Kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu wyjazdu studyjnego dla 28 osób do Brukseli w okresie 18-21 kwietnia 2011 r

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu wyjazdu studyjnego dla 28 osób do Brukseli w okresie 18-21 kwietnia 2011 r., w celu nawiązania współpracy m.in. z przedstawicielami Intergrupy ds. gór, wysp i regionów słabo zaludnionych uznanej przez Parlament Europejski, Europejskim Stowarzyszeniem na Rzecz Współpracy Obszarów Górskich EUROMONTANA oraz Forum FREE (Forum Rozwoju Efektywnej Energii). Opis szczegółowy- założenia programowo-organizacyjne wyjazdu studyjnego. 1. Program wyjazdu - powinien przyczynić się do identyfikacji i analizy możliwych do przeniesienia dobrych praktyk w zakresie rozwoju obszarów górskich, wymiany informacji na ich temat, rozwoju współpracy międzyterytorialnej, transnarodowej i międzyinstytucjonalnej, a także wymiany doświadczeń oraz oceny polityki w zakresie rozwoju obszarów górskich. 2. Liczba uczestników - w wyjeździe będzie uczestniczyło 28 osób (w tym przedstawiciele Zamawiającego). Imienną listę uczestników wyjazdu sporządzi Zamawiający i dostarczy Wykonawcy przy zawarciu umowy. 3. Czas trwania wyjazdu - 4 dni. 4. Termin wyjazdu - 18-21 kwietnia 2011r. 5. Plan wyjazdu - wyjazd będzie realizowany zgodnie z następującymi założeniami: 1 dzień: - transfer z centrum Katowic na lotnisko w Polsce i przelot do Brukseli (dopuszcza się także lotniska w miastach i państwach sąsiednich, tzw. tanie linie lotnicze oraz lot z przesiadkami); - transfer z lotniska na miejsce zakwaterowania; - zakwaterowanie i w zależności o godziny przyjazdu do hotelu, obiad i kolacja lub obiadokolacja. 2 dzień: - śniadanie; - przejazd do Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli; - obiad/lunch w lokalu zlokalizowanym w sąsiedztwie Europarlamentu; - seminarium oraz spotkanie z przedstawicielami Stowarzyszeń. Prezentacja aspektu kulturowego Beskidów (wystawa fotografii związanej z pasterstwem w Beskidach, prezentacja rękodzieła, muzyki góralskiej, degustacja produktów tradycyjnych). - kolacja. 3 dzień: - śniadanie; - spotkanie w Parlamencie Europejskim z przedstawicielami Intergrupy ds. gór, wysp i regionów słabo zaludnionych uznanej przez Parlament Europejski; - obiad/lunch w lokalu zlokalizowanym w sąsiedztwie Europarlamentu; - udział w posiedzeniach Komisji Europejskich itp.; - kolacja. 4 dzień: - śniadanie; - w zależności od godziny lotu obiad/lunch; - transfer na lotnisko w Brukseli (dopuszcza się także lotniska w miastach i państwach sąsiednich, tzw. tanie linie lotnicze oraz lot z przesiadkami); - przelot do Polski i transfer z lotniska do centrum Katowic. 6. Posiłki dla uczestników - pełne wyżywienie- śniadanie w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania, obiad/lunch w wyznaczonej lokalizacji, kolacja/ obiadokolacja w miejscu zakwaterowania. 7. Zakwaterowanie uczestników - zakwaterowanie w hotelu 2 lub 3 gwiazdkowym, położonym w centrum Brukseli (nie więcej niż 450 m do Grand Place) w pokojach jednoosobowych (4 pokoje) i dwuosobowych (12 pokoi) z własnym węzłem sanitarnym, telewizorem oraz dostępem do Internetu. Dopuszcza się zakwaterowanie w dwóch różnych hotelach, które znajdują się w odległości od siebie nie większej niż 350 m. 8. Środek transportu - podróż z Polski do miejsca, w którym rozpocznie się wizyta odbywa się samolotem w klasie ekonomicznej (dopuszcza się także tzw. tanie linie lotnicze oraz lot z przesiadkami). Całkowita podróż nie powinna trwać dłużej niż 6 godzin (nie licząc odprawy). Wykonawca zapewni transfer dla grupy 28 uczestników: - z centrum Katowic na lotnisko w Polsce, - z lotniska docelowego do miejsca zakwaterowania, - z miejsca zakwaterowania na lotnisko wylotu do Polski, - z lotniska w Polsce do centrum Katowic, - miedzy miejscem zakwaterowania, miejscami spotkań oraz miejscami organizacji obiadów. Transfer powinien odbywać się autokarem klasy turystycznej, który powinien być wyposażony w klimatyzację oraz miejsca siedzące dla wszystkich uczestników. Autokar, wyposażony jak wyżej, powinien być także do dyspozycji uczestników podczas pobytu w Brukseli. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest podstawić pojazd zastępczy o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. 9. Wykonawca będzie odpowiedzialny za: a) zakup biletów lotniczych dla 28 osób w obydwie strony; b) zapewnienie transferu, o którym mowa w pkt 8; c) zapewnianie autokaru, o którym mowa w pkt 8, podczas pobytu w Brukseli (wraz z kierowcą); d) zapewnienie posiłków dla 28 uczestników, w trakcie trwania wyjazdu studyjnego (śniadanie, obiad/lunch, kolacja/obiadokolacja); e) zapewnienie zakwaterowania dla wszystkich uczestników wyjazdu; f) zapewnienie kompleksowego ubezpieczenia uczestnikom wyjazdu, w szczególności koszty leczenia, następstw nieszczęśliwych wypadków, bagaż podróżny; g) zapewnienie tłumacza/pilota ze znajomością języka angielskiego będącego do dyspozycji uczestników podczas pobytu, w tym podczas trwania przewidzianych spotkań. 10. Zamawiający będzie odpowiedzialny za: a) rekrutację uczestników; b) zapewnienie osoby koordynującej organizację wyjazdu; c) przygotowanie części merytorycznej wyjazdu (seminarium, spotkań, etc.); d) przygotowanie części kulturalnej wyjazdu (wystawa fotografii związanej z pasterstwem w Beskidach, prezentacja rękodzieła, muzyki góralskiej, degustacja produktów tradycyjnych)