ŚWIADCZENIE HOTELARSKICH USŁUG NOCLEGOWYCH I RESTAURACYJNYCH W CZASIE SPOTKANIA EKSPERTÓW W RAMACH PROJEKTU MIGRACJE POWROTOWE- NAUKA I PRAKTYKA

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie hotelarskich usług noclegowych i restauracyjnych w czasie spotkania ekspertów w Tomaszowie Lubelskim lub w odległości 5 km od Tomaszowa Lubelskiego w terminie 20-21 maja 2013 r. w postaci: noclegu ze śniadaniem oraz wyżywienia tj. przerwy kawowej, kolacji, śniadania, obiadu dla 11 osób w ramach projektu Migracje powrotowe - nauka i praktyka współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008 - 2013 jako część programu ogólnego Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi. Projekt jest realizowany na podstawie umowy finansowej numer 3-13-EFPI-2011 zawartej pomiędzy Władzą Wdrażającą Programy Europejskie a Katolickim Uniwersytetem Lubelskim Jana Pawła II. WARUNKI i WYMAGANIA HOTELARSKICH USŁUG NOCLEGOWYCH: 1. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zapewni miejsca noclegowe w terminie: 20 - 21 maja 2013 r. dla 11 osób w 2 pokojach 2 - osobowych i 7 pokojach 1 - osobowych. 2. W przypadku pokoju dwuosobowego musi być on wyposażony w dwa osobne łóżka. Nie dopuszcza się możliwości stosowania dostawki. 3. Miejsce noclegowe będzie dostępne dla gości od godz. 14:00 w poniedziałek 20 maja 2013 r., do godz. 13:00 we wtorek 21 maja 2013 r. 4. Wykonawca w ramach świadczenia usługi jest zobowiązany do zapewnienia osobnych pokoi dla osób płci żeńskiej i męskiej. 5. Zakwaterowanie nastąpi w pokojach, których powierzchnia nie powinna być mniejsza niż powierzchnia określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. (Dz. U. 2006, nr 22, poz. 169 ze zm.) w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla pokoi 1, 2 - osobowych w hotelach min. trzy gwiazdkowych, tj. powierzchnia mieszkalna pokoju, nie obejmująca wyodrębnionych w.h.s., przedpokojów, aneksów barowych, loggii itp. wynosi dla pokoju 1-osobowego co najmniej 10 m2 , dla pokoju 2-osobowego - co najmniej 14 m2 . 6. Minimalne wyposażenie pokoi: łóżko, nocny stolik, biurko lub stół, krzesła, telewizor. Wszystkie pokoje muszą być wyposażone w łazienkę z kabiną prysznicową, WC. 7. Wykonawca zapewni dostęp do bezpłatnego parkingu. 8. Wykonawca w zakresie realizacji usługi noclegu zapewnia śniadanie wg standardu obowiązującego w Hotelu. 9. Wykonawca potwierdza gotowość do realizacji zamówienia. 10. Wykonawca gwarantuje standard pokoi na poziomie hotelu min. trzygwiazdkowego. 11. Zamawiający wymaga by usługa noclegu była realizowana w obiekcie spełniającym wymagania Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jedn. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006r. Nr 22 poz. 169) oraz ustawy o usługach turystycznych (DZ. U. 2004, Nr 223, poz. 2268 z późn zm.). 12. Odwołanie rezerwacji noclegu bez ponoszenia kosztów ze strony Zamawiającego będzie możliwe dwa dni przed planowaną usługą. Płatność wynagrodzenia dokonana będzie jedynie za faktycznie zrealizowaną usługę tj. rzeczywiście wydane i wykorzystane miejsca noclegowe. 13. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi o najwyższej jakości i w razie zastrzeżeń do usługi ze strony uczestników dostosuje się do wytycznych Zamawiającego. 14. Wykonawca zobowiązuje się prawidłowego wystawiania i doręczenia Faktury VAT za realizację zamówienia z 30 - dniowym terminem płatności. WARUNKI I WYMAGANIA USŁUGI RESTAURACYJNEJ Wykonawca zapewni wyżywienie dla 11 osób w postaci: I. Przerwa kawowa, która ma składać się z: o napój gorący w postaci kawy czarnej rozpuszczalnej typu 100 Arabica, otrzymywanej z co najmniej 98 ziaren kawy, podany w termosach utrzymujących temperaturę z podajnikiem - z którego przypadać będzie co najmniej 250 ml kawy na 1 osobę napój gorący w postaci herbaty czarnej ekspresowej aromatyzowanej, której składnikiem będzie co najmniej 98% herbaty czarnej, podany w termosach utrzymujących temperaturę podajnikiem - z którego przypadać będzie co najmniej 250 ml kawy na 1 osobę cukier w cukiernicach - bez ograniczeń dla wszystkich cytryna do herbaty w plasterkach - bez ograniczeń dla wszystkich mleczko do kawy, zawartość tłuszczu 3,2 - podane w mleczniku - 50 ml na osobę ciasto domowe - typu szarlotka, napoleonka, sernik - 80 g na osobęciastka: kruche, czekoladowe, wafle- 40 g na osobę napoju zimnego w postaci wody mineralnej niegazowanej/i wody mineralnej gazowanej - 250 ml na 1 osobę w ciągu całego dnia zajęć Sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem: serwetek, filiżanek, porcelanowych sztućców, patery szklane na ciastka, łyżeczki platerowane, bez dodatkowej obsługi. Serwis będzie znajdował się we wskazanym przez Wykonawcę miejscu spotkania eksperckiego i będzie być gotowy do użytku na godz. 15:00 w dniu 20 maja 2013 r. i będzie dostępny do godziny 19:00 w tym dniu. Przygotowanie przerwy kawowej z produktów własnych Wykonawcy obejmuje: rozłożenie i rozstawienie kawy, herbaty, wody, ciastek oraz udekorowanie stołu obrusem. II. Kolacja, która ma składać się z dania głównego podanego na ciepło (150 g), zimnej płyty składającej się z różnych składników (wędlina, sery, warzywa marynowane, warzywa sezonowe, sałatki, pieczywo) w równych proporcjach po 100 g/osobę, napojów: kawa, herbata po 250 ml na osobę oraz cukier, cytryna i mleczko do kawy - bez ograniczeń. III. Obiad dwudaniowy w formie gorącego posiłku podawanego w sali restauracyjnej i przygotowanego z produktów własnych Wykonawcy. Obiad musi być gotowy do spożycia na godzinę 13:00 w dniu 21 maja 2013 r. i będzie obejmował: Zupę na ciepło (typu: z warzywami, rosół, żurek, barszcz czerwony, pomidorowa)- 250 ml wraz z pieczywem na osobę, II danie, na które składa się: mięso-ryba (150 g), ziemniaki- ziemniaki pieczone-ryż-kasza-frytki (150 g), surówka (150 g), napój ciepły lub zimny (250 ml). Napój zimny w postaci soku pomarańczowego lub jabłkowego 100% bez dodatku cukru podany w dzbankach - z którego przypadać będzie co najmniej po 200 ml na 1 osobę napój gorący w postaci kawy czarnej rozpuszczalnej typu 100 Arabica, otrzymywanej z co najmniej 98% ziaren kawy, podany w termosach utrzymujących temperaturę z podajnikiem - z którego przypadać będzie co najmniej 250 ml kawy na 1 osobę napój gorący w postaci herbaty czarnej ekspresowej aromatyzowanej, której składnikiem będzie co najmniej 98 herbaty czarnej, podany w termosach utrzymujących temperaturę podajnikiem - z którego przypadać będzie co najmniej 250 ml kawy na 1 osobę cukier w cukiernicach - bez ograniczeń dla wszystkich cytryna do herbaty w plasterkach - bez ograniczeń dla wszystkich mleczko do kawy, zawartość tłuszczu 3,2 - podane w mleczniku - 50 ml na osobę Sposób podania: wyposażenie niezbędne tzn. obrusy materiałowe, serwetki jednorazowego użytku, serwis porcelanowy, sztućce platerowane, szklanki do napoju, usługi sprzątania i utylizacji pozostałości. Personel: co najmniej jedna osoba kelner-kelnerka POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 1. Przeprowadzić usługi zgodnie z przedmiotem zamówienia i w terminie wykonania usługi wskazanym przez Zamawiającego. 2. Wykonawca sporządza szczegółowe menu i przekazuje je do akceptacji Zamawiającemu w terminie co najmniej 2 dni roboczych przed planowanym wydarzeniem. 3. Bezwarunkowo przestrzegać dobrej praktyki higienicznej. 4. Prowadzić ciągły nadzór nad realizacją usługi. 5. Na bieżąco informować Zamawiającego o pojawiających się problemach w realizacji usługi. 6. Wystawić fakturę z rozbiciem na poszczególne pozycje usług tj. wyżywienie (obiad i kolację) i noclegi (w tym śniadanie) w trakcie spotkania ekspertów i w oparciu o kalkulację kosztów wg wzoru przygotowanego przez Zamawiającego. 7. Ewentualne zmiany liczby osób korzystających z usługi będą zgłoszone na piśmie (faksem, drogą elektroniczną bądź pocztową) w terminie minimum 2 dni przed planowanym pierwotnym terminem wykonania usługi. Płatność za usługę nastąpi na podstawie faktycznej liczby wydanych posiłków. 8. Przystępując do przetargu Wykonawca oświadcza, że ceny zaoferowane w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy. Dodatkowe informacje: 1. Warunki płatności: przelew, 30 dni licząc od daty prawidłowego wystawienia i doręczenia faktury. 2. Usługa będzie świadczona w budynkach Wykonawcy, które są wyposażone w klimatyzację w pomieszczeniu wykonywania usługi 3. W trakcie pobytu Wykonawca, w ramach ceny usługi, udostępni grupie 11 ekspertów pomieszczenie na spotkanie robocze: wydzieloną salę lub wydzielone miejsce w ramach przestrzeni restauracyjnej wg planu: 20 maja 2013 r. 14:00 przyjazd i zakwaterowanie uczestników 15:00 przerwa kawowa: kawa i ciastko na początek 15:00-19:00 spotkanie robocze wraz z kawą-herbatą 19:00 - Kolacja Nocleg 21 maja 2013 r. 8.00 - śniadanie (wliczone w cenę noclegu) 9.00-13:00 spotkanie robocze wraz z kawą-herbatą 13:00 obiad