Usługi związane ze służbowymi wyjazdami międzynarodowymi pracowników i studentów Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi związane ze służbowymi wyjazdami międzynarodowymi pracowników i studentów Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu . Zakres usług objętych przedmiotem zamówienia obejmuje : a) Rezerwacje miejsc, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych z uwzględnieniem oferty tanich przewoźników lotniczych- low cost carreries b) Rezerwacja miejsc, sprzedaż i dostarczanie biletów kolejowych c) Rezerwacja miejsc, sprzedaż i dostarczanie biletów autokarowych d) Rezerwacja miejsc, sprzedaż i dostarczanie biletów promowych e) Usługi wizowania paszportów. f) Sprzedaż i dostarczanie polis ubezpieczeniowych na czas podroży zagranicznej 2.Ilości poszczególnych rodzajów biletów wyszczególnione zostały w załączniku nr 2. Zamawiający przewiduje w okresie trwania umowy m.in. loty do Francji, Włoch, Węgier, Holandii, Szwajcarii, Szwecji, Grecji, Hiszpanii, Danii, Wielkiej Brytanii, Portugalii, Rumunii, Belgii, Austrii, Słowenii, Słowacji, Niemiec, Finlandii, Litwy, Czech Chorwacji, Cypru, Indii, Chin, Japonii, Malezji, Turcji, Rosji, Sri Lanki, Kazachstanu, USA, Brazylii, Izraela, Egiptu i Australii oraz przewiduje wystąpienie w tym okresie o ok. 30 wiz. Uwaga: ilości biletów podane w Formularzu cenowym (załącznik nr 2) są orientacyjne i mogą ulec zmianie. 3. Wykonawca musi realizować zamówienie zgodnie z wszystkimi warunkami określonymi w SIWZ w tym w załączonym do Specyfikacji Szczegółowym opisie sposobu realizacji przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik Nr 1 do Projektu umowy, a w szczególności: 1) stosować przy sprzedaży biletów stanowiących przedmiot przetargu minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej, 2) zapewnić możliwość dokonywania zmian w rezerwacjach, zgodnie z obowiązującymi przepisami, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego, 3) zapewnić możliwość anulowania biletów lotniczych przed terminem wylotu bez ponoszenia dodatkowych kosztów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, 4) udzielać informacji dotyczących: - jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, - nazw linii lotniczych, - najkorzystniejszych tras podróży, długości trasy i czasu podróży 6) oferować bilety autobusowe na wszystkie ustalone trasy bez pobierania od Zamawiającego dodatkowych opłat za pośrednictwo w ich zakupie w innych biurach podróży lub u przewoźników, 7) realizować zamówienia na bilety lotnicze, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika, 8) oferować bilety najkorzystniejsze dla Zamawiającego pod względem ceny i czasu podróży; w przypadkach uzasadnionych trasą podróży, oferować co najmniej 3 optymalne dla Zamawiającego połączenia (najdogodniejsze, i najtańsze) na danej trasie na jedno zapytanie Zamawiającego. 9) pośredniczyć w przejęciu obowiązków pomiędzy Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych i składania ewentualnych odwołań w sprawach zwrotu lub niewykorzystanych z winy przewoźnika biletów, 10) bezpłatnie dostarczać dokumenty podróży (bilety), dokumenty ubezpieczeń oraz faktury do siedziby Zamawiającego lub w miejsca wskazane przez Zamawiającego na terenie Poznania, 11) każdorazowo przesyłać Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, informacje o dokonywanych rezerwacjach biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, 12) każdorazowo w dniu wykupu biletu informować wyznaczonego pracownika Zamawiającego, że tego dnia upływa termin rezerwacji, 13) zapewnić dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych. 14) stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego dokonywać rezerwacji noclegów hotelowych za granicą w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym, 15) zapewniać ubezpieczenie na czas podróży na koszt Zleceniodawcy- w wariancie standardowym europejskim oraz w wariancie standardowym reszta świata - w zależności od celu podróży, 16) wykonawca powinien umożliwić wykupienie przez Zamawiającego ubezpieczenia z tytułu poniesionych kosztów naliczanych przez przewoźnika w przypadku konieczności anulowania biletu lotniczego (rezygnacji z wyjazdu). 17) zapewnić upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego możliwości całodobowego kontaktu dotyczącego spraw związanych z zakupem biletów (fax, telefon, terminal, Internet, poczta elektroniczna itp.), 4. W czasie trwania umowy Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet. W przypadku stwierdzenia większej niż 3 % różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez wybranego Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Zamawiający ma prawo do kupna biletu w innym biurze podróży lub u przewoźnika w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i lub wizy. - zgodnie z pkt 1 pkt 7 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego załącznik nr 1 do projektu umowy. 5. Zamawiający ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego zgodnie z obowiązującymi taryfami oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i lub wizy. 6. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia,