Wdrożenie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju i planów wykonawczych do strategii rozwoju Związku Gmin Regionu Płockiego w ramach projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju i planów wykonawczych do strategii rozwoju Związku Gmin Regionu Płockiego (zwanego w dalszej treści przedmiotu zamówienia ZGRP) w ramach projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż wdrożenie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju i planów wykonawczych do strategii rozwoju dla ZGRP może wymagać podjęcia uchwał przez Zgromadzenie ZGRP. 3. Efektem realizacji zamówienia jest sporządzenie: a) długookresowej strategii rozwoju ZGRP do 2020 r. zawierającej co najmniej wstęp, analizę SWOT, opis misji i celów na poziomie strategicznym i operacyjnym, plany wykonawcze oraz system monitorowania i ewaluacji strategii, b) raportu powdrożeniowego podsumowującego całokształt działań w ramach przedmiotu zamówienia. Wszystkie powyższe dokumenty należy dostarczyć Zamawiającemu do dnia 25 czerwca 2013r. w formatach .doc i .pdf w wersji elektronicznej (CD-ROM lub DVD) w dwóch egzemplarzach oraz papierowej w dwóch egzemplarzach. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim. Raport powdrożeniowy musi zawierać następujące elementy: c) streszczenie raportu, d) spis treści, e) wprowadzenie (opis procedur, założeń i celów), f) opis wdrożenia, wyników danego etapu zadania, g) wnioski i rekomendacje, h) aneksy przedstawiające zestawienia i analizę danych, i) opis wybranej i zastosowanej metodyki oraz bibliografię. 4. Wykonawca opracuje projekt strategii rozwoju ZGRP do 2020 r. obejmujący w szczególności: a) wyniki przeprowadzonych przez Wykonawcę badań diagnostycznych i rozwojowych (prowadzonych przez specjalistów z danych dziedzin, tj. wynikających z zakresu zadań statutowych ZGRP, w tym m.in.: finanse, ochrona środowiska, gospodarka odpadami komunalnymi, ochrona zdrowia, edukacja, kultura dziedzictwo kulturowe, planowanie i zarządzanie strategiczne, inwestycje, partnerstwo lokalne, inicjowanie zmian legislacyjnych); b) opracowane przez Wykonawcę plany wykonawcze do strategii rozwoju, obejmujące: cele strategiczne, cele operacyjne, kierunki działań, opisy działań, potencjał realizacyjny działań, zdefiniowanie dla każdego celu i działania grupy beneficjentów, harmonogramu, szacunkowych kosztów realizacji, źródeł finansowania i wskaźników; c) Opracowany przez Wykonawcę systemu monitorowania i ewaluacji strategii, zawierający m.in. I. Określenie celów i korzyści jakie monitoring ma przynieść II. Zdefiniowanie wszystkich odbiorców monitoringu III. Zdefiniowanie produktów monitoringu IV. Ocena kosztów monitoringu w relacji do korzyści V. Zagwarantowanie jawności wyników monitoringu VI. Opracowanie przewodnika w zakresie aktualizacji, monitorowania i ewaluacji strategii (w tym m.in. procedur, wskaźników, sposobów interpretacji danych) 5. Założenia przedmiotowej strategii rozwoju i planów wykonawczych muszą uwzględniać środowisko prawne, w którym funkcjonuje ZGRP, społeczno-gospodarcze uwarunkowania Gmin-Członków ZGRP oraz być kompatybilne z: Ramowymi kierunkami rozwoju Związku Gmin Regionu Płockiego w projekcji śródterminowej, Statutem ZGRP, strategiami rozwoju kraju, województwa, powiatu, gmin - członków Związku, koncepcją przestrzennego zagospodarowania kraju, odpowiednimi planami zagospodarowania przestrzennego oraz wszelkimi innymi mającymi zastosowanie wytycznymi i przepisami prawa. 6. Wykonawca przeprowadzi konsultacje projektu strategii rozwoju w każdym z 18-stu urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP. Konsultacje będą prowadzone w sposób bezpośredni na miejscu w każdym z urzędów. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokument potwierdzający przeprowadzenie powyższych konsultacji w każdym z urzędów i uwzględnienie ewentualnych uwag urzędów. 7. Wykonawca przedstawi projekt strategii rozwoju (skonsultowany uprzednio z gminami - członkami ZGRP) na Zgromadzeniu ZGRP w celu uzyskania akceptacji jego Członków dla strategii poprzez przyjęcie stosownej uchwały. Prezentacja powyższego projektu strategii zostanie dokonana w formie uzgodnionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia opracowanej w ramach niniejszego zamówienia strategii rozwoju ZGRP poprzez zastosowanie sporządzonego w ramach niniejszego zamówienia systemu monitoringu i ewaluacji strategii do momentu zakończenia przedmiotowego zamówienia, wraz z oceną efektywności tego systemu. Powyższa ocena zostanie zawarta w raporcie powdrożeniowym. 9. Wszystkie materiały dotyczące wykonania przedmiotu zamówienia zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL oraz wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego. 10. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia: a) Wykonawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia zobowiązuje się do: I. konsultacji bezpośrednich na miejscu w Biurze ZGRP oraz telefonicznych i drogą mailową zgodnie z potrzebami ZGRP oraz potrzebami wynikającymi z wykonywania przedmiotu niniejszego zamówienia; II. przeprowadzenia min. 36 spotkań konsultacyjnych, tj. min. po dwa spotkania w każdym z urzędów gmin - członków ZGRP. Na powyższych spotkaniach Wykonawca będzie m.in. konsultował z urzędami gmin projekt strategii rozwoju ZGRP. Na potwierdzenie przeprowadzenia powyższych spotkań Zamawiający będzie żądał przedstawienia przez Wykonawcę pisemnego raportu z przebiegu każdego spotkania oraz listy obecności. b) W celu odpowiedniej komunikacji z poszczególnymi gminami, Zamawiający przekaże Wykonawcy listę koordynatorów po stronie gminy. Do zadań koordynatora w tym zakresie będzie należało udostępnianie dokumentów niezbędnych Wykonawcy do realizacji przedmiotu zamówienia, wskazywanie osób właściwych do kontaktu - w zależności od potrzeb określonych przez Wykonawcę, ustalanie terminów i organizacja spotkań w urzędach gmin. Udostępnianie dokumentów jest przewidziane w formie elektronicznej drogą e-mailową, dla dokumentów posiadających taką postać, oraz w siedzibie poszczególnych urzędów gmin dla dokumentów tradycyjnych (papierowych). Wykonawca może wystąpić do koordynatorów o inną formę udostępnienia dokumentów, przy czym zgodę na wnioskowaną formę udziela każdy urząd gminy wg uznania. c) Wykonawca w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji metodologię wykonania przedmiotu umowy uwzględniającą zadania, zasoby, zakres wdrożenia oraz oczekiwane efekty. W skład metodologii wchodzi szczegółowy harmonogram prac ze wskazaniem zależności zasobów i terminów oraz kamieni milowych. Zamawiający w ciągu 3 dni od dnia przedstawienia metodologii zaakceptuje ją bądź wskaże zastrzeżenia wraz z ich merytorycznym uzasadnieniem i propozycją zmian. Po uwzględnieniu zastrzeżeń metodologia zostaje przyjęta do stosowania przez strony. 11. Podstawą działania Wykonawcy w ramach niniejszego zamówienia są: a) Wniosek o realizację i umowa o dofinansowanie projektu Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP oraz harmonogram wykonywania projektu. b) Dokumenty Programowe Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokumenty programowe i regulaminy i wytyczne do działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. c) Dokumenty Programowe Europejskiego Funduszu Społecznego. d) Niniejsza umowa oraz Księga Procedur opracowana przez Zamawiającego jeśli Zamawiający w toku realizacji projektu posiadał będzie i stosował będzie księgę procedur. 12. Wraz z podpisaniem umowy Wykonawca potwierdza, iż w ramach realizacji umowy poza prawem rządzącym umową będzie działał stosowanie do postanowień wymienionych wyżej dokumentów i stosował będzie postanowienia tych dokumentów a w szczególności, Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Projektu w zgodzie z wnioskiem o realizację projektu a w przypadku dokonania zmian w Projekcie, Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie dla projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP. 13. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w oparciu o harmonogram realizacji projektu załączony do wniosku o dofinansowanie projektu Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP. 14. Mając powyższe na uwadze oraz w związku z rozstrzygnięciem procedury wyboru Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy, który obejmuje również te prace, które nie są wyszczególnione w Umowie, a są niezbędne dla prawidłowego wykonywania przedmiotu zamówienia. 15. Zamawiający informuje, a Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż przedmiot zamówienia jest bezpośrednio związany z realizacją projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP realizowanego w ramach Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie ze złożonym i zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie.