Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług hotelarskich na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu w hotelu położonym na terenie miasta Wrocławia, zgodnie z potrzebami Zamawiającego oraz zgodnie z warunkami zawartymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. W ramach realizacji zamówienia przewiduje się wykorzystanie 2.285 noclegów z możliwością dostosowania tej liczby do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, tj. zmniejszenia lub zwiększenia liczby zamówionych noclegów w ramach przeznaczonych na realizację zamówienia środków finansowych, w tym: a) prognozowana ilość noclegów w apartamentach hotelowych - 25 b) prognozowana ilość noclegów w pokojach jednoosobowych - 2.200 c) prognozowana ilość noclegów w pokojach dwuosobowych - 60 Przez nocleg Zamawiający rozumie 1 dobę hotelową w pokoju jednoosobowym lub jedną dobę hotelową w pokoju dwuosobowym, lub jedną dobę w apartamencie. 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji dla niniejszego zamówienia. Prawem opcji objęte jest 30 % maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy. Oznacza to, iż Zamawiający zobowiązany jest do zamówienia przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ o wartości co najmniej 70 % wynagrodzenia Wykonawcy brutto, a pozostałe 30 % w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego. 4. Wykonawca zapewni noclegi przez cały okres trwania umowy, we wszystkie dni tygodnia, tj. od dnia podpisania umowy do dnia 30.06.2014r. lub do wcześniejszego wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia, z zastrzeżeniem, że realizacja umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań. Zamawiający przewiduje wygaśnięcie zobowiązań, o których mowa powyżej, w miesiącu kwietniu 2013r. 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił noclegi w hotelu o standardzie nie niższym niż dla hotelu zaszeregowanego do kategorii czterogwiazdkowej ( **** ) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity; Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zmianami ) oraz: 1) położonym w Centrum Wrocławia w odległości nie większej niż 2 km od wrocławskiego Rynku, 2) z dostępem do parkingu przy hotelu, 3) o bazie noclegowej gwarantującej wykorzystanie 1500 noclegów w okresie następujących po sobie 10 dni, w tym jednoczesne ( ta sama doba hotelowa ) zakwaterowanie do 150 osób w pokojach jednoosobowych - w związku z realizacją festiwalu DIALOG. w miesiącu październiku 2013r. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za cenę noclegu w pokoju jednoosobowym. 6. Wykonawca zapewni śniadanie w cenie każdego pokoju. 7. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie - zgodnie z potrzebami Zamawiającego, każdorazowo po uprzednim dokonaniu przez Zamawiającego szczegółowego Zamówienia, co najmniej drogą elektroniczną lub w sytuacjach szczególnych - telefonicznie. 8. Zamawiający ma prawo do dokonania, w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, odwołania rezerwacji lub zmiany rezerwacji w odniesieniu do: ilości noclegów, rodzaju pokoju, czasu i terminu oraz danych osoby, dla której zamówiono nocleg - na warunkach określonych w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszej SIWZ. 9. Zamawiający zastrzega, iż nie będzie pokrywał kosztów za korzystanie z mini-baru i telefonu w pokojach hotelowych oraz za tzw. usługi dodatkowe, tj.: korzystanie z pralni, restauracji, baru itp. Koszty powyższe regulowane będą wyłącznie przez osoby zakwaterowane w hotelu, a Zamawiający nie będzie ponosił odpowiedzialności za powstałe w związku z tym dodatkowe koszty. 10.Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie, co najmniej drogą elektroniczną, na bieżąco informować Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących poszczególnych zamówień złożonych przez Zamawiającego 11. Szczegółowy opis warunków realizacji zamówienia oraz obowiązki Wykonawcy zawiera projekt umowy - Załącznik nr 3 do SIWZ).