Świadczenie usługi w zakresie prowadzenia księgowości projektu Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi w zakresie prowadzenia księgowości projektu Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski. Głównym celem projektu jest ochrona ex situ rzadkich i zagrożonych gatunków w Polsce poprzez m.in.: Długoterminową ochronę diaspor wybranych 30 gatunków rzadkich i ginących roślin naczyniowych z 75 stanowisk, w tym 60 nie objętych do tej pory taką formą zabezpieczenia ex situ; Dążenie do zabezpieczenia jak największej ilości materiału genetycznego, zagwarantowania maksymalnej stabilności genetycznej połączonej z oszczędnością funduszy i przestrzeni; Ochronę przed negatywnymi skutkami starzenia się nasion, dryfu genetycznego zasobów genowych rodzimych populacji gatunków rzadkich; Stworzenie rezerwy materiału genetycznego w chłodniach i zbiornikach z ciekłym azotem zapewniających dostępność nasion do produkcji sadzonek do programów restytucyjnych; Integrację danych dotyczących stanu zachowania populacji gatunków rzadkich - stworzenie cyfrowej bazy danych, z informacjami na temat gatunków i stanowisk objętych przedsięwzięciem; Inwentaryzację wybranych stanowisk gatunków rzadkich i zagrożonych, co umożliwi określenie obecnego stanu populacji wybranych gatunków zagrożonych w Polsce; Do zadań Wykonawcy będzie należała pełna obsługa księgowa projektu, m. in.:Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami pełnej rachunkowości projektu; Nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości; Nadzór nad realizacją planu finansowego projektu; Prowadzenie ksiąg rachunkowych dotyczących projektu; Prace związane z dekretacją dowodów księgowych operacji gotówkowych i bezgotówkowych; Przygotowywanie projektów umów o dzieło i umów zleceń, zapewnienie pod względem finansowym ich prawidłowości; Miesięczne uzgadnianie ksiąg rachunkowych; Współpraca z ZUS, Urzędem Skarbowym oraz instytucjami finansowymi; Prowadzenie sprawozdawczości i ocena realizacji wykorzystania przydzielonych środków; Kontrola poprawności dokonywanych klasyfikacji dokumentów pod kątem spełnienia kryteriów wydatków kwalifikowanych dla poszczególnych zadań określonych w projekcie; Kontrola raz na kwartał zgodności sprawozdań finansowych w księgach zamawiającego i porównywanie z bieżącymi zapisami w harmonogramie rzeczowo - finansowym projektu, a co za tym idzie monitorowanie projektu zgodnie z harmonogramem płatności i budżetu projektu, sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych wynikających z projektu; Rejestracja faktur i rachunków wpływających oraz ich weryfikacja pod względem formalno - rachunkowym; Obsługa księgowa wniosku umożliwiającego współfinansowanie 5% wkładu własnego projektu z innych źródeł - w razie przygotowania takiego wniosku i uzyskania dofinansowania; Prawidłowe rozliczanie finansowe uwzględniające wszystkie źródła finansowania Zamawiającego w ramach realizacji projektu Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski;Terminowe dostarczanie dokumentów i informacji niezbędnych koordynatorowi finansowo-technicznemu do wykonywania obowiązków sprawozdawczych i przygotowywania wniosków o płatność; Współpraca z audytorami i innymi organami kontrolującymi prawidłowe przygotowywanie wymaganych sprawozdań dla właściwych Instytucji w wymaganych i obowiązujących terminach; Stały kontakt z koordynatorem finansowo-technicznym oraz w razie konieczności - z koordynatorem merytorycznym; Konsultacje dotyczących bieżącego nadzoru księgowości, dokonywanych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, a także do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem księgowości projektu poza siedzibą Zamawiającego w zależności od bieżących potrzeb. Każdorazowo w przypadku konieczności wykonywania zadań na rzecz projektu poza siedzibą Zamawiającego sporządzany będzie protokół zdawczo-odbiorczy dokumentacji przenoszonej i przetrzymywanej poza siedzibą Zamawiającego; Prowadzenie wszelkiej korespondencji dotyczące spraw finansowo księgowych; Udzielanie porad Zamawiającemu we wszelkich kwestiach związanych z obsługą księgową projektu w siedzibie Zamawiającego; Sprawdzanie dokumentacji przygotowanych przez koordynatora finansowo-technicznego związanych z realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektu; Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich koordynatorom projektu; Udział we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach dotyczących realizacji projektu; Przygotowywanie informacji niezbędnych do przygotowania ewaluacji projektu;