Świadczenie usług sprzedaży biletów lotniczych dla Centrum Nauki Kopernik

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu Zamówienia 10.1. Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług sprzedaży biletów lotniczych dla Centrum Nauki Kopernik polegających na: rezerwacji, sprzedaży oraz dostarczaniu biletów lotniczych komunikacji międzynarodowej do Siedziby Zamawiającego, w Godzinach roboczych Zamawiającego, a także zapewnienie pośrednictwa w formalnościach wizowych (wizowanie paszportu, za wyjątkiem USA) oraz pośrednictwa w dokonywaniu reklamacji usług świadczonych przez przewoźnika. 10.2. Zamówienie dotyczy połączeń lotniczych realizowanych na terenie Unii Europejskiej oraz na trasach międzykontynentalnych. Jako miejsce wylotu i przylotu na teren Rzeczypospolitej Polskiej po zakończeniu wizyty ustala się Warszawę. CPV: 63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 10.3. Najczęściej przewidywane połączenia lotnicze to: Wielka Brytania, Holandia, Austria, Niemcy, Dania, Belgia, Hiszpania, USA, Estonia, Finlandia, Portugalia, Francja, RPA, Szwecja, Ukraina oraz Japonia. 10.4. Zamawiający przewiduje również połączenia lotnicze do innych krajów europejskich. Szacunkowe zapotrzebowanie na lotnicze bilety na trasy zagraniczne zawiera tabela zamieszczona w Załączniku nr 5 do SIWZ; a) w przypadkach korzystania z przelotów na trasach innych niż wskazane w tabeli Załącznika nr 5 do SIWZ, Zamawiającemu należy dostarczyć najtańsze bilety na danej trasie przy uwzględnieniu postanowienia pkt 10.8; b) liczba biletów wskazana w Załączniku nr 5 do SIWZ, zamówienia służy jedynie do obliczenia ceny Oferty i wartości Umowy. 10.5. Realizacja zamówień biletów na połączenia lotnicze będzie dokonywana: - po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego w jakimkolwiek dniu tygodnia, w terminie podanym w Zleceniu, - z uwzględnieniem najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloodcinkowych, - przy zastosowaniu minimalnych cen dostępnych biletów lotniczych w danym terminie na danej trasie z uwzględnieniem ewentualnie obowiązujących promocji. 10.6. Dokonanie rezerwacji bądź sprzedaży biletów na rzecz Zamawiającego wymaga zwrotnego potwierdzenia przez Wykonawcę w formie elektronicznej, wysłanego na adres e-mailowy osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. 10.7. Powierzone zadania w zakresie zamówienia Wykonawca realizować będzie poprzez: a) zatrudnienie lub oddelegowanie pracownika do obsługi Zamawiającego; b) umożliwienie składania zamówień za pomocą telefonii stacjonarnej, łączy internetowych oraz e-maila w trybie on-line z możliwością potwierdzenia zwrotnego przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; c) zapewnienie kontaktu z Zamawiającym przez 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. 10.8. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloodcinkowych (dostosowanej czasowo dla poszczególnych przesiadek); 2) przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej 2 (dwóch) propozycji najbardziej optymalnych połączeń do miejsca docelowego z uwzględnieniem co najmniej 5 (pięciu) przewoźników narodowych oraz przewoźników niskokosztowych (tzw. tanie linie lotnicze), bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty manipulacyjnej Wykonawcy za pośrednictwo; 3) przedstawienia Zamawiającemu biletów w klasie biznes i klasie ekonomicznej; 4) niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów, w całości lub części wraz z uzasadnieniem; 5) wystawienia biletów w wersji elektronicznej bądź, w przypadku braku takiej możliwości - w wersji papierowej; 6) nie pobierania od Zamawiającego opłat za wystawienie biletu w wersji elektronicznej oraz papierowej chyba, że warunki przewoźnika stawiają ograniczenia w tym zakresie, a Wykonawca poinformuje o tym przed realizacją Zlecenia; 7) dostarczenia biletów do Siedziby Zamawiającego, nie później niż do godziny 12.00 dnia poprzedzającego dzień wyjazdu, jeżeli wypada on od wtorku do soboty; 8) dostarczenia biletów do Siedziby Zamawiającego, nie później niż do godz. 12.00 w piątek, jeżeli dzień wylotu wypada w niedzielę lub poniedziałek; 9) umożliwienia odbioru biletu poza granicami Polski; 10) pośrednictwa w obsłudze ewentualnych reklamacji składanych przez Zamawiającego lub pasażera Zamawiającego do przewoźnika; 11) w przypadku realizacji/pośrednictwa w wizowaniu paszportu, nie pobierania opłaty za usługę pośrednictwa w wizowaniu i obciążania Zamawiającego kosztem wizy zgodnie z fakturą VAT wystawioną przez właściwą placówkę dyplomatyczną; 12) dokonywania płatności za bilety ze środków własnych Wykonawcy, do czasu wystawienia przez Wykonawcę zestawienia sprzedanych biletów, oraz dostarczenia zestawienia wraz z fakturą VAT Zamawiającemu; 13) przedkładania Zamawiającemu miesięcznych zestawień z wystawionych faktur VAT za bilety; 14) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet. W przypadku stwierdzenia różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Wykonawca jest zobowiązany nabyć dla Zamawiającego bilet zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; 15) Wykonawca zapewnienia Zamawiającemu możliwość anulowania biletu bez obciążania Zamawiającego kosztami biletu i bez ponoszenia dodatkowych opłat oraz dokonywania zmian w bilecie w zakresie: danych osobowych pasażera, standardu przelotu lub terminu bez konieczności uiszczania z tego tytułu dodatkowych opłat, o ile nastąpi to w terminie określonym w ofercie Wykonawcy. 10.9. Zamówienia uzupełniające. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających 10.10. Opis przedmiotu Zamówienia określają również wzór Umowy - załącznik nr 3 oraz Szczegółowy opis przedmiotu Zamówienia - załącznik Nr 5.