Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal szkoleniowo - konferencyjnych i komputerowych wraz z cateringiem dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu w 2011 roku.

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Wynajmowane sale winny znajdować się w granicach administracyjnych miasta Poznania, w jednym obiekcie - czas dojazdu środkami komunikacji miejskiej do miejsca przeprowadzanej konferencji szkolenia grupy roboczej maksymalnie do 15 minut od dworca głównego PKP w Poznaniu. 2. Wynajem sal w godzinach od 8:00 do 16:00 według harmonogramu: Konferencje 1. 28 marca 2011 r. Wprowadzenie do piątego roku wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (150 osób); 2. 26 sierpnia 2011 r. Konferencja podsumowująca projekt systemowy WUP w Poznaniu Wielkopolski program stypendialny dla uczniów szczególnie uzdolnionych w ramach Priorytetu IX, Działania 9.1, Poddziałania 9.1.3 PO KL (80 osób); 3. 16 września 2011 r. Konferencja podsumowująca projekt systemowy WUP w Poznaniu Wsparcie stypendialne dla doktorantów na kierunkach uznanych za strategiczne z punktu widzenia rozwoju Wielkopolski w ramach Priorytetu VIII, Działania 8.2, Poddziałania 8.2.2 PO KL (100 osób); 4. 9 grudnia 2011 r. Podsumowanie piątego roku wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (150 osób). Szkolenia podstawowe 1. 13 maja 2011 r. Konkursy realizowane w ramach PO KL (100 osób); 2. 27 czerwca 2011 r. Konkursy realizowane w ramach PO KL (100 osób); 3. 16 września 2011 r. Konkursy realizowane w ramach PO KL (100 osób); 4. 20 października 2011 r. Konkursy realizowane w ramach PO KL (100 osób). Szkolenia specjalistyczne 1. 15 kwietnia 2011 r. (60 osób); 2. 29 kwietnia 2011 r. (60 osób); 3. 20 maja 2011 r. (60 osób); 4. 3 czerwca 2011 r. (60 osób); 5. 17 czerwca 2011 r. (60 osób); 6. 22 lipca 2011 r. (60 osób); 7. 2 września 2011 r. (60 osób); 8. 30 września 2011 r. (60 osób); 9. 14 października 2011 r. (60 osób); 10. 18 listopada 2011 r. (60 osób); 11. 2 grudnia 2011 r. (60 osób). Szkolenia warsztatowe - grupy robocze 1. 8 kwietnia 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 2. 12 kwietnia 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 3. 19 kwietnia 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 4. 27 maja 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 5. 10 czerwca 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 6. 8 lipca 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 7. 12 sierpnia 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 8. 9 września 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 9. 23 września 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 10. 3 października 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 11. 21 października 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 12. 25 listopada 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30), 13. 16 grudnia 2011 r. (1 sala komputerowa 2 grupy szkoleniowe po 20 osób = 40 osób; pierwsza grupa szkoleniowa 9:00 - 12:00, druga grupa szkoleniowa 12:30 - 15:30). 3. W ramach zamówienia dotyczącego konferencji, szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: salę konferencyjno - szkoleniową z nagłośnieniem dopasowaną wielkością do konkretnej konferencji, szkolenia; 3 mikrofony, w tym dwa bezprzewodowe; rzutnik multimedialny, komputer stacjonarny (jednostka centralna, monitor, klawiatura, myszka) lub przenośny (laptop), wymagania sprzętowe: oprogramowanie Windows co najmniej XP, Pakiet MS Office co najmniej 2007, w tym Word, Power Point, Excel, Przeglądarka (Internet Explorer 5.01 lub wyższa, FireFox 2.0 lub wyższa), Acrobat Reader 7.0 lub wyższy; mównicę; ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej; zapewnienie dostępu do Internetu, dostęp do flipcharta oraz 3 kolorowe markery do flipcharta; obsługę techniczną podczas przeprowadzanych konferencji i szkoleń; miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wraz ze składanymi blatami do pisania lub stolikami; usługę cateringową dla uczestników. 4. W ramach zamówienia obejmującego organizację szkoleń warsztatowych - grup roboczych Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: salę komputerową z dostępem do internetu (min. 20 stanowisk); dostęp do komputera dla każdego z uczestników, komputer stacjonarny (jednostka centralna, monitor, klawiatura, myszka) lub przenośny (laptop), wymagania sprzętowe: oprogramowanie Windows, Pakiet MS Office co najmniej 2007, w tym Word, Power Point, Excel, Przeglądarka (Internet Explorer 5.01 lub wyższa, FireFox 2.0 lub wyższa), Acrobat Reader 7.0 lub wyższy; zapewnienie dostępu do internetu dla każdego uczestnika; dostęp do flipcharta oraz 3 kolorowe markery do flipcharta; rzutnik multimedialny; ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej; obsługę techniczną podczas przeprowadzanych grup roboczych; miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wraz ze stolikami; usługę cateringową dla uczestników. 5. Zamawiający wymaga, aby sale konferencyjne, szkoleniowe, przeznaczone na grupy robocze były oświetlone, ogrzewane lub chłodzone,klimatyzowane (w zależności od potrzeb), z zapleczem sanitarnym, w tym z możliwością bezpłatnego korzystania z toalet przez uczestników szkoleń, konferencj,/ grup roboczych. 6. Catering - Wykonawca jest zobowiązany zapewnić usługę cateringową podczas konferencji, szkoleń i grup roboczych łącznie dla 2 060 osób w terminach określonych powyżej. Zamawiający wymaga, aby usługa cateringowa odbywała się na zewnątrz sali, w holu w pobliżu wynajmowanej sali, w której będą odbywać się szkolenia,konferencje,grupy robocze. Usługa cateringowa świadczona będzie na zastawie ceramicznej lub platerach metalowych Wykonawcy, z użyciem serwetek papierowych na stołach przykrytych białym obrusem. Wykonawca każdorazowo umieści na stole świeże kwiaty w wazonie. Wykonawca jest zobligowany do każdorazowego przygotowania metalowych sztućców, talerzyków ceramicznych, filiżanek oraz szklanek. Zamawiający wymaga, aby sałatki serwowane były w pucharkach lub na talerzykach. Napoje gorące podawane będą w termosach, natomiast woda i soki w dzbankach. Wykonawca będzie na bieżąco dostarczać artykuły spożywcze podczas szkoleń/konferencji/grup roboczych w ramach harmonogramu przebiegu spotkania określonego przez Zamawiającego. Każdorazowo po zakończeniu spotkania Wykonawca posprząta zastawę w ramach świadczonej usługi cateringowej. - Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, nieprzeterminowanych, spełniających normy jakości produktów spożywczych, jak również do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, Dz. U. nr 171 poz. 1225 ze zm.) oraz do estetycznego podawania posiłków. - Menu na konferencję w dniu 26 sierpnia 2011 r. Kawa powitalna: kawa (200 ml/osobę/poczęstunek), herbata (200 ml na osobę poczęstunek); cukier w saszetkach (2 saszetki,osobę,poczęstunek); śmietanki pakowane pojedynczo,10g (po 1 śmietance,na osobę, poczęstunek); cytryna świeżo skrojona w plasterki (1 plasterek na osobę poczęstunek); woda (niegazowana, gazowana - do wyboru - 200 ml/osobę/poczęstunek); ciasteczka kruche ok. 50 g na osobę poczęstunek. Lunch w formie szwedzkiego stołu: a) Kanapki na pieczywie żytnim i pszennym (4 różne rodzaje na osobę): kanapka z łososiem wędzonym i koperkiem, z dodatkiem pomidora, na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej na osobę), kanapka z salami z papryką i oliwkami na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej na osobę), kanapka z żółtym serem, ogórkiem i papryką i zieloną sałatą na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej na osobę), kanapka z polędwicą drobiową, ogórkiem oraz papryką, oliwkami, na maśle, z przystrojeniem majonezem i keczupem (ok. 100 g po jednej/osobę); b) Sałatki (2 rodzaje na osobę, 100 g na osobę każdego rodzaju sałatki): - Sałatka hawajska: ryż, curry, kurczak, ananas, papryka czerwona, kukurydza, majonez, sól, pieprz; - Sałatka caprese: pokrojone w talarki duże pomidory przekładane serem mozarella, przyprawione listkami świeżej bazylii, solą, pieprzem, oregano; c) Ciasto 2 rodzaje (ok. 50-70 g 1 rodzaj/osobę/poczęstunek): jabłecznik z kruszonką, sernik z polewą lukrową, d) Kawa (200 ml na osobę), herbata (200 ml na osobę); cukier w saszetkach (2 saszetki/osobę/poczęstunek); -śmietanki pakowane pojedynczo, 10g (po 1 śmietance/osobę/poczęstunek); cytryna świeżo skrojona w plasterki (1 plasterek/osobę/poczęstunek); f) Soki (pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka - do wyboru) - 200 ml/osobę; g) Woda (niegazowana, gazowana - do wyboru, 0,4 l na osobę). - Menu pojedynczego szkolenia/ konferencji/ grupy roboczej w pozostałych terminach: Kawa powitalna oraz jedna przerwa kawowa: kawa (200 ml/osobę/poczęstunek), herbata (200 ml/osobę/poczęstunek); cukier w saszetkach (3 saszetki/osobę/poczęstunek); śmietanki pakowane pojedynczo,10g (po 2 śmietanki/osobę/poczęstunek); cytryna świeżo skrojona w plasterki (1 plasterek/osobę/poczęstunek); soki (pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka - do wyboru - 200 ml/ osobę/ poczęstunek); woda (niegazowana, gazowana - do wyboru - 200 ml/osobę/poczęstunek); ciasteczka kruche ok. 50 g/osobę/poczęstunek, ciasto drożdżowe ok. 50-70 g/ osobę/ poczęstunek. Lunch w formie szwedzkiego stołu: a) Kanapki na pieczywie żytnim i pszennym (4 różne rodzaje na osobę): kanapka z łososiem wędzonym i koperkiem, z dodatkiem pomidora, na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej/osobę), kanapka z salami z papryką i oliwkami na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej/osobę), kanapka z żółtym serem, ogórkiem i papryką i zieloną sałatą na maśle, z przystrojeniem majonezem (ok. 100 g po jednej/osobę), kanapka z polędwicą drobiową, ogórkiem oraz papryką, oliwkami, na maśle, z przystrojeniem majonezem i keczupem (ok. 100 g po jednej/osobę); b) Sałatki (3 rodzaje na osobę, 100 g/osobę każdego rodzaju sałatki): - Sałatka grecka: sałata lodowa, papryka czerwona, papryka żółta, ogórek zielony, oliwki czarne, pomidor, ser feta, pieprz, sól; - Sałatka hawajska: ryż, curry, kurczak, ananas, papryka czerwona, kukurydza, majonez, sól, pieprz; - Sałatka caprese: pokrojone w talarki duże pomidory przekładane serem mozarella, przyprawione listkami świeżej bazylii, solą, pieprzem, oregano; c) Ciastka bankietowe, 6 rodzajów (trzy różne ciastka po ok. 50-70 g/osobę/poczęstunek): mini babeczka z owocami, mini pączek z lukrem, jabłecznik z kruszonką i bitą śmietaną, ciasto czekoladowe z kremem czekoladowym, sernik z polewą lukrową, ciasto z galaretką owocową i bitą śmietaną; d) Owoce podane w sposób umożliwiający bezpośrednie spożycie - podane na platerach, obrane ze skórki, pokrojone w mniejsze kawałki (z wyjątkiem winogron, które mają być umieszczone na platerach w kiściach): jabłka 5 kg/poczęstunek, banany 5 kg/poczęstunek, winogrona 5 kg/poczęstunek, ananasy 6 kg/poczęstunek, gruszki 4 kg/poczęstunek, kiwi 4 kg/poczęstunek, melony 6 kg/poczęstunek. e) Kawa (200 ml/osobę), herbata (200 ml/osobę); cukier w saszetkach (3 saszetki/osobę/poczęstunek); śmietanki pakowane pojedynczo, 10g (po 2 śmietanki/osobę/poczęstunek); cytryna świeżo skrojona w plasterki (1 plasterek/osobę/poczęstunek); f) Soki (pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka - do wyboru) - 200 ml/osobę; g) Woda (niegazowana, gazowana - do wyboru, 0,4 l na osobę). 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników w zakresie usługi cateringowej i dokonywania zmiany każdorazowo na 7 dni przed organizowanym szkoleniem/konferencją/grupą roboczą w ramach łącznej liczby 2 060 uczestników. Wykonawca zobowiązuje się ponadto do zapewnienia trzech bezpłatnych miejsc parkingowych podczas konferencji, szkoleń oraz grup roboczych dla pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu oraz prowadzących.