Usługi archiwizacyjne związane z obsługą Wielkopolskiej Składnicy Akt Skarbowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przejmowanie akt z wielkopolskich urzędów skarbowych obejmujące następujące czynności: a) Przejęcie uporządkowanych i zewidencjonowanych dokumentów z urzędów skarbowych i przekazanie do WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 - około 2 898 mb akt, wg załączonego wykazu - załącznik nr 1, b) Sprawdzenie zgodności opisu teczek z treścią w spisie zdawczo - odbiorczym, c) Załadunek akt, d) Przewóz akt z urzędów skarbowych do WSAS w Gnieźnie, e) Oznakowanie i nadanie sygnatury, f) Rozładunek i ułożenie akt na regały, g) Potwierdzenie przyjęcia akt wraz z protokołem, h) Wprowadzenie danych przejętych akt do programu komputerowego obsługującego WSAS, i) Wprowadzenie topografii magazynowej do ewidencji i programu komputerowego WSAS, j) Sporządzenie raportu z przyjęcia akt, k) Sporządzenie raportu o zajętych i wolnych powierzchniach magazynowych, l) Planowanie przejmowania akt w roku następnym, przyjmowanie zgłoszeń z wielkopolskich urzędów skarbowych i ustalanie terminów przejmowania akt. 2. Brakowanie ok. 2 377 mb. akt w WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 obejmujące następujące czynności: a) Analiza ewidencji zasobu aktowego pod kątem wydzielenia akt przeterminowanych i inicjacja brakowania akt - około 2 377 mb, b) Ustalenie terminów przejmowania akt w porozumieniu z urzędami skarbowymi, c) Uzyskanie pisemnej zgody wielkopolskich urzędów skarbowych na brakowanie akt, d) Przesłanie wniosków o brakowanie akt do właściwych urzędów skarbowych, e) Sprawdzenie zgodności zaakceptowanych przez urzędy skarbowe protokołów brakowania akt, f) Sukcesywne brakowanie akt, dla których upłynął okres przechowywania obejmujące czynności: - wyjęcie z regałów akt przeznaczonych do brakowania, - załadunek na samochód, - przeprowadzenie zniszczenia akt w minimum 3 klasie tajności zgodnie z normą DIN, g) Potwierdzenie wybrakowania akt protokółem zniszczenia zgodnie ze zleceniem, h) Sporządzenie raportu o brakowaniu akt - zdjęcia ze stanu magazynowego. 3. Zewidencjonowanie ok. 100 mb akt: a) Oznakowanie i nadanie sygnatury, b) Wprowadzenie danych przejętych akt do programu komputerowego obsługującego WSAS, c) Wprowadzenie topografii magazynowej do ewidencji i programu komputerowego WSAS, d) Sporządzenie raportu z przyjęcia akt. 4. Pozostałe czynności związanych z obsługą WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 w tym: a) Przyjmowanie i rejestrowanie zamówień na wypożyczenia i udostępnienia akt, b) Przygotowanie akt (wyjęcie ze stanu magazynowego) do wypożyczenia na umówiony dzień i wypisanie kart wypożyczeń, c) Wypożyczenie lub udostępnienie akt wnioskującym dwa razy w tygodniu po osiem godzin dziennie, d) Wprowadzenie danych o wypożyczeniach i udostępnieniach do rejestrów i programu komputerowego obsługującego WSAS, e) Sporządzanie raportu z wydania akt, czyli zdjęcia ich ze stanu magazynowego.