Usługa outsourcingu obejmująca drukowanie, kopiowanie i skanowanie dokumentów oraz zarządzanie flotą urządzeń Oddziału Regionalnego KRUS w Kielcach

Opis przedmiotu przetargu: 1. Dostarczenie i zainstalowanie przez Wykonawcę urządzeń wielofunkcyjnych w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego w wykazie, stanowiącym dodatek nr 7 do SIWZ (w tym jedno urządzenie posiadające również funkcję druku w kolorze z możliwością oddzielnego zliczania ilości kopii wydrukowanych w kolorze i kopii monochromatycznych umiejscowione w siedzibie OR KRUS w Kielcach ), a także odbiór urządzeń po upływie okresu obowiązywania umowy i sporządzenie z udziałem pracownika Zamawiającego i Wykonawcy protokołów odbioru/przejęcia urządzeń wg dodatku nr 10 do SIWZ. 2. Urządzenia Wykonawcy powinny posiadać funkcje: kopiowania, skanowania, druku sieciowego oraz identyfikacji użytkownika. 3. Zamawiający dopuszcza dostarczenie i zainstalowanie przez Wykonawcę sprzętu zarówno fabrycznie nowego, jak i używanego pod warunkiem, iż sprzęt ten jest całkowicie sprawny technicznie i wyprodukowany nie wcześniej niż w 2010 roku. 4. Urządzenia Wykonawcy powinny posiadać parametry techniczne i technologiczne nie gorsze niż określone w dodatku nr 15 do SIWZ. W celu weryfikacji spełnienia tego warunku Wykonawca dołączy do swojej oferty specyfikację techniczną proponowanych urządzeń. 5. Urządzenia Wykonawcy w ilości 28 sztuk będą zainstalowane we wszystkich jednostkach organizacyjnych Zamawiającego, wg wykazu lokalizacji podanych w dodatku nr 7 do SIWZ, w terminie 21 dni od daty podpisania umowy. 6. Wynagrodzenie za realizację usługi na urządzeniach Wykonawcy polegającej na drukowaniu, kopiowaniu i skanowaniu dokumentów obejmuje wszystkie koszty wydrukowania jednej strony papieru (format A4 i A3) niezależnie od stopnia pokrycia wydruku w trybie monochromatycznym i kolorowym za wyjątkiem kosztu papieru. 7. Do ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy przyjmuje się łączną ilość kopii/wydruków ze wszystkich urządzeń. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia we własnym zakresie i na własny koszt miesięcznych raportów z poszczególnych urządzeń oraz zbiorczego zestawienia dotyczącego wszystkich urządzeń Wykonawcy (dodatek nr 12 do SIWZ). Zestawienie zbiorcze musi zawierać: - nazwę urządzenia, - lokalizację urządzenia - PT OR - stan liczników na początek i koniec okresu rozliczeniowego, - ilość wykonanych kopii dla każdego urządzenia, - sumaryczną ilość wykonanych kopii na wszystkich urządzeniach. Do rozliczeń przyjmuje się łączną ilość kopii/wydruków ze wszystkich urządzeń przeliczoną na format A4 (z uwzględnieniem przelicznika ilości kopii - 1 szt. A3 = 2 szt. A4). 9. Wykonawca zapewni stałe utrzymanie urządzeń w pełnej gotowości do pracy i sprawności techniczno - użytkowej, tj. urządzenia muszą wykonywać kopie/wydruki dobrej jakości. 10. Czynności związane z wykonaniem przedmiotu umowy, w tym serwis techniczny i naprawy będą wykonywane przez Wykonawcę w miejscu lokalizacji urządzenia u Zamawiającego, w dniach roboczych w godzinach od 8.00 do godz. 14.30, od poniedziałku do piątku. 11. Maksymalny czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie dotyczące awarii lub uzupełnienia materiałów eksploatacyjnych nie powinien przekroczyć jednego dnia roboczego licząc od czasu zgłoszenia. 12. Wykonawca zobowiązany będzie do przeszkolenia pracowników Zamawiającego w miejscu instalacji urządzenia w zakresie obsługi urządzeń oraz dostarczy instrukcje obsługi urządzeń w języku polskim. 13. Wykonawca zapewni konsultacje w sprawach obsługi dostarczonych i zainstalowanych urządzeń. 14. W przypadku konieczności naprawy urządzenia w serwisie, Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym zapewni na czas naprawy urządzenie zastępcze conajmniej o porównywalnych parametrach technicznych i posiadające licznik. 15. Wykonawca obejmie usługą zarządzania flotą 254 szt. urządzeń Zamawiającego ( wymienionych w dodatku nr 8 do SIWZ). 16. Ponadto Wykonawca zapewni zarządzanie flotą urządzeń Zamawiającego , przez co rozumie się utrzymanie urządzeń Zamawiającego w pełnej sprawności technicznej poprzez ich serwisowanie w zakresie m. in. przeglądu, konserwacji, naprawy z zastosowaniem części zamiennych przewidzianych przez producenta urządzenia, wymiany zużytych materiałów eksploatacyjnych ( za wyjątkiem papieru). 17. Wynagrodzenie za realizację usługi zarządzania flotą urządzeń Zamawiającego stanowić będzie iloczyn: ilości wydruków z poszczególnych urządzeń i ceny jednej strony (A4) zaproponowanej przez Wykonawcę, na podstawie wskazań licznika kopii wydruków urządzenia niezależnie od stopnia pokrycia wydruku wg dodatku nr 12 do SIWZ. W przypadku braku licznika w urządzeniu Zamawiającego do rozliczeń ilości wydruków przyjmowana będzie określona przez producenta wydajność toneru lub taśmy. Każda wymiana zużytego toneru lub taśmy na nowy powinna być potwierdzona przez kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionego pracownika w protokóle opracowanym przez Wykonawcę. 18. Rozliczenie usługi będzie następowało w okresach miesięcznych na podstawie raportów opracowanych przez Wykonawcę stanowiącego dodatek nr 12 do SIWZ i zaakceptowanych przez Zamawiającego. Z urządzeń Zamawiającego nieposiadających liczników na oddzielnym raporcie opracowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego będzie obliczona wartość usługi. Raport powinien zawierać: datę zainstalowania nowych materiałów eksploatacyjnych, datę zużycia w 100%, wydajność określoną przez producenta, cenę za jedna stronę zaproponowaną przez Wykonawcę, obliczona wartość usługi, wg dodatku nr 12a). 19. Zapłata za wykonaną usługę nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT (opartej na raportach miesięcznych) w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania faktury. 20. W przypadku konieczności naprawy urządzenia Zamawiającego u Wykonawcy, Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym zapewni urządzenie zastępcze conajmniej o porównywalnych parametrach technicznych i posiadające licznik. W przypadku, gdy urządzenie Zamawiającego nie będzie się kwalifikowało do naprawy, Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia (na swój koszt) ekspertyzy technicznej do akceptacji Zamawiającemu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wykonania ekspertyzy technicznej przedmiotowego urządzenia w serwisie wybranym przez Zamawiającego. Jeżeli opinie przedstawiane w ekspertyzie technicznej Wykonawcy nie potwierdzą się lub będą się różniły zasadniczo od ekspertyzy technicznej wykonanej na zlecenie Zamawiającego, kosztami wykonania takiej ekspertyzy technicznej Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę. W przypadku wycofania z użytkowania urządzenia Wykonawca zapewni na czas realizacji usługi urządzenie zastępcze conajmniej o porównywalnych parametrach technicznych i posiadające licznik. 21. Wykonawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia może w miejsce urządzenia Zamawiającego wymagającego częstych i drogich napraw, po uzgodnieniu z Zamawiającym zainstalować sprawne urządzenie Wykonawcy posiadające licznik o parametrach techniczno - użytkowych nie gorszych niż posiadały wymieniane urządzenia. 22. Wymienione części zamienne i materiały eksploatacyjne w urządzeniach Zamawiającego, Wykonawca przekaże do siedziby Zamawiającego. 23. Wykonawcy przysługuje odrębne wynagrodzenie ustalone na podstawie cennika napraw obowiązującego w serwisie Wykonawcy w przypadku, gdy uszkodzenie urządzenia będzie wynikiem jego niewłaściwej eksploatacji przez Zamawiającego, co w szczególności dotyczy uszkodzeń mechanicznych albo zostało spowodowane okolicznościami siły wyższej, przez co rozumie się m. in.: huragan, zalanie, wyładowania atmosferyczne, pożar. 24. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby urządzeń objętych usługą zarządzania flotą urządzeń Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za urządzenia wycofane z użytkowania przez Zamawiającego. 25. Wszelkie czynności, konieczne do realizacji umowy ( np. dojazdy do miejsca wykonania czynności, prace transportowe, prace związane z dostawą, instalacją i odbiorem urządzenia zastępczego), Wykonawca wykonuje we własnym zakresie i na własny koszt. 26. Wykonawca zobowiązany jest skalkulować ryczałtową cenę oferty tak, aby obejmowała wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego w tym również sytuacje długoterminowe dotyczące przedmiotu zamówienia, przewidziane i określone w wymaganiach niniejszej SIWZ. 27. Wykonawca przed złożeniem oferty ma możliwość zapoznania się ze stanem technicznym urządzeń Zamawiającego będących przedmiotem usługi. 28. Wykonawca jest zobowiązany po wygaśnięciu umowy do komisyjnego przekazania urządzeń Zamawiającego w stanie pełnej sprawności technicznej. 29. Podstawowe parametry techniczne drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Zamawiającego eksploatowanych w OR KRUS Kielce i podległych placówkach terenowych zawiera dodatek nr 9 do SIWZ. 30. Wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji: Zgodnie z zapisami Polityki Bezpieczeństwa KRUS, dostarczone przez Wykonawcę urządzenia nie mogą posiadać wbudowanych dysków twardych. W przypadku, gdy potencjalny Wykonawca dostarczy urządzenia drukujące, które byłoby jednak wyposażone w dyski twarde, pozostaną one własnością Zamawiającego z chwilą wygaśnięcia umowy lub wskutek wymiany urządzenia na inne na skutek jego awarii. Wszelkie naprawy urządzeń będą musiały być wykonywane w siedzibie Zamawiającego pod pełnym nadzorem pracownika wyznaczonego przez Zamawiającego. W przypadku konieczności zabrania urządzenia przez Wykonawcę do swojego serwisu, dyski twarde zainstalowane w uszkodzonym urządzeniu pozostaną w siedzibie Zamawiającego. Dostarczone urządzenia będą musiały być wyposażone w funkcję identyfikacji użytkownika. Zamawiający przewiduje, w okresie obowiązywania umowy tj. przez okres 36 miesięcy, wykonanie 11.223.000 kopii wydruków tj. odbitek oraz wydruków w formacie A4. Szczegółowy zakres ilościowy przedmiotu zamówienia zawiera dodatek nr 2 do SIWZ - (Formularz cenowy). Wypełniony zgodnie z wymaganiami Zamawiającego i podpisany przez Wykonawcę dokument stanowić będzie załącznik nr 1 do oferty Wykonawcy. W cenie muszą być zawarte wszystkie koszty, związane z przedmiotem zamówienia. Ustalenia ogólne dotyczące przedmiotu zamówienia: a) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, b) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych, c) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających, d) Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest zawarcie umowy ramowej, e) Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej, f) Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, g) Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 29 ust.4 ustawy, h) Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę wykonania części zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w swej ofercie (odpowiednio do treści postanowień SIWZ) części zamówienia (zakresu), których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.