Organizacja konferencji podsumowującej w Krakowie - projekt LIFE+ - Nr referencyjny: EZ-2710-2-13

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji podsumowującej w Krakowie w dniu 19.03.2013 r. Wykonawca zapewni salę oraz wyżywienie dla ok. 100 uczestników konferencji. 1. Opis przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca powinien zapewnić salę konferencyjną na co najmniej 100 osób w godzinach 9-15 oraz wyżywienie dla maksymalnie 100 osób. 2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia liczby uczestników do minimum 75 osób, o czym poinformuje Wykonawcę na 24 godziny przed planowanym terminem konferencji. 3) Wykonawca ma zapewnić wyżywienie - serwis kanapkowy, obiad serwowany, oraz salę konferencyjną. 2. Wymogi dotyczące organizacji konferencji podsumowującej w Krakowie w poszczególnych kategoriach: 1) Wyżywienie. Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi spotkania ok. godz. 9.30 - serwis kanapkowy - cztery rodzaje kanapek plus kawa, herbata, woda mineralna, a ok. godz. 13.00 - obiad dwudaniowy plus deser plus kawa, herbata, woda mineralna, soki, owoce. Wyżywienie będzie obejmować: a) Serwis Kanapkowy oczekujemy min. 2 propozycji menu, oznaczonych odpowiednio: Serwis kanapkowy - Zestaw I, Zestaw II; Przykładowe menu na jedną osobę: herbata Lipton lub równoważna - bez ograniczeń, cukier 5g, soki owocowe 250 ml, woda gazowana lub niegazowana 500 ml, mix kanapek 5 szt. Zamawiający dopuszcza serwowanie serwisu kanapkowego w formie szwedzkiego stołu. b) Obiad serwowany oczekujemy min. 2 propozycji menu - zawierających potrawy mięsne i wegetariańskie - oznaczonych odpowiednio: Obiad - Zestaw I, Zestaw II; Przykładowe menu na jedną osobę: zupa pieczarkowa lub pomidorowa 250 ml, porcja mięsna - 150g np. zrazy wołowe lub kotlet de volay, ziemniaki lub frytki lub ryż 200g, sałata lodowa 50g lub warzywa gotowane 150g lub surówki 150g. Danie wegetariańskie - np. lasagne ze szpinakiem 250g lub ryba dorsz, sola 200g, ziemniaki lub frytki lub ryż - 200g, kawa typu Jacobs lub równoważna bez ograniczeń, herbata Lipton lub równoważna, bez ograniczeń, cukier 5g, śmietanka do kawy 2 razy 10g, mała drożdżówka lub ciastko, świeże krojone owoce. Obiad musi być serwowany przez obsługę kelnerską. Miejsce wydawania posiłków powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym jest sala konferencyjna. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w naczyniach jednorazowych. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę kelnerską adekwatną do liczby uczestników szkolenia. Wykonawca zapewni utrzymanie czystości podczas obsługi cateringowej spotkania, zbieranie i wynoszenie brudnych i pustych naczyń, bieżące uzupełnianie brakujących produktów i po jego zakończeniu. Niedopuszczalne jest, aby posiłki serwowano w tym samym pomieszczeniu, w którym będą odbywały się spotkania. 2) Sala konferencyjna: a) Sala konferencyjna wyposażona będzie w odpowiednią do liczby uczestników spotkania, liczbę miejsc siedzących, sprzęt - projektor multimedialny, 5 mikrofonów bezprzewodowych, 3 monitory podglądowe, komputer z oprogramowaniem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji i tekstów, głośniki do komputera, nagłośnienie odpowiednie do wielkości sali oraz klimatyzację, obsługa techniczna przez cały czas trwania konferencji. b) Sale powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników spotkania. c) Sale muszą mieć zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu (wi-fi).