Przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnej obchodów 1200-lecia legendarnego założenia miasta Cieszyna w ramach projektu Ciesz się Cieszynem - 1200 lat

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot niniejszego zamówienia stanowi Przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnej obchodów 1200-lecia legendarnego założenia miasta Cieszyna w ramach projektu Ciesz się Cieszynem - 1200 lat. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Wstęp Celem projektu pn. Ciesz się Cieszynem - 1200 lat jest zorganizowanie, z okazji obchodów jubileuszu 1200-lecia legendarnego założenia Cieszyna, cyklu imprez kulturalnych o wysokich walorach artystycznych oraz przeprowadzenie szerokiej kampanii promującej imprezy i miasto w kontekście jubileuszu. W ramach projektu zorganizowane zostaną: 1. Koncert inaugurujący rok jubileuszowy - 2 stycznia 2010 r. (koncert odbył się i nie wchodzi w zakres kampanii promocyjnej) 2. Tryptyk Muzyka dawna w Cieszynie - 11-13 czerwca 2010 r. (trzy koncerty) 3. Cykl Lato z muzyką - czerwiec - sierpień 2010 r. (cztery koncerty) 4. Dwa koncerty rockpop - 11 lipca, 21 sierpnia 2010 r. 5. Koncert galowy w wykonaniu orkiestry symfonicznej - 27 sierpnia 2010 r. 6. Koncert o charakterze popularnym 31 grudnia 2010 r. Imprezy te uzupełnione będą przez liczne inne przedsięwzięcia kulturalne. Walory historyczne, architektoniczne, turystyczne Cieszyna oraz wyjątkowo atrakcyjna oferta kulturalna stwarzają niepowtarzalną okazję do wykreowania produktu promocyjnego. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja kampanii promującej jubileuszowe obchody założenia miasta. Kampania ma na celu promocję miasta, utworzenie silnego i trwałego skojarzenia Cieszyna z kulturą i utrwalenie wizerunku miasta jako jednego z ważniejszych ośrodków kulturalnych w Polsce oraz zaproszenie do udziału w wydarzeniach kulturalnych jak najszerszej grupy odbiorców. Rok 2010 ma zostać zapamiętany jako rok dobrej zabawy a wizerunek Cieszyna jako atrakcyjnego miejsca zarówno dla mieszkańców, jak i wszystkich gości wzmocniony. Zaplanowane działania promocyjne mają mieć na celu utrwalenie marki Cieszyna jako miasta nierozerwalnie złączonego z kulturą i atrakcyjnego turystycznie. Grupa docelowa działań promocyjnych to: mieszkańcy województw śląskiego, małopolskiego, opolskiego, śląsko-morawskiego w Republice Czeskiej oraz mieszkańcy największych miast w Polsce, czytelnicy tygodników opiniotwórczych oraz tzw. liderzy opinii. Działania obejmują: 1. Opracowanie Strategii Promocji i Komunikacji jubileuszu 1200-lecia Cieszyna. Strategia Promocji musi: - uwzględniać zapisy Strategii rozwoju miasta Cieszyna do 2015 roku, której tekst znajduje się na stronie www.cieszyn.pl, dział: Gospodarka, Plany rozwojowe. - obejmować wszystkie aspekty mające wpływ na atrakcyjność miasta (atuty i cechy wyróżniające - położenie na granicy, wielokulturowa i wielonarodowa przeszłość, walory kulturalne, historyczne, architektoniczne - zabytki i inne walory turystyczne). - być opracowaniem atrakcyjnego sposobu zainteresowania turystów ofertą atrakcyjnych miejsc i imprez realizowanych w mieście. Strategia opracowana w formie dokumentu ma zawierać: a) określenie strategicznych założeń planu marketingowego, określenie strategicznego planu mediów wraz z określeniem grup docelowych i zakładanych rezultatów, b) koncepcję realizacji kampanii promocyjnej, c) opracowanie Strategii PR i konceptów PR d) określenie szczegółowego harmonogramu działań promocyjnych z uwzględnieniem terminów imprez podanych we wstępie, które wynikają z harmonogramu realizacji projektu (szczegółowe terminy wykonania poszczególnych elementów składających się na kampanię promocyjną) wraz z określeniem sposobu realizacji. Całość realizowanej kampanii w podziale na tygodnie, z rekomendacją i opisem uzasadniającym wybór tytułów prasowych, stacji radiowych oraz miejsc dystrybucji materiałów promocyjnych,wraz z ilością i wielkością zamieszczonych reklam, spotów radiowych czy ilości materiałów promocyjnych/punkt dystrybucyjny. e) co najmniej 3 koncepty kreatywne kampanii spójne ze strategią promocji, do wyboru jednego z nich przez Zamawiającego. Koncept musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz do dokonania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. f) komunikację spójną z opracowanym już logotypem obchodów 1200-lecia miasta: symbole, wizualizacje hasła Ciesz się Cieszynem oraz założenia linii graficznej kampanii. Jednolita, spójna linia graficzna kampanii ma być zgodna z ww logotypem i związanymi z nim założeniami wynikającymi z załączonej księgi znaku (Załącznik nr 7 do SIWZ). Reklamy prasowe, reklamy internetowe, ulotki, foldery, plakaty i inne elementy kampanii powinny charakteryzować się spójną szatą graficzną umożliwiając skojarzenie działań promocyjnych jako elementów jednej kampanii. Musi ona zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz do dokonania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Termin realizacji: Strategia Promocji i Komunikacji zostanie dostarczona do Zamawiającego w terminie do 14 dni kalendarzowych od podpisania umowy, w wersji elektronicznej. Po naniesieniu lub uzgodnieniu ewentualnych poprawek przez Zamawiającą, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego (do 2 dni roboczych) przekazania poprawionej Strategii. Po zaakceptowaniu Strategii przez Zamawiającą, Wykonawca zobowiązany jest do przesłania 3 egzemplarzy Strategii w wersji papierowej (w formie wydruku) i na płycie CD/DVD do siedziby Zamawiającej, co będzie podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawcę. 2.Przeprowadzenie działań z zakresu Public Relations o zasięgu ogólnopolskim z udziałem prasy, radia, TV oraz Internetu w okresie łącznym co najmniej 3 miesięcy. Działania obejmują: opracowanie strategii PR, opracowanie konceptów PR, stworzenie bazy kontaktów medialnych, tworzenie i redagowanie tekstów PR, monitoring mediów, publikację tekstów PR i zamieszczenia informacji prasowych co najmniej 45 razy w prasie ogólnopolskiej i regionalnej, w Internecie oraz na antenie regionalnych i ogólnopolskich stacji radiowych oraz emisję przynajmniej 1 audycji w telewizji regionalnej lub ogólnopolskiej na temat Jubileuszu. Działania PR powinny być prowadzone także w Czechach i powinny obejmować publikację tekstów PR i zamieszczenie informacji prasowych co najmniej 5 razy w prasie, co najmniej 5 razy w Internecie i co najmniej 1 raz na antenie regionalnej stacji telewizyjnej. Działania PR powinny obejmować także zorganizowanie przynajmniej 1 konferencji prasowej w terminie do 15 czerwca 2010 roku. Konferencja musi odbyć się w Warszawie, Krakowie lub Katowicach, a jej organizacja oznacza wynajęcie pomieszczeń z obsługą techniczną na konferencję, wytypowanie i zaproszenie dziennikarzy uczestniczących, obsługę i moderowanie konferencji prasowej, opracowanie materiałów dla prasy (w tym prezentacji multimedialnej na temat programu obchodów jubileuszowych i atrakcji miasta Cieszyna), przygotowanie przedstawiciela Zamawiającego do konferencji prasowej. Tematem konferencji powinny być najważniejsze wydarzenia towarzyszące Jubileuszowi 1200-lecia. Wszystkie teksty PR przed publikacją muszą uzyskać akceptację Zamawiającego. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Oferent przedstawi raport z przeprowadzonych działań w formie elektronicznej na nośniku CD lub DVD oraz w formie papierowego wydruku zawierającego publikacje, listę dziennikarzy uczestniczących w konferencji prasowej, dokumentację fotograficzną oraz szacunkową informację na temat spodziewanych rezultatów medialnych zrealizowanych działań. Termin realizacji: do 27 grudnia 2010 r. 3. Produkcja materiałów promocyjnych: a) Folder rocznicowy Opracowanie zawartości merytorycznej (tekst, tłumaczenia wraz z korektą native speakera, wykonanie lub zakup fotografii, fotoedycja zdjęć, redakcja, korekta etc.), projekt graficzny, druk, wykonanie i dostawa folderu rocznicowego o charakterze prestiżowym. Nakład: co najmniej 2000 sztuk wersja polsko-angielska. Format netto: 28 x 28 cm Objętość: 20 stron + okładka. Okładka: kreda matowa o gramaturze co najmniej 300 g, druk: 4+4, folia mat 1+0, lakier UV wybiórczo 1+0, 4 strony, 20 stron: kreda matowa o gramaturze co najmniej 170g, druk 4+4, lakier dyspersyjny lub offsetowy 1+1 oprawa zeszytowa - 2 zszywki Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia zawartości merytorycznej i projektu graficznego przez Zamawiającego przed przekazaniem go do druku. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Dostawa folderów do siedziby Zamawiającego nastąpi do dnia 31 maja 2010 roku. Oferent zobowiązany jest do dystrybucji części nakładu folderu w ilości minimum 300 sztuk wśród przedstawicieli mediów na konferencji prasowej oraz głównych imprezach organizowanych w ramach uroczystości jubileuszowych. Oferent przedstawi listę przedstawicieli mediów, którym przekazał folder na płycie CD/DVD oraz w formie papierowej - na wydruku do dnia 30 września 2010 roku. b) Plakaty Projekty graficzne, druk, wykonanie i dystrybucja plakatów promujących wybrane imprezy kulturalne: (1) - Tryptyk koncertowy 11-13 czerwca; (2) - cykl Lato z Muzyką 27 czerwca; (3) - koncert rock pop 11 lipca; (4)- koncert rock 21 sierpnia, (5) - koncert galowy 27 sierpnia, (6) - koncert pop na zakończenie 31 grudnia). Dokładne programy imprez kulturalnych zostaną dostarczone przez Zamawiającego w terminie co najmniej na 4 tygodnie przed planowaną imprezą. 6 plakatów promujących 6 różnych imprez, format B2. Materiał: kreda o gramaturze co najmniej 150 g, druk: 4+0, lakier dyspersyjny 1+0, Nakład 6 x 500 sztuk (razem 3 000 sztuk). Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia projektu graficznego przez Zamawiającego przed przekazaniem go do druku. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Plakatowanie w terminie przynajmniej na 1 tydzień przed datą imprezy w Cieszynie (ok. 60 sztuk), Czeskim Cieszynie (ok. 40 sztuk), w województwie Śląsko-Morawskim w Czechach (przynajmniej Ostrawa, Karwina, Trzyniec, Jabłonków, Frydek - Mistek, Bogumin, Opawa (ok. 50 sztuk), na terenie Śląska Cieszyńskiego (tj. w gminach wchodzących w skład powiatu cieszyńskiego - ok. 50 sztuk), w Bielsku-Białej (50 sztuk), w Jastrzębiu-Zdroju (50 sztuk), na terenie woj. śląskiego (przynajmniej Żory, Rybnik, Katowice, Gliwice, Sosnowiec, Tychy, Żywiec, Zabrze, Chorzów - 150 sztuk), na terenie województwa opolskiego (przynajmniej Opole, Kędzierzyn Koźle (25 sztuk) na terenie woj. małopolskiego (przynajmniej Kraków, Oświęcim (25 sztuk). W celu udokumentowania akcji plakatowania Oferent dostarczy najpóźniej na 3 dni przed daną imprezą: 1)specyfikację miejsc plakatowania, czyli wykaz miejsc plakatowania przygotowany przez odpowiednie firmy plakatujące, 2)dokumentację fotograficzną na płycie CD DVD z wybranych miejsc uzgodnionych z Zamawiającym. Termin realizacji akcji plakatowania najpóźniej do: (1) 4 czerwca ; (2) 18 czerwca, (3) 2 lipca, (4) 13 sierpnia, (5) 20 sierpnia, (6) 23 grudnia 2010 r. Termin dostarczenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie akcji plakatowania najpóźniej do: (1) 8 czerwca, (2) 23 czerwca, (3) 7 lipca, (4) 17 sierpnia, (5) 23 sierpnia, (6) 27 grudnia 2010r. c) Foldery Opracowanie zawartości merytorycznej (teksty, fotografie, fotoedycja zdjęć, redakcja, korekta), projekty graficzne, druk i dystrybucja folderów promujących miasto i wybrane wydarzenia. Format: A4 łamane do A5, Materiał: kreda matowa 200 g Druk: 4+4, lakier dyspersyjny 1+1 Nakład: 6 x 7000 sztuk = 42 000 sztuk Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia zawartości merytorycznej i projektu graficznego przez Zamawiającego przed przekazaniem go do druku. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Oferent dostarczy do siedziby Zamawiającej po 500 sztuk z każdego rodzaju folderu (6 x 500) do dnia 31 maja 2010 r. Dystrybucja materiałów wg założeń zawartych w Strategii Promocji, nie mniej niż w 300 punktach dystrybucyjnych na terenie województwa śląskiego, małopolskiego, opolskiego, w dużych miastach Polski oraz w województwie morawsko - śląskim w Czechach, do dnia 31 maja 2010 r. Oferent zobowiązany jest do dostarczenia listy adresowej miejsc, w których przeprowadził dystrybucję materiałów (wraz z ilością przekazanych materiałów i potwierdzeniem dostarczenia) oraz dokumentację w formie wydruku, lub fakturę Poczty Polskiej, lub innego operatora pocztowego na nadanie przesyłek. Termin dostarczenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie zadania: 7 czerwca 2010 r. d) Ulotki Opracowanie zawartości merytorycznej (teksty, fotografie, fotoedycja zdjęć, redakcja, korekty), projekt graficzny, druk i wykonanie ulotek, dystrybucja -Ulotka mała składana do A6 Format netto: 420 x 297 mm Papier: kreda matowa, min. 170g Liczba kolorów: 4+4 Powlekanie: lakier dyspersyjny dwustronnie Falcowanie: łamów 4 Nakład: 40 000 szt. -Ulotka duża składana do A5 Format netto: 420 x 594 mm Papier kreda matowa, 170g Liczba kolorów: 4+4 Powlekanie: lakier dyspersyjny dwustronnie Falcowanie: łamów 4 Nakład: 40 000 szt Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia zawartości merytorycznej i projektu graficznego przez Zamawiającego przed przekazaniem go do druku. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Dystrybucja ulotek: Dostawa do siedziby Zamawiającego do dnia: 31 maja 2010 roku 5 000 sztuk małych ulotek i 5 000 szt. dużych ulotek. - Dystrybucja materiałów wg założeń zawartych w Strategii Promocji, ale nie mniej niż w 300 punktach dystrybucyjnych na terenie województwa śląskiego, małopolskiego, opolskiego, w dużych miastach Polski, oraz w województwie morawsko - śląskim w Czechach, do dnia 31 maja 2010 r. Oferent zobowiązany jest do dostarczenia listy adresowej miejsc, w których przeprowadził dystrybucję materiałów (wraz z ilością przekazanych materiałów) na CD_DVD i w formie wydruku i fakturę Poczty Polskiej, lub innego operatora pocztowego na nadanie przesyłek. Termin dostarczenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie zadania: 7 czerwca 2010 r. e) Prezentacja multimedialna na płycie CD Wykonanie prezentacji multimedialnej na płycie CD w technice animacji 3D: projekt, opracowanie zawartości merytorycznej, scenariusz, wykonanie storyboardu, skręcenie materiału filmowego w Cieszynie, animacje 3D i 2D, zbudowanie scen miejskich w technice 3D, przygotowanie grafiki, teksturowanie obiektów w oparciu o zdjęcia współczesne i archiwalne Cieszyna, montaż zdjęć archiwalnych ze współczesnymi na potrzeby animacji, wykonanie zdjęć (również z lotu ptaka), omówienie najważniejszych wydarzeń towarzyszących Jubileuszowi, nagranie lektora, 3 wersje językowe (polska, angielska i czeska), projekt i wykonanie okładki i naklejki na płyty CD oraz tłoczenie płyt w ilości 1 000 sztuk, wraz z przekazaniem praw autorskich do tłoczenia dodatkowej ilości płyt oraz do publikacji na potrzeby promocji miasta i w internecie. Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia scenariusza, zawartości merytorycznej i gotowej prezentacji oraz projektu graficznego okładki i naklejki przez Zamawiającego przed przekazaniem prezentacji do produkcji. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Długość trwania filmu minimum 30 minut, a całej prezentacji 50 minut. Termin realizacji: dostawa do siedziby Zamawiającego do 29 lipca 2010 r. f) Wydawnictwo płytowe Opracowanie i przygotowanie wydania płytowego poświęconego najważniejszym wydarzeniom wchodzącym w skład jubileuszu (wybór imprez do uzgodnienia z Zamawiającym), rejestrację filmową fragmentów wydarzeń, materiał filmowy z Cieszyna: przedstawienie miasta, jego zabytków i innych jego atrakcji, wywiad z bohaterami wydarzeń, projekt graficzny okładki i naklejki na płytę oraz tłoczenie płyt CD w ilości 1000 sztuk. Długość trwania prezentacji minimum 30 minut. Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia scenariusza zawartości merytorycznej prezentacji, projektu graficznego okładki i naklejki na płytę przed przekazaniem prezentacji do produkcji. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Termin realizacji: dostawa do siedziby Zamawiającego do 15 października 2010 r. 4. Przeprowadzenie kampanii prasowej Reklama prasowa powinna występować jako kolorowe ogłoszenia z elementami graficznymi tzn. logo, fotografie oraz informacja tekstowa. Działania obejmują wykonanie projektu graficznego głównego layoutu prasowego, jego ewentualną adaptację, teksty, skład i przygotowanie do druku oraz zakup mediów - nazwy tytułów prasowych, w których realizowana ma być kampania, format reklamy i ilość emisji każdego formatu reklamy w każdym z tytułów prasowych, w którym ma być realizowana kampania, z uzasadnieniem w Strategii Promocji. Kampania powinna być przeprowadzona w prasie o zasięgu przynajmniej regionalnym (woj. śląskie, małopolskie i opolskie) i nakładzie łącznym co najmniej 300 000 egzemplarzy. W mediach regionalnych znajdzie się minimum 12 emisji reklamy w formacie 1 1 prawa strona redakcyjna. Zamawiający dopuszcza inny format reklamy kosztem zwiększenia ilości emisji, jednak jedynie w przypadkach uzasadnionych przez Oferenta w Strategii Promocji. Oferent zobowiązany jest do uzyskania pisemnego zatwierdzenia treści merytorycznej i projektu graficznego reklamy przed przekazaniem do druku. Oferent zobowiązany jest do nanoszenia poprawek oraz dokonywania wszelkich koniecznych modyfikacji na wniosek Zamawiającego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. Oferent zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu raportu z przeprowadzenia kampanii na płycie CD DVD oraz w formie wydruku zawierającego statystyki obrazujące ilość emisji reklam w każdym z tytułów, w których realizowana była kampania wraz z danymi o nakładzie poszczególnych numerów a także egzemplarze okazowe. Termin realizacji: do 27 grudnia 2010 r. 5. Przeprowadzenie kampanii radiowej w stacjach radiowych przynajmniej o zasięgu regionalnym co najmniej na terenie województw śląskiego, opolskiego i małopolskiego Produkcja spotu reklamowego o długości co najmniej 30 sekund oraz jego emisja w stacjach radiowych. Oferent zobowiązany jest zagwarantować co najmniej 400 emisji spotu w regionalnych stacjach radiowych uzasadniając podział ilości emisji na stacje radiowe słyszalne w powyżej wymienionych poszczególnych województwach. Oferent zobowiązany jest do przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu scenariusz spotu radiowego, media plan oraz nagrane próby głosów proponowanych lektorów. Oferent zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu raportu z przeprowadzenia kampanii na płycie CD DVD zawierającego statystyki obrazujące ilość emisji spotu w każdej ze stacji, w której była realizowana kampania oraz oświadczenia o wykonanej liczbie emisji przygotowanej i podpisanej przez stacje realizujące kampanię. Kampania w radiu powinna trwać minimum 3 miesiące, a uzasadnienie wyboru czasu emisji będzie ujęte w Strategii Promocji Termin realizacji: do 27 grudnia 2010 r. Cena podana przez oferenta musi obejmować wynagrodzenie za realizację powyższych zadań, koordynację poszczególnych części zamówienia, koordynację wykonywania postanowień dotyczących całości kampanii, prowadzenie konsultacji i ustaleń dotyczących poszczególnych części zamówienia, raportowanie wykonania poszczególnych części zamówienia, dokumentowanie wykonania poszczególnych części zamówienia: przedłożenie planów emisji, przedstawienie dokumentacji fotograficznej w przypadku dystrybucji materiałów, przekazywanie okazowych egzemplarzy i nagrań oraz wynagrodzenie Oferenta za okres trwania umowy Kampania musi zostać przeprowadzona z uwzględnieniem wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego, w zakresie informacji i promocji, umieszczonych na stronie internetowej http: rpo.silesia-region.pl a we wszystkich materiałach muszą pojawić się logotypy zgodnie z obowiązującym zestawem znaków graficznych wg ww wytycznych oraz logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego (logo jubileuszu 1200- lecia miasta, logo miasta Cieszyna, loga patronów medialnych etc.), a spoty radiowe muszą zawierać stosowną informacje o współfinansowaniu przez Unię Europejską