie w pełni wykorzystana do terminu zakończenia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ilościowych zamawianych usług w zakresie poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia (tzn. będzie uprawniony do zamówienia niektórych usług w ilościach większych aniżeli będzie wynikało to z przedmiotu umowy a niektórych usług w ilościach mniejszych aniżeli określone w formularzu kalkulacji cenowej) przy zachowaniu ogólnej wartości zamówienia (ceny) zastrzeżonej dla wykonawcy w umowie, która zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania. Zamawiający informuje, iż nie jest w stanie oszacować ilości, rodzaju oraz wagi zwrotów. 25.Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczone jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczone w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 26.Ceny jednostkowe netto podane przez Wykonawcę w formularzu szczegółowej kalkulacji cenowej (Załącznik nr 8 do SIWZ) będą niezmienne w całym okresie trwania umowy. Mając na względzie przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian tych cen pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę. 27.W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek, które nie zostały wskazane w formularzu szczegółowej kalkulacji cenowej (Załącznik nr 8 do SIWZ), zostaną one rozliczone według aktualnego cennika Wykonawcy. 28.Przez użyte w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia pojęcia gabaryt A i gabaryt B przesyłek listowych, będących przedmiotem zamówienia o wadze do 2000g należy rozumieć: Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x l40 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 29.Koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotowego zamówienia zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia. 30.Dokumenty dotyczące przedmiotu zamówienia można pobrać ze strony http://www.bip.leszno.pl. 31.Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.) osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: a)Bezpośredniego dostarczania i odbioru przesyłek pocztowych (kurier, listonosz) w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, b)Sortowania przesyłek pocztowych, c)Dystrybucji przesyłek pocztowych (kierowców). Zamawiający wymaga, aby osoby, którymi Wykonawca będzie się posługiwał przy wykonywaniu usług będących przedmiotem zamówienia wskazanych powyżej, były zatrudnione na podstawie umowy o pracę w całym okresie obowiązywania umowy. 32.Wykonawca w terminie do 10 dni od podpisania umowy zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu oświadczenie odnośnie liczby zatrudnionych osób wykonujących wskazane w punkcie 31 powyżej czynności na rzecz Zamawiającego, których świadczenie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 9 do SIWZ. Niniejsze oświadczenie stanowić będzie załącznik do umowy. 33.Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 31 powyżej, przez cały okres realizacji zamówienia, w szczególności poprzez wezwanie Wykonawcy do okazania dowodów potwierdzających zawarcie przez Wykonawcę umów o pracę z pracownikami wykonującymi prace w ww. zakresie. Kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego uprzedzenia Wykonawcy. 34.Nieprzedłożenie przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów, o których mowa w punkcie 32 i punkcie 33 powyżej, traktowane będzie jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia pracowników świadczących pracę na podstawie umowy o pracę i skutkować będzie powiadomieniem przez Zamawiającego Państwowej Inspekcji Pracy, celem podjęcia przez nią stosownego postępowania wyjaśniającego w tej sprawie. 35.Zamawiający informuje, iż dopuszcza wpisanie w umowie informacji na temat placówek pocztowych obsługujących Zamawiającego, prawidłowego oznaczenia przesyłek przez Zamawiającego oraz regulaminów pod warunkiem, że powyższe regulacje w żaden sposób nie będą sprzeczne z zapisami SIWZ.