Sukcesywne świadczenie usług cateringowych dla jednostek organizacyjnych UP

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych dla jednostek organizacyjnych UP na terenie miasta Poznania w związku z planowanymi konferencjami, naradami, spotkaniami seminaryjnymi, imprezami okolicznościowymi w jednostkach, itp. Wszystkie usługi cateringowe będą świadczone na terenie obiektów należących do Zamawiającego, znajdujących się na terenie miasta Poznania oraz obiektów będących w użytkowaniu Zamawiającego . 2. Świadczenie usług cateringowych w ramach organizowanych przez Zamawiającego imprez będzie odbywało się sukcesywnie, w oparciu o zlecenia organizatora spotkania przesłane w formie elektronicznej na adres e-mail Wykonawcy podany w umowie. Zlecenia będą przekazywane Wykonawcy nie później niż w terminie zadeklarowanym w formularzu ofertowym, jako czas niezbędny na realizację zgłoszonego przez Zamawiającego zlecenia, podany w liczbie dni roboczych przypadających przed dniem świadczenia usługi. Maksymalnie nie później niż na: a. 6 dni roboczych przed dniem świadczenia usługi, w przypadku, gdy liczba gości przekroczy 30 osób, b. 4 dni robocze przed dniem świadczenia usługi, w przypadku gdy zlecenie dotyczy organizacji przerwy kawowej oraz w przypadku, gdy liczba gości spotkania nie przekroczy 30 osób. 3. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się z organizatorem spotkania (adres podany w zleceniu), celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zalecenia pocztą elektroniczną. 4. Zamawiający każdorazowo zlecając wykonanie usługi określi: datę, miejsce, godzinę, czas wydarzenia, przewidywaną liczbę uczestników, szczegółowe menu, dodatkowe dyspozycje w szczególności dotyczące: dostarczenia i/lub ustawienia stołów, rodzaju naczyń, zastawy stołowej i sztućców, dekoracji stołów, zakresu obsługi kelnerskiej. 5. Zamówienia będą realizowane w formie: bufetu szwedzkiego (bufety) i/lub stolików koktajlowych i/lub restauracyjnej. 6. W ramach realizacji poszczególnych zamówień Wykonawca zobowiązany jest do: a. przygotowania posiłków we własnym zakresie i w pomieszczeniach wykonawcy (transport do miejsca świadczenia usługi w specjalnych pojemnikach/termosach, zapewniających utrzymanie należytej jakości potraw w tym konsystencji, walorów smakowych jak i estetycznych. Wszelkie pojemniki, termosy, naczynia używane do transportu potraw muszą posiadać odpowiednie atesty i certyfikaty wydane przez własciwe jednostki potwierdzające dopuszczenie do kontaktu z żywnością), przez cały okres obowiązywania umowy miejsce przygotowania posiłków musi spełniać aktualne wymogi sanitarno-higieniczne. b. przewożenia posiłków środkiem transportu, który jest do tego celu przystosowany oraz posiada dokumenty warunkujące to dopuszczenie. c. przygotowania posiłków wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, w dniu ich dostawy zgodnie z ustalonym szczegółowym menu, spełniających normy jakości produktów spożywczych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz posiadających w odniesieniu do produktów przetworzonych (np.: kawa, herbata, cukier, ciastka kruche, soki, woda, mleko) datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usługi; d. serwowania potraw i napojów w temperaturze optymalnej dla danego rodzaju posiłku zgodnie z wytycznymi Instytutu Żywności i Żywienia, wg których optymalne temperatury dla posiłków to: dla potraw na zimno (surówki, sałatki, wędliny, zimne sosy, chłodniki, napoje zimne, desery zimne itp.) 4ºC, dla zup na gorąco minimum 75ºC, dla gorących dań głównych (dania mięsne, drobiowe, podrobowe, rybne itp.) i deserów gorących (budynie, suflety itp.) minimum 63ºC, dla napojów gorących (kawa, herbata) minimum 80ºC. e. dostarczenia (wraz z montażem i ustawieniem) odpowiedniej ilości stołów bufetowych oraz stolików koktajlowych, a także aranżacji i dekoracji stołów (w tym świeżych kwiatów ciętych, świec) w sposób uzgodniony z Zamawiającym, najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem wydarzenia, f. wyeksponowania potraw w sposób, który zabezpieczy je przed ewentualnymi zanieczyszczeniami zewnętrznymi, zarówno tymi, które mogą przedostać się z otoczenia, jak również tymi od konsumentów - dotyczy to bufetu szwedzkiego, w których stosowany jest system samoobsługowy, g. usuwania przez obsługę kelnerską na bieżąco odpadów pokonsumpcyjnych do specjalnie do tego celu przeznaczonych i oznakowanych pojemników. Nie dopuszczalne jest gromadzenie na stołach brudnych naczyń z resztkami jedzenia, h. wydzielenia i oznaczenia miejsc zwrotu naczyń brudnych, tak aby w żaden sposób nie łączyło się ono z miejscem ekspozycji potraw - dotyczy to bufetu szwedzkiego, w których stosowany jest system samoobsługowy, i. zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych (bemarów, podgrzewaczy oraz kabli do ich podłączenia), które będą utrzymywały wymaganą temperaturę potraw, j. usunięcia z ekspozycji i wyrzucenia, nie zużytych potraw ciepłych utrzymywać w podgrzewaczach przez okres dłuższy niż 2 godziny jako żywność nie nadającą się do spożycia, k. zdemontowania i zebrania stołów bufetowych oraz stolików koktajlowych, naczyń i resztek jedzenia oraz przygotowania i pozostawienia odpowiednio zapakowanej pozostałej części pożywienia w ciągu 45 minut po zakończeniu spotkania (w zależności od charakteru wydarzenia i uzgodnień z Zamawiającym), l. świadczenia usług cateringowych z wykorzystaniem, nie posiadających cech znacznego zużycia, pęknięć, uszczerbków itp.: czystych, wysterylizowanych białych, jednakowych podczas danego wydarzenia zestawów porcelanowych lub ceramicznych, naczyń szklanych do napojów zimnych (dzbanków, karafek), naczyń na napoje (filiżanek, szklanek) lub naczyń cateringowych jednorazowych wg wskazań Zamawiającego przy poszczególnych zamówieniach, warników lub termosów do podania kawy i herbaty (termosy minimum jeden na 4 osoby), naczyń do serwowania potraw: wieloporcjowych (tace ze stali nierdzewnej, półmiski porcelanowe lub ceramiczne), bemarów niezbędnych do podawania potraw ciepłych, sztućców platerowanych dla każdego z uczestników spotkania (estetycznych, wolnych od cech znacznego zużycia), obrusów i serwet materiałowych (estetycznie wygladających, jednorodnych, czystych, bez widocznych uszkodzeń tkaniny, wyprasowanych, wielkością dostosowanych do stołów), serwetek bawełnianych i serwetek papierowych, jednobarwnych lub ze wzorem wg wskazań Zamawiającego, posiadania podczas realizacji usługi zapasu naczyń min. 20%, m. zapewnienia obsługi kelnerskiej, technicznej, menedżerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw, ich uzupełnianie i podanie oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu uroczystości - min. 1 osoba na 20 obsługiwanych gości, osoby wykonujące obsługę kelnerską będą ubrane w czyste, wyprasowane, nieuszkodzone, jednakowe, białe koszule, czarne spodnie lub spódnice, czarne fartuchy oraz będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne, n. zapewnienia, w przypadku uroczystości o charakterze międzynarodowym, obsługi kelnerskiej przez co najmniej 2 kelnerów posługujących się językiem angielskim na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację z gośćmi. o. opisania potraw w języku polskim, angielskim oraz oznaczenia potraw wegetariańskich na życzenie organizatora uroczystości; 7. Wszelkie czynności związane z ustawieniem i uprzątnięciem cateringu w obiekcie nie mogą zakłócać prowadzenia zajęć dydaktycznych. 8. Zamawiający w formularzu cenowym - załącznik nr 2 do SIWZ określił szczegółowo przedmiot zamówienia podając jego nazwę i ilości szacunkowe poszczególnych produktów oraz jednostkę miary na osobę. Ilości wymienione w formularzu cenowym są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany/zamiany przekroczenia liczby poszczególnych pozycji formularza cenowego z zastrzeżeniem, iż łączna wartość przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć kwoty brutto określonej w umowie. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania usługi cateringowej z przyczyn od niego niezależnych, o czym Wykonawca zostanie powiadomiony pocztą e-mail, z co najmniej 24 godzinnym wyprzedzeniem w stosunku do terminu planowanego spotkania. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników zleconej usługi a. z co najmniej 24 godzinnym wyprzedzeniem w stosunku do terminu planowanego spotkania, w przypadku, gdy liczba gości przekroczy 30 osób, b. z co najmniej 12 godzinnym wyprzedzeniem w stosunku do terminu planowanego spotkania, w przypadku, gdy zlecenie dotyczy organizacji przerwy kawowej oraz w przypadku, gdy liczba gości spotkania nie przekroczy 30 osób. o czym Wykonawca zostanie powiadomiony pocztą e-mail. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw czasowych w trakcie realizacji danej usługi w przypadku, gdy będzie tego wymagał przebieg spotkania. 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do wszystkich dokumentów potwierdzających jakość wykorzystanych produktów, atestów na urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury oraz jakości potraw w formie degustacji.