Realizacja usługi hotelarskiej i transportowej dla 25 osób podczas wizyty studyjnej w ramach projektu Powrót do zatrudnienia realizowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi hotelarskiej i transportowej podczas wizyty studyjnej dla grupy pracowników jednostek samorządu Województwa Opolskiego w ramach projektu Powrót do zatrudnienia współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dalej jako wizyta. 1. Informacje ogólne: 1) Miejsce docelowe wizyty: Portugalia - Lizbona 2) Termin realizacji: 22-26.06.2015 r. 3) Liczba dni wizyty: 5 dni - w tym 4 noclegi 4) Uczestnicy: pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Opolu i pracownicy innych jednostek samorządu Województwa Opolskiego 5) Liczba uczestników: 25 osób 6) Środek transportu: samolot i autokar. 2. Zakres usługi transportowej: 1. Wykonawca zorganizuje i zapewni transport dla uczestników wizyty. 2. O godzinie zbiórki Wykonawca powiadomi Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Miejscem zbiórki będzie parking położony w Opolu przy ul. Głogowskiej 25c. 3. Trasa podróży obejmować będzie następujące etapy: a) w pierwszym dniu wizyty: - przejazd z miejsca zbiórki na lotnisko w Warszawie lub Wrocławiu lub Katowicach, - przelot do Portugalii na lotnisko w Lizbonie, - przejazd z lotniska w Lizbonie do hotelu, b) w piątym dniu wizyty: - przejazd z hotelu na lotnisko w Lizbonie, - przelot do Warszawy lub Wrocławia lub Katowic, - przejazd z lotniska do miejsca zbiórki. 4. Przelot może obejmować jedno międzylądowanie w każdą stronę z zastrzeżeniem, iż łączny czas podróży liczony od godziny wylotu z Polski do godziny lądowania w Lizbonie i odpowiednio w drodze powrotnej od godziny wylotu z Lizbony do godziny lądowania w Polsce nie może przekroczyć 6 godzin. Zamawiający przez powyższy zapis rozumie łączny czas podróży nie uwzględniający zmiany czasu. 5. Wykonawca zobowiązany jest do poniesienia kosztów przewozu bagażu każdego uczestnika wizyty samolotem w maksymalnej wadze 1 sztuka 20 kg na osobę. 6. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować przelot w pierwszym dniu wizyty to jest 22.06.2015 r. w czasie gwarantującym przybycie wszystkich uczestników wizyty do hotelu w Lizbonie do godziny 21 lokalnego czasu. 7. Transport uczestników wizyty na trasach: Opole - lotnisko w Polsce, lotnisko w Lizbonie - hotel, hotel - lotnisko w Lizbonie oraz lotnisko w Polsce - Opole odbędzie się bezpiecznym i odpowiednim do tego celu przystosowanym środkiem transportu przeznaczonym do przewozu minimum 25 osób + kierowca, klimatyzowanym, wyposażonym w fotele przystosowane do długich tras oraz z miejscem na duży bagaż (20kg x ilość osób uczestniczących w wizycie) oraz bagaż podręczny. 8. Przez cały czas wykonywania transportu określonego w pkt 7 środek transportu musi posiadać ważne badania techniczne oraz musi być dopuszczony do wykonywania transportu drogowego. 9. Wszystkie koszty związane z wykonywaniem transportu określonego w pkt 7 oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, paliwo, bagaż uczestników wizyty) ponosi Wykonawca. 10. W przypadku awarii pojazdu w związku z wykonywaniem transportu określonego w pkt 7 Wykonawca zapewni w ciągu 1 godziny pojazd zastępczy nie gorszy niż pojazd, w którym rozpoczęto podróż. Koszty zapewnienia transportu zastępczego ponosi Wykonawca. 11. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia każdego uczestnika na czas przejazdu, pobytu oraz powrotu na kwotę co najmniej 50.000,00 zł. 12. Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wyjazdu na kwotę co najmniej 5.000,00 zł. 13. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu kopii polisy ubezpieczenia wraz z dowodem jej opłacenia najpóźniej na 3 dni robocze przed datą rozpoczęcia wizyty. 3. Zakres usługi hotelowej: 1) Zamawiający wymaga zorganizowania i zapewnienia 4 noclegów w tym samym hotelu dla wszystkich uczestników wizyty. 2) Zamawiający wymaga zapewnienia noclegów w hotelu o standardzie co najmniej 4 - gwiazdkowym lub równoważnym, położonym w promieniu maksymalnie 3 km od Placu Marques de Pombal w Lizbonie (odległość podana zgodnie z google maps), w pokojach 1 - osobowych dla osób niepalących z łazienkami w każdym pokoju, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi) w każdym pokoju oraz zapleczem gastronomicznym. Hotel musi być wyposażony w windę. 3) Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu. 4) Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w tym samym hotelu, pod tym samym adresem. 5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia śniadania bufetowego, serwowanego w hotelu zakwaterowania uczestników dla każdego z uczestników wizyty w drugim, trzecim, czwartym i piątym dniu pobytu. Śniadanie przypadające na jedną osobę, składać się będzie co najmniej z przekąsek ciepłych, przekąsek zimnych, pieczywa oraz napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (sok, woda) do wyboru. 4. Pozostałe wymagania: 1) Na każdym etapie przebiegu wizyty uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna. 2) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. 3) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia jednej osoby opiekuna, który będzie miał za zadanie opiekę nad uczestnikami wizyty od momentu odebrania z lotniska w Lizbonie, na czas przejazdu do hotelu i zakwaterowania wszystkich uczestników wizyty oraz podczas wykwaterowania z hotelu i przejazdu na lotnisko w Lizbonie. Opiekun zobowiązany jest do pozostawania w kontakcie telefonicznym z wyznaczonym przez Zamawiającego uczestnikiem wizyty przez 24 godziny na dobę przez cały czas pobytu w Portugalii. Opiekun musi posługiwać się biegle językiem polskim i portugalskim.