Organizacja spotkania przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w dniach 18 - 21 maja 2011 r.

Opis przedmiotu przetargu: A. Liczba uczestników spotkania. 150 osób B. Warunki hotelowe w Międzyzdrojach. 1. Wynajęcie przez wykonawcę hotelu z noclegiem dla 150 osób, w 20 pokojach jednoosobowych i 130 pokojach dwuosobowych, ze śniadaniem z dnia 18 na 19 maja 2011 r., spełniającego wymagania co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli kategorii (trzech gwiazdek) według załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). 2. Hotel musi posiadać restaurację na miejscu. 3. W dniu 18 maja 2011 r. w hotelu kolacja dla 150 osób wskazanych przez Zamawiającego. Kolacja musi składać się z zupy, mięs (drobiu, karkówki, kaszanki ) pieczonych na grillu, napoi (woda, herbata), pieczywa, sałatki, warzyw (ogórek, pomidor) musztardy, ketchupu. C. Warunki dla sali konferencyjnej w wynajętym przez wykonawcę hotelu w Międzyzdrojach Wynajęcie sali konferencyjnej dla co najmniej 150 osób wraz z następującym wyposażeniem: 1) w dniu 19 maja 2011 r. w godzinach od 10.00 do 17.00: a) dwa rzutniki multimedialne, w tym jeden zapasowy (awaryjny), b) cztery mikrofony bezprzewodowe, w tym dwa zapasowe (awaryjne) z nagłośnieniem, c) ekran d) na sali konferencyjnej 150 krzeseł z miękkim siedzeniem i oparciem, w tym 10 krzeseł ustawionych przodem do pozostałych gości (tzw. stół prezydialny); na stole prezydialnym ustawiona woda mineralna gazowana i niegazowana oraz szklanki dala każdej z osób zasiadających za stołem prezydialnym. 2) w dniu 19 maja 2011 r. w godzinach od 12.00 do 15.00. (Konwent Prezesów): a) stół dla 30 osób ustawiony konferencyjnie - wszyscy wokół stołu, b) na stole woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach 0,25 ml, szklanki; D. Tłumacz. Co najmniej jeden tłumacz posiadający znajomość języka szwedzkiego, angielskiego i polskiego. E. Obiad w wynajętym przez wykonawcę hotelu w Międzyzdrojach. 1. Obiad w dniu 19 maja 2011 r. dla 150 osób wskazanych przez Zamawiającego, w restauracji hotelowej, w formie bufetu. Obiad musi składać się z dwóch dań - zupy oraz bufetu (mięsa, ryby, sałatki, ziemniaki, makarony), oraz deseru w formie ciasta. 2. Ponadto dwa bufety kawowe dla 150 osób w dniu 19 maja 2011 r. Jednorazowo bufet kawowy powinien zawierać na osobę: filiżankę kawy rozpuszczalnej i herbaty, słodki poczęstunek oraz napój chłodzący w butelkach o pojemności 0,25l. Dodatkowo mleczko do kawy, cukier oraz słodzik. F. Warunki transportu uczestników spotkania do promu w dniu 19.05.2011 r. Zapewnienie minimum trzech autokarów mogących przewieźć liczbę 150 osób, w każdym kierowca posiadający wymagane prawem prawo jazdy. Każdy autokar musi posiadać parametry techniczne umożliwiające wjazd i poruszanie się po terytorium Szwecji. G. Wymagania dla terminalu promowego. Wykonawca zapewni miejsce na terminalu promowym do przechowania części bagażu dla 150 osób. H. Wymagania dla pobytu na promie w czasie podróży do Szwecji. 1. Wynajem kabin noclegowych 2. lub 4. osobowych na promie dla 150 osób z 19/20.05 oraz z 20/21.05.2011 r. 2. Organizacja uroczystej kolacji w restauracji na promie w dniu 19.05.2011 r. oraz 20.05.2011 r., w formie bufetu dla 150 osób, kolacja przy stołach, dwudaniowa, składająca się z dań zimnych (sałatek), dań gorących (mięsa wieprzowego, ryb, drobiu, warzyw) oraz deserów (sałatka owocowa, ciasto, sosy) w restauracji na promie. 3. Organizacja śniadania na promie w dniu 20.05.2011 r., śniadanie w formie bufetu . Prom powinien wypłynąć w godzinach wieczornych 19.05 2011 r., tak aby dopłynął do celu do Ystad w godzinach porannych, w dniu 20.05.2011r. I. Pobyt w Szwecji. 1. Wynajem sal konferencyjnych oraz zapewnienie wykładowcy w Szwecji, na Uniwersytecie w miejscowości Lund w dniu 20.05.2011 roku; prelegent powinien referować na temat związany z gospodarką odpadową; powinien mieć kwalifikacje do tego celu; jednocześnie powinien być obecny tłumacz, który zapewni tłumaczenie z języka szwedzkiego na język polski; wszystkie koszty pokryje wykonawca zamówienia, konferencja powinna rozpocząć się najpóźniej o godzinie 10.00 a zakończyć około godziny 13.00. 2. Przerwa kawowa dla 150 osób w Szwecji, na Uniwersytecie w miejscowości Lund w dniu 20.05.2011 r. 3. Wizyta studyjna w Spalarni śmieci w Malmo (SYSAV) połączona z prezentacją spalarni przez osoby do tego upoważnione po stronie zakładu. 4. Wizyta w dzielnicy ekologicznej WESTERN HABOUR oraz BUNKEFLO RECYKLING CENTER. 5. Lunch w restauracji w Malmo dla 150 osób w dniu 20.05.2011 r., lunch serwowany przez kelnerów. J. Wymagania dla pobytu na promie w czasie podróży do Polski. 1. Wynajem kabin noclegowych na promie dla 150 osób; kabiny 2 oraz 4 osobowe, dodatkowo min. 5 kabin jednoosobowych w dniu 20/21.05.2011r. 2. Organizacja uroczystej kolacji na promie w formie bufetu dla 150 osób , kolacja przy stołach, serwowana przez kelnerów, dwudaniowa, w restauracji na promie. 3. Organizacja śniadania na promie dla 150 - w dniu 20.05.2011 r., śniadanie w formie bufetu. 4. Prom powinien wypłynąć w godzinach wieczornych 20.05 2011 r., tak aby dopłynął do celu w godzinach porannych 21.05.2011r. K. Zejście z promu - powrót do Szczecina 1. Zapewnienie odbioru rzeczy pozostawionych na terminalu oraz zapewnienie powrotu autokarami do Szczecina. 2. Zapewnienie ubezpieczenia dla uczestników konferencji.