Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w 2021r.

Opis przedmiotu przetargu: 1) Opis przedmiotu zamówienia : Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w 2021r. 2) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania: Obsługi Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach (zwanego dalej RCIT) w zakresie: a) udzielania informacji wszystkim odwiedzającym punkt w zakresie walorów turystycznych, bazy noclegowej, kulturalnej i sportowej dzielnic Miasta i regionu, b) sprzedaży materiałów promocyjno-informacyjnych (albumów, folderów, map itp.) dotyczących Katowic i regionu wszystkim zainteresowanym (sprzedaż winna być skoordynowana ze sprzedażą prowadzoną przez Górnośląski Oddział PTTK w Katowicach, który mieści się w tym samym lokalu przy Rynku 13), c) sprzedaży gadżetów z Katowic, certyfikowanych/zatwierdzanych przez Wydział Promocji UM Katowice d) sprzedaży internetowej gadżetów z Katowic w ramach utworzonego profilu na Facebooku, e) dystrybucji bezpłatnych miejskich materiałów promocyjnych (czasopism, folderów, mapek, broszur itp.) f) zbierania informacji dotyczących aktualnego stanu bazy turystycznej, usług, kultury, sportu itd. w Katowicach, g) organizacji i koordynacji konkursów miejskich h) organizacji co najmniej dwóch gier miejskich na terenie miasta, w tym mogą być gry miejskie o charakterze fabularyzowanym i) organizacji co najmniej 12 spacerów po mieście np. po Nikiszowcu, Szlakiem Moderny j) prowadzenia współpracy z punktami informacji turystycznej z miast partnerskich miasta Katowice w zakresie wymiany materiałów informacyjno-promocyjnych oraz ewentualnych spotkań celem wymiany doświadczeń k) koordynacji profili w mediach społecznościowych w zakresie ich aktualizacji o odbywające się wydarzenia w mieście l) nawiązania i utrzymywania współpracy i kontaktów ze szkołami wyższymi kształcącymi w dziedzinie turystyki m) przygotowywania informacji o wydarzeniach na urządzenia multimedialne n) podlewania roślin znajdujących się w RCIT o) przeprowadzania kwartalnie inwentaryzacji i kontroli jakości materiałów promocyjnych oraz określanie zapotrzebowania na poszczególne materiały promocyjne p) wsparcia logistycznego dodatkowych wydarzeń w RCIT i koordynacji kalendarza wydarzeń q) dodatkowo w przypadku dużych wydarzeń miejskich o charakterze gospodarczo – kulturalno – sportowym (niezależnie od działania RCIT przy Rynku 13), należy zorganizować mobilne Regionalne Centrum Informacji Turystycznej (zwane dalej mobilnym RCIT), w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Maksymalna ilość wydarzeń miejskich, dla których konieczne będzie zorganizowanie mobilnego Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej Zamawiający określa w ilości maksymalnie 15 wydarzeń, które odbywać się będą w Strefie Kultury i innych wskazanych tego typu miejscach. W 2020 roku stanowisko mobilne zostało zorganizowane m.in. na następujących imprezach: 1. Design32 2. Art Naif Festiwal 3. Tour De Pologne 4. Europejski Kongres Gospodarczy 5. XVIII Samorządowe Forum Kapitału i Finansów 3) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania usług w zakresie j.n.: a) zapewnienia wykonania obsługi CIT przez co najmniej: - dwie osoby posługujące się dwoma językami obcymi w tym obowiązkowo biegle językiem angielskim oraz drugim językiem (niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim) co najmniej na poziomie komunikatywnym, które uczestniczyły w szkoleniach w zakresie turystyki organizowanych przez regionalne organizacje turystyczne oraz posiadające min. półroczne doświadczenie w obsłudze informacji turystycznej. - dwie osoby o kwalifikacjach, doświadczeniu i znajomości języków j.w. do pełnienia zastępstwa w przypadku nieobecności osób j.w. - jedną osobę posiadającą certyfikat 1 stopnia kursu nauczycielskiego języka migowego - jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie turystyki Zamawiający dopuszcza, że któraś ze wskazanych osób spełnia jednocześnie kilka z ww. warunków. b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osób jw. pracujących w trybie zmianowym: - w miesiącach od podpisania umowy do końca maja: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00. - w miesiącach od początku czerwca do końca sierpnia: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 18.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00. - w miesiącach od początku września do końca grudnia: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00 z tym, że: Wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT jn: - od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00 lub 18.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), w soboty w godz. od 9.00 do 17.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b). - od poniedziałku do piątku jedna osoba w godz. od 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 10.00 do 18.00 lub od 9.00 do 17.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), - od poniedziałku do piątku jedna osoba posiadająca certyfikat 1 stopnia języka migowego w godz. od 9.00 do 13.00 - w soboty jedna osoba w godz. od godz. 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b) - w niedzielę jedna osoba w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b) c) W trakcie trwania ważnych wydarzeń gospodarczo – kulturalno - sportowych odbywających się na terenie Katowic wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT w uzgodnieniu z Wydziałem Promocji lecz nie dłużej niż do godziny 20:00 (w wyjątkowych przypadkach do godziny 22:00). Ilość godzin pracy osób pracujących/zatrudnionych na stanowiskach mobilnych podczas jednego dnia każdego z odbywających się wydarzeń nie będzie przekraczała 10 godzin. 4) Wymogi techniczne wykonywania umowy: a) Osoby wykonujące zamówienie powinny znać Katowice i umieć biegle poruszać się po stronach internetowych w celu pomocy w zakresie obsługi turystycznej osób odwiedzających Katowice i województwo śląskie np.: przy wyszukiwaniu odpowiednich miejsc, lub atrakcji itp. b) Wszystkie osoby obsługujące RCIT powinny przynajmniej raz w roku odbyć szkolenie z zakresu obsługi klienta c) Wszystkie osoby w trakcie wykonywania usługi powinny być ubrane w takie same stroje zgodne z wymaganiami standardu obsługi klienta (tzn. koszula lub koszulka z elementami graficznymi Miasta i Śląskiej Organizacji Turystycznej), d) Wykonawca zobowiązany będzie do należytego dbania o mienie znajdujące się w Regionalnym Centrum Informacji Turystycznej oraz wypełnienie standardów Śląskiego Systemu Informacji Turystycznej (ŚSIT) dla obiektu oznaczonego 4 gwiazdkami i jego dalszego rozwoju zgodnie z wytycznymi Śląskiej Organizacji Turystycznej. e) Dodatkowo Wykonawca powinien zapewnić osobom wykonującym zamówienie odpowiednie narzędzia do pracy w tym co najmniej dwa komputery wraz z drukarkami, jeden laptop (do pracy na mobilnym stanowisku RCIT), jeden skaner oraz materiały piśmiennicze i przedmioty niezbędne przy wykonywaniu usługi f) Realizacja usługi winna odbywać się w koordynacji i uzgodnieniu z Wydziałem Promocji Urzędu Miasta Katowice. g) Wykonawca nie może prowadzić swojej dotychczasowej działalności gospodarczej w ramach Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej, przy wykorzystaniu zatrudnionych pracowników, sprzętu oraz wyposażenia stanowiącego własność Miasta. Uwaga! Ilość miesięcy wskazana w załączniku nr 1 (oferta) do specyfikacji jest wielkością orientacyjną, przyjętą dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w zakresie w jakim stosowane będzie prawo opcji. 5) Szczegółowy zakres prac określa: projekt umowy (załącznik nr 5 do SIWZ)