Kompleksowa usługa sprzątania Zachęty - Narodowej Galerii Sztuki w Warszawie, plac Małachowskiego 3 oraz pomieszczeń galerii Miejsce Projektów Zachęty w Warszawie przy ul. Gałczyńskiego 3

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa sprzątania polegająca na codziennym utrzymaniu czystości pomieszczeń oraz otoczenia gmachu Zachęty - Narodowej Galerii Sztuki w Warszawie, plac Małachowskiego 3 oraz pomieszczeń galerii Miejsce Projektów Zachęty w Warszawie przy ul. Gałczyńskiego 3 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje codzienne sprzątanie (od poniedziałku do piątku) - dyżur 4 pracowników serwisu na dwie zmiany w godzinach: 4 osoby w godz. 6:00 - 14:00; oraz 4 osoby w godzinach 14:00 - 22:00 ; W soboty i niedziele - dyżur 2 pracowników: w godz. 8.00 - 16.00 - 1 osoba i 12.00 - 20.00 - 1 osoba 2.1. Pomieszczenia biurowe: sprzątanie w godzinach zgodnych z harmonogramem pracy zmianowej opracowanym przez Wykonawcę, codzienne odkurzanie lub mycie na mokro podłóg i wykładzin, odkurzanie sprzętów (biurka, - półki, telefony, komputery, parapety, krzesła, grzejniki, listwy, lampy, itp.), codzienne czyszczenie, mycie i opróżnianie popielniczek i koszy na śmieci, 1 raz w tygodniu mycie, pastowanie i froterowanie posadzek drewnianych, 1 raz w miesiącu mycie wszystkich listew, 1 raz w miesiącu mycie wszystkich drzwi, 1 raz w miesiącu mycie wszystkich grzejników 2.2. Klatki schodowe, korytarze, hole, pomieszczenia zaplecza technicznego i administracyjne: codzienne mycie na mokro posadzek kamiennych, codzienne odkurzanie lub mycie na mokro posadzek drewnianych, raz w tygodniu mycie i konserwacja elementów stalowych, luster kabin dźwigów osobowych wewnętrznych i zewnętrznych oraz kabiny dźwigu towarowego, sprzątanie pomieszczeń technicznych tj. klimatyzatornia, pomieszczenie stacji uzdatniania wody, węzła cieplnego, wodomiar, archiwum zakładowe, magazyny działów (w obecności pracowników merytorycznych), raz w tygodniu sprzątanie pomieszczeń poddasza, odkurzanie, mycie podłóg i ciągów komunikacyjnych i schodów, odkurzanie urządzeń, sprzątanie sanitariatu, 2 razy w miesiącu mycie, pastowanie i froterowanie posadzek drewnianych, codzienne odkurzanie wszystkich poręczy i cokołów, 2 razy w miesiącu odkurzanie kutych krat pod poręczami, kandelabrów, kinkietów i żyrandoli (dot. holu starego), usuwanie (w miarę możliwości) zabrudzeń ze ścian i cokołów,1 raz w miesiącu mycie kinkietów, 1 raz w miesiącu mycie drzwi, 1 raz w miesiącu mycie grzejników, 1 raz w miesiącu konserwacja posadzek kamiennych 2.3. Pomieszczenia sanitarne biurowe i publiczne: codzienne mycie i czyszczenie urządzeń sanitarnych i podłóg zgodnie z kontrolką dyżuru serwisu, codzienne uzupełnianie środków czystości (mydło, papier, ręczniki, odświeżacze powietrza), 2 razy w miesiącu mycie glazury na ścianach, 1 raz w miesiącu przeprowadzenie procesu usuwania nieprzyjemnych zapachów 2.4. Sale wystawowe: sprzątanie bieżące sal wystawowych, zgodnie z harmonogramem pracy zmianowej, codzienne odkurzanie lub mycie na mokro posadzek drewnianych i betonowych, codzienne ścieranie kurzy (parapety, grzejniki, listwy), sprzątanie sal wystawowych po montażu i demontażu wystaw, 4 razy w miesiącu mycie, pastowanie i froterowanie posadzek oraz przed każdym wernisażem woskowanie całej powierzchni, 1 raz w miesiącu mycie wszystkich listew, 1 raz w miesiącu mycie wszystkich grzejników, 1 raz w miesiącu mycie drzwi 2.5. Otoczenie gmachu: codzienne zamiatanie chodników i terenu wokół Galerii w okresie jesiennym codzienne uprzątanie zalegających liści, w okresie zimowym codzienne odśnieżanie (w zależności od warunków atmosferycznych) 2.6. Pielęgnacja zieleni : pielęgnacja, koszenie i podlewanie trawników i kwietników w okresie wiosenno- letnim od maja do końca października ( przez 6 m-cy) 2.7. Sprzątanie kwartalne: na początku każdego kwartału lub po uzgodnieniu terminu z Zamawiającym mycie wszystkich okien 2.8. Serwis dzienny codzienny (od poniedziałku do piątku) dyżur 4 pracowników serwisu na dwie zmiany w godzinach: 4 osoby w godz. 6 - 14; oraz 4 osoby w godzinach 14 - 22. W soboty i niedziele dyżur 2 pracowników w godz. 8 - 16 - 1 osoba i 12 - 20 - 1 osoba. kontrola i stałe utrzymywanie czystości w części biurowej i wystawienniczej budynku a w szczególności holu głównego, szatni i toalet dla zwiedzających, Sprzątanie pomieszczeń biurowych i magazynowych wyłączonych ze sprzątania z uwagi na ograniczenie dostępu po godzinie 16, sprzątanie 2 pokoi gościnnych galerii, w zakresie i czasie uzgodnionym z pracownikiem prowadzącym rezerwację i obsługę gości, wykonywanie prac związanych z obsługą poczęstunków: kawa, herbata, wino itp. w trakcie wernisaży, konferencji prasowych i imprez edukacyjnych w galerii Zachęta i MPZ, wykonywanie drobnych prac gospodarczych i fizycznych w budynku na zlecenie kierownictwa administracji galerii , prace porządkowe w pomieszczeniach zaplecza technicznego i magazynach, prace pomocnicze przy organizacji imprez : ustawianie, przenoszenie krzeseł stołów, rekwizytów, itp. również po godz. 22 na podstawie odrębnych ustaleń z dz. administracji. 2.9. Galeria Miejsce Projektów Zachęty, ul. Gałczyńskiego 3: sprzątanie 5 razy w tygodniu pomieszczenia o pow. 124,44 m2 , codzienne sprzątanie sanitariatu, mycie glazury, uzupełnianie środków czystości oraz mycie podłóg kamiennych i drewnianych, przecieranie parapetów i grzejników, raz w tygodniu mycie okien i drzwi wejściowych, raz w miesiącu lub po montażu wystawy czyszczenie maszynowe posadzki kamiennej i drewnianej. Dodatkowe informacje Ogólny metraż powierzchni sprzątanej wynosi 4 202,40 m2 W tym: pomieszczenia z posadzką drewnianą 2 713,40 m2 pomieszczenia z posadzką kamienną 1 489,40 m2 Ogólny metraż powierzchni do sprzątania terenów zewnętrznych 1 614,80 m2 , w tym trawniki ok. 95 m2 Sprzątanie galerii MPZ - 124,44 m2 Ogólny metraż powierzchni świetlików dolnych 809,23 m2 Ogólny metraż okien w galerii MPZ - 28,72 m2 12 pomieszczeń sanitarnych ( 27 szt. sedesów w tym 12 szt. w toaletach ogólnodostępnych). Podany metraż okien liczony jest jednostronnie. Orientacyjna liczba koszy wynosi ok. 70. Zamawiający nie ma wiedzy co do ilości zużywanych artykułów higienicznych (bieżące zapotrzebowanie jest w gestii Wykonawcy wykonującego usługę sprzątania) W Zachęcie pracuje na stałe 70 osób ; odwiedzających w skali m-ca jest od 3000 do 5000 osób. Zamawiający przewiduje również realizację zamówienia w godzinach nadliczbowych (obsługa imprez po godz. 22 oraz dodatkowe zlecanie usług związanych z działalnością Zachęty powodującej zapotrzebowanie na zwiększoną ilość godzin usługi i zwiększoną obsadę) - prognozowaną liczbę godzin w okresie 24 miesięcy ustala się na 1000 godzin. Pracę w godzinach nadliczbowych zleca kierownik Działu Administracji lub jego zastępca. Rozliczenie godzin nadliczbowych odbywać się będzie miesięcznie na podstawie listy obecności zgodnie z faktycznie przepracowaną liczbą godzin. 3. Inne postanowienia i wymagania Zamawiającego związane z realizacją przedmiotu zamówienia odnoszące się do personelu realizującego usługę. a) Wykonawca zobowiązany jest wykonywać swoje obowiązki zatrudniając osoby doświadczone, niekarane, cechujące się kulturą osobistą, b) W przypadku istotnych zastrzeżeń lub wątpliwości co do predyspozycji do pracy osób przeznaczonych do realizacji usługi, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania zmiany przedstawionego składu zespołu na inny, o odpowiednim przygotowaniu, c) Wykonawca powiadomi Zamawiającego o zamiarze wprowadzenia na obiekt nowych pracowników (nie ujętych w wykazie) z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem lub natychmiast w nagłych przypadkach (np. choroba lub inna nagła nieobecność pracownika), d) Wykonawca zobowiązuje się do natychmiastowej wymiany pracownika w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń, co do wypełniania przez niego obowiązków. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag, co do możliwości wymiany pracownika na inną osobę. e) Zamawiający zastrzega sobie możliwość ciągłego nadzoru nad sposobem wykonywania usługi. Ze strony Zamawiającego kontrole będą przeprowadzać: kierownik działu administracji lub jego zastępca, f) Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania wymaganej ilości pracowników dla zapewnienia ciągłości usługi przy uwzględnieniu nagłych okoliczności, których nie da się przewidzieć, wymagających zmiany pracowników w trakcie trwania zmiany (np zasłabnięcie, nagła choroba, itp.), g) Wykonawca zapewni pracownikom odpowiednie warunki pracy wynikające z przepisów BHP i kodeksu pracy, h) Sprzątanie pomieszczeń objętych kontrolą dostępu może odbywać się jedynie w obecności pracowników Zachęty, Osoby realizujące usługę zobowiązane są do zachowania szczególnej ostrożności przy wykonywaniu czynności sprzątania pomieszczeń biurowych, magazynowych oraz sal wystawowych w których znajdują się obiekty i przedmioty wystawiennicze, i) Osoby sprzątające nie mają prawa przeglądania dokumentów pozostawionych na biurkach, stolikach itp. oraz korzystania z telefonów do celów prywatnych pod nieobecność pracowników Zachęty, j) Zabrania się palenia papierosów na terenie Galerii Zachęta i MPZ, k) Osoby realizujące usługę zobowiązane są przestrzegać zasady należytego zachowania się i dbania o wygląd zewnętrzny. l) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić jednolite, estetyczne stroje oraz obuwie dla osób wykonujących usługę sprzątania, w kolorach i wzorach uzgodnionych z Zamawiającym przed podpisaniem umowy. 4. Materiały 1) Wykonawca będzie realizował czynności będące przedmiotem zamówienia przy użyciu własnych środków i narzędzi. 2) W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia do wykonywania usługi sprzątania: a. Ściereczek, mopów i innych akcesoriów do sprzątania wykonanych z mikrofibry; b. pasty luksusowej miodowej do pielęgnacji podłóg, w uzgodnieniu z pracownikami działu administracji Zamawiającego, c. odpowiedniego preparatu do konserwacji podłóg olejowanych, d. odkurzaczy z wkładem Hepa H13 zmywalnym, w ilości co najmniej 3 szt. e. Maszyny myjąco-konserwującej (wieloczynnościowej) f. Jednolitych, estetycznych strojów i obuwia pracowników sprzątających, w kolorach i wzorach uzgodnionych z Zamawiającym przed podpisaniem umowy. 3) Wykonawca zapewni środki higieny i czystości (środki przykładowe) a. ręczniki ZZ -białe, dwuwarstwowe, celulozowe, b. papier toaletowy biały w rolkach FI 180x90, celulozowy, typu Velvet c. płyn do WC zagęszczony, antybakteryjny, myjąco-dezynfekujący typu Domestos, d. mydło w płynie z gliceryną, gęste, pH neutralne 5,5, e. worki na śmieci. f. Wszelkie materiały i środki czystości używane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia powinny być wysokiej jakości i bezpieczne dla środowiska. g. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uczuleń w stosowaniu środków przez personel Zachęty i MPZ Wykonawca zobowiązuje się do zmiany używanego dotychczas środka. 5. Przedstawiciele firm, które ubiegać się będą o wzięcie udziału w postępowaniu będą mogli dokonać wizji lokalnej obiektów od poniedziałku do piątku w godz. 10:00 - 14:00 Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami w sprawie wizji lokalnej: Monika Popiołek - kierownik administracji - tel. 22 556 96 15 Roman Barański - zastępca kierownika - 22 556 96 69. 6. Dodatkowe wymagania Zamawiającego związane z realizacją przedmiotu zamówienia - klauzule społeczne. 1) Zamawiający, zgodnie z art. 29 ust. 4 pkt 4 ustawy, żąda od wykonawcy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (w rozumieniu stosunku pracy określonego w art. 22 kodeksu Pracy) z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem na podstawie obowiązujących przepisów, czterech osób w serwisie dziennym, wykazanych na wykazie osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia - fizycznie świadczących usługę sprzątania w siedzibie Zachęty. Wykonawca po podpisaniu umowy, nie później niż w dniu rozpoczęcia wykonywania usługi udokumentuje formę zatrudnienia wykazywanych osób przedstawiając kopie umów o pracę. Wykonawca będzie składał u Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy comiesięczne sprawozdania dotyczące sposobu zatrudniania osób realizujących zamówienie zadeklarowanych przez niego w Wykazie osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli sposobu zatrudnienia osób wskazanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia. Kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego uprzedzenia Wykonawcy. Wykonawca może dokonać zmiany deklarowanych osób, tylko pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Zamawiającym oraz uzyskania jego zgody. W przypadku zmiany osób Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu kopii umów o prace zawartych z tymi osobami. Obowiązek ten Wykonawca realizuje w terminie 3 dni roboczych od dokonania przedmiotowej zmiany..