Zarządzanie cmentarzami komunalnymi

Opis przedmiotu przetargu: Zarządzanie cmentarzami komunalnymi 1. Rodzaj zamówienia: usługi 2. Przedmiotem zamówienia jest usługa – zarządzanie Cmentarzami Komunalnymi: A. w Drezdenku przy ul. Kopernika, nr ewidencyjny gruntu 1243 (54.500 m2), B. w Gościmiu nr ewidencyjny gruntu 325 (6.500 m2), C. w Trzebiczu nr ewidencyjny gruntu 377 (9.500 m2), D. w Goszczanowcu nr ewidencyjny gruntu 264 (6.400 m2). 3. Do obowiązków Wykonawcy należy: A. Wykonywanie przez cały okres realizacji zamówienia usług będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i należytą starannością wymaganą od profesjonalisty i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz aktami prawa miejscowego. B. Pobieranie opłat w imieniu i na rzecz Gminy Drezdenko za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko zgodnie z Uchwałą Nr XLVII/316/10 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie ustalenia cennika za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko oraz z Uchwałą nr XXI/169/2012 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie zmiany Uchwały XLVII/316/10 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 28 stycznia 2010 roku w sprawie ustalenia cennika za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko jak również fakturowanie świadczonych w imieniu Gminy usług. C. Odprowadzanie pobranych opłat (brutto) do 10. dnia następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca na konto Zamawiającego w Lubusko Wielkopolskim Banku Spółdzielczym z siedzibą w Drezdenku nr konta 19 8362 0005 0000 0114 2000 0020 wraz z rozliczeniem i prowadzeniem ich ewidencji. D. Prowadzenie rejestru sprzedaży dla potrzeb rozliczenia podatku VAT i systematyczne przekazywanie Gminie wraz z wystawionymi fakturami do Urzędu Miejskiego do 5 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. E. Sporządzanie kwartalnego sprawozdania do 5 dnia następnego miesiąca po upływie każdego kwartału za pobrane opłaty dot. usług cmentarnych. Sprawozdanie winno obejmować: Dochody : a) saldo początkowe, b) dochody wykonane (wpłaty z tyt. usług cmentarnych z faktur VAT), c) dochody przekazane do Gminy, d) salda końcowe (należności pozostałe do zapłaty w tym: zaległości (wykaz imienny, adres, kwota, odsetki od zaległości), e) informacja o wyegzekwowanych zaległościach. F. Sporządzanie kwartalnego sprawozdania dotyczącego kosztów : a) oświetlenia cmentarzy w Drezdenku, b) kosztów zużycia energii elektrycznej w kaplicach w Drezdenku i Trzebiczu, c) ilości zużycia wody na cmentarzach w Drezdenku, Trzebiczu, Gościmiu, G. Sporządzenie kwartalnego sprawozdania do 10 dnia następnego miesiąca dotyczącego rozłożenia opłaty na raty za wykup miejsca na 20 lat. Sprawozdanie powinno zawierać wykaz z wyszczególnieniem (ilościowym, imiennym) osób korzystających z usługi wykupu miejsca na 20 lat (rozłożenie opłaty wykup miejsca na następne 20 lat: na 5, 10 lub 15 lat) na poszczególnych cmentarzach. H. Sporządzanie kwartalnej informacji do 10 dnia następnego miesiąca o upływie okresu nienaruszalności grobu ziemnego opłaconego przez 20 lat (z wyszczególnieniem: sektor, rząd, numer, rodzaj grobu, nazwisko i imię zmarłego, data urodzenia, data zgonu). I. Sporządzenie kwartalnej informacji do 10 dnia następnego miesiąca o ilości zlikwidowanych grobów. J. Sporządzenie informacji na temat przeprowadzonych przeglądów budowlanych, wentylacyjnych, pomiarów elektrycznych obiektów cmentarnych do 15 września br. K. Wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków, ustalanie terminu i warunków pogrzebu. L. Przedkładanie Gminie propozycji zmian regulaminu cmentarza oraz cennika opłat cmentarnych w przypadku konieczności rozważenia wprowadzenia zmian. M. Przedłożenie Gminie do 15 września każdego roku kalendarzowego propozycji prac remontowo- inwestycyjnych na następny rok. N. Zapewnienie osobom trzecim swobody wyboru firmy wykonującej usługi pogrzebowe, w zakresie dotyczącej ceremonii pogrzebowej oraz budowy nagrobków; O. Nadzorowanie prac firm usługowych m.in. zakładów pogrzebowych, kamieniarskich w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między tymi miejscami oraz w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników (gruz, ziemia usuwana będzie z terenu przez firmy usługowe). P. Bieżące utrzymanie czystości w kaplicy w Drezdenku, Trzebiczu, przyjmowanie zwłok do kaplic, udostępnianie kaplic organizatorom pogrzebów. Q. Bieżące utrzymanie czystości na terenie cmentarzy: a) grabienie i usuwanie opadłych liści, koszenie trawy, odcinanie suchych gałęzi, odrostów od drzew i frezowanie pni po wyciętych drzewach, b) usunięcie zakrzaczeń o pow. 0,25 ha na terenie cmentarza w Goszczanowcu. c) usunięcie zakrzaczeń o powierzchni 0,20 ha na terenie cmentarza w Gościmiu. d) 2-krotne nasadzenia roślinami donic w ilości 4 szt. (donice 100 cm x 100 cm) na cmentarzu w Drezdenku, e) utrzymanie w czystości Pomnika Zasłużonych, f) usuniecie 3 drzew w Drezdenku o obwodzie: klon 150 cm (drzewo rośnie w środku kwatery nr 1, jest trudnodostępne), tuja o obwodzie 130 cm, (drzewo rośnie w środku kwatery nr 17 , jest trudnodostępne), klon o obwodzie 155 cm ( rosnący przy alejce kwatera nr 19, drzewo łatwe do wycinki) łącznie z frezowaniem g) usunięcie drzew 8 szt. na terenie cmentarza w Trzebiczu - platan o obw. 190 cm - robinia akacjowa o obw. 280/220/320/320/230/150/200 h) Koszenie terenów zielonych (1 raz w miesiącu, w ostatnim tygodniu miesiąca) - cmentarz Drezdenko 2040 m², - cmentarz Trzebicz 2 000 m², - cmentarz Gościm 1 000 m², - cmentarz Goszczanowiec 2 000 m². i) Montaż zdroju ulicznego szt. 1, DN 20, wraz z budową studni chłonnej krąg betonowy h-500 Ø 100, płytą nastudzienną z otworem Ø 1200 w Trzebiczu w terminie do 30 września br. j) Utwardzenie 38 m2 powierzchni terenu polbrukiem, grubości 6 cm w 4 miejscach na cmentarzu w Drezdenku pod pojemniki na odpady zmieszane i segregowane w terminie do 30 września br. k) Wykonanie ogrodzeń betonowych w 5 miejscach na cmentarzu w Drezdenku osłaniające pojemniki na odpady zmieszane i segregowane o dł. 48 mb wys.160 cm w terminie do 30 września br. ( 8 m, 2 x 12 m, 12 m ,4 m) l) Wykonanie ossuarium głębinowego o wym. 250 cm x 250 cm na cmentarzu w Drezdenku do 31 października br. wraz z uzyskaniem wszelkich wymaganych prawem uzgodnień, zgłoszeń czy kosztorysów. m) utrzymanie ładu i porządku na cmentarzach, systematyczne sprzątanie alejek cmentarnych, dróg, chodników, zamiatanie, odśnieżanie, zabezpieczenie przed śliskością ciągów komunikacyjnych (cmentarz Drezdenko 9650 m², cmentarz Trzebicz 122,5 m² ) n) Utrzymanie terenów zielonych o pow. 6810 m² we właściwym stanie pod przyszłe kwatery (2 krotne koszenie traw, usuwanie krzaków, odrostów od pni). R. Zawieranie umów z dostawcami wody, energii elektrycznej oraz ponoszenie kosztów energii elektrycznej, wody. S. Posiadanie opłaconej polisy ubezpieczeniowej z tytułu prowadzenia działalności i posiadanego mienia, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej. T. Udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzaniem cmentarzami na żądanie Zamawiającego. U. Utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów, urządzeń instalacji i ogrodzeń znajdujących się na terenie cmentarzy poprzez zapewnienie systematycznej konserwacji oraz wykonywanie niezbędnych prac remontowych. V. Prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych oraz wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów, 4. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją przedmiotowego zamówienia, na podstawie umowy o pracę. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań oraz sankcji z tytułu nie spełnienia tych wymagań zostały określone w projekcie umowy. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian uchwał Rady Miejskiej (regulamin cmentarzy, pobierania opłat za usługi cmentarne).