Obsługa wyjazdów i wydarzeń dla Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji Zabytków

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług w zakresie usług restauracyjnych, hotelarskich, cateringowych, najmu busów (do 15 miejsc siedzących ) i autobusów (do 40 miejsc siedzących w aucie), zakup biletów kolejowych na międzynarodowe i krajowe przewozy kolejowe oraz organizacji konferencji wyjazdów i innych spotkań dla Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji Zabytków w poniższym zakresie: 1) rezerwacja, zakup i dostarczanie do siedziby Zamawiającego biletów kolejowych na międzynarodowe i krajowe przewozy kolejowe, 2) zapewnienie transportu samochodowego (bus-autokar) w przypadku wyjazdów grupowych, 3) rezerwacja i zakup miejsc hotelowych dla pracowników i współpracowników KOBiDZ w kraju i za granicą, 4) świadczenie usług cateringowych związanych z obsługą spotkań organizowanych przez Zamawiającego a odbywających się w kraju i za granicą. Zakres przedmiotowego zamówienia obejmuje: 1. Kompleksową, obsługę w zakresie rezerwacji biletów kolejowych i realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych, krajowych i możliwości ich łączenia w klasie ekonomicznej oraz w przewozach sypialnych. Poprzez pojecie klasa ,,-Zamawiający rozumie stosowany przez zarządy kolejowe podział wagonów pasażerskich ze względu na wygodę i standard wyposażenia, przy czym im niższa cyfra klasy, tym wyższy standard. Poprzez podróż klasą ekonomiczną Zamawiający rozumie: podróż w wagonach przedziałowych z nie większą ilością miejsc siedzących w przedziale niż 8, zaś w wagonach bezprzedziałowych podróż z nie większą ilością miejsc siedzących niż 4 miejsca w rzędzie. Poprzez wagon sypialny Zamawiający rozumie wagon kolejowy z miejscami do spania. W przedziałach zamiast miejsc siedzących znajdują się miejsca sypialne, najczęściej od jednego do trzech. Wagony sypialne są włączane do pociągów dalekobieżnych kursujących w porze nocnej. O wyborze standardu podróży decyduje Zamawiający określając go w treści indywidualnego zamówienia. W ramach realizacji pkt. 1 Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu: -możliwość całodobowej rezerwacji biletu kolejowego, zmiany lub zwrotu; możliwość całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza możliwość rezerwacji i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji on-line; -możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z zakupem biletu) przez Zamawiającego rezerwacji biletu, zmiany terminu (data i-lub godzina) podróży, klasy podroży, danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, -opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń z miejsca wyjazdu do miejsca przyjazdu wskazanego przez Zamawiającego i podania co najmniej 2 optymalnych (oznacza połączenia najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym) dla Zamawiającego propozycji połączeń kolejowych na wybranej trasie, Wykonawca jest zobowiązany w propozycjach uwzględnić połączenia zaproponowane przez Zamawiającego, -bezpłatne dostarczenie biletów do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie przez strony (data i godzina), jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, a w sytuacjach nagłych nie później niż na 6 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, -możliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od każdorazowej decyzji Zamawiającego, -możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, -możliwość całodobowego kontaktu z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej, 2. Możliwość zapewnienia transportu samochodowego (bus-autokar) w przypadku wyjazdów grupowych w tym wg potrzeb Zamawiającego: 1) bus-autobus z kierowcą -nie mniej niż 15 miejsc siedzących w aucie 2) busu-autobusu z kierowcą -nie mniej niż 40 miejsc siedzących w aucie. W ramach realizacji pkt. 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z rezerwacją bus-autobus) przez Zamawiającego rezerwacji busu-autobusu, zmiany terminu (data i-lub godzina) przyjazdu-wyjazdu, nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem wynajmu busu-autobusu. 3. Usługa hotelowa: Rodzaje hoteli i ich standard oraz przybliżona lokalizacja będą specyfikowane w poszczególnych zamówieniach. 1) Wykonawca zobowiązany jest do złożenia pisemnej kalkulacji kosztów realizacji zamówienia. Kalkulacja kosztów podlega akceptacji przez Zamawiającego. 2) Wykonawca zobowiązany jest do podania co najmniej 2 optymalnych (oznacza hotele najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym) dla Zamawiającego propozycji hoteli, Wykonawca jest zobowiązany w propozycjach uwzględnić hotele wskazane przez Zamawiającego, 3) możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z rezerwacją hotelu) przez Zamawiającego rezerwacji hotelu, zmiany terminu (data i-lub godzina) przyjazdu-wyjazdu, nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia doby hotelowej. 4. Usługa cateringowa Zakres usług obejmuje zapewnienie uczestnikom obiadów, kolacji, przerw kawowych i przekąsek w toku spotkań. Usługę cateringu Wykonawca będzie realizował w szczególności poprzez: 1) zapewnienie serwisu w postaci naczyń, sztućców, termosów, podgrzewaczy oraz innych narzędzi i przedmiotów niezbędnych dla prawidłowego wykonania umowy; 2) zapewnienie posiłków w postaci obiadów i kolacji; 3) zapewnienie serwisu kawowego oraz napojów dla uczestników; 4) zapewnienia przekąsek (ciastka, paluszki itp.); 5) konieczność akceptacji menu; 6) inne usługi dodatkowe. Szczegółowy opis cateringu będzie określany przez Zamawiającego w zamówieniu. Zamawiający wymaga aby catering był realizowany w zakresie: 1. Miejsce i termin wydarzenia oraz godziny świadczenia usług- wskazane przez Zamawiającego. 2. W czasie spotkań zostanie zapewnione uczestnikom obiad, przerwy kawowe i napoje, kolację oraz przekąski w zakresie określonym przez Zamawiającego w zamówieniu. 3. Zamawiający zgłasza Wykonawcy organizację cateringu nie później niż 3 dni przed datą planowanego wydarzenia wskazując liczbę uczestników, posiłków, salę, w której ma odbyć się catering oraz podając godziny serwowania posiłków i ewentualne preferencje (np. czy mają być dania wegetariańskie) uczestników spotkania. 4. Wykonawca zapewnia naczynia, sztućce, termosy, podgrzewacze oraz inne narzędzia i przedmioty niezbędne do wykonania umowy. 5. Opis obiadu-kolacji: 1) Szwedzki stół, posiłki z podgrzewaczy, 2) Obiad powinien składać się z dwóch gorących dań: zupa, drugie danie (założenie: porcja mięsa lub ryby, kasza, ryz lub ziemniaki (różne postacie), surówka) oraz deser (porcja ciasta), 3) Kolacja - ciepłe danie (założenie: potrawa złożona z mięsa lub ryby i warzyw). Menu polega każdorazowej akceptacji przez Zamawiającego. 6. Opis przerwy kawowej i przekąsek: 1) Kawa i herbata z termosów, ciasteczka, paluszki dla uczestników, woda mineralna, napoje. 2) Wykonawca jest zobowiązany przygotować przerwę kawową i przekąski przed przybyciem uczestników. Zleceniodawca zakłada, że drugą przerwę kawową Wykonawca przygotuje po podaniu obiadu. Po zakończeniu spotkania Wykonawca jest zobowiązany do uporządkowania miejsca. Jeżeli spotkanie jest kilkudniowe, Wykonawca może uporządkować miejsce spotkania następnego dnia przed rozpoczęciem spotkania, przygotowując kolejną przerwę kawową dla uczestników. Przedmiot zamówienia jest określony we Wspólnym Słowniku Zamówień jako CPV: 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą; 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne; 63515000-2 Usługi podróżne. 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego. Zamawiający może każdorazowo zmniejszyć zamówienie o maksymalnie 10% bez konsekwencji finansowych na 1 dzień przed terminem wykonania każdego z pojedynczych zamówień. O ewentualnym rozszerzeniu zakresu zamówienia Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 1 dzień przed terminem wykonania danego zamówienia. Procedura postępowania pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w sprawach reklamacyjnych: Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze części składowych zakupionych usług wraz z rabatem, danymi pasażera oraz danymi dotyczącymi podróży. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia w wersji papierowej i elektronicznej. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia do 15 dnia następnego miesiąca. Przedmiot umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2010r. lub do wyczerpania środków jakie Zamawiający przewidział na realizację przedmiotowego zamówienia w kwocie brutto 372 080,00 PLN.