serwis i konserwacja kopiarek Konica Minolta BIZHUB i/lub Canon IR Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych Biur Powiatowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest serwis i konserwacja kopiarek Konica Minolta BIZHUB oraz Canon IR Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych Biur Powiatowych w podziale na zadania: Zadanie nr 1: serwis i konserwacja kopiarek Konica Minolta BIZHUB 1. Przedmiotem zamówienia jest serwis i konserwacja kopiarek Konica Minolta: BIZHUB 250 - 29 szt. i BIZHUB 350 - 2 szt., BIZHUB C 250 - 1 szt., BIZHUB C252 - 1 szt. Do zadań wykonawcy należeć będzie: 1. Przeglądy konserwacyjne urządzeń wg wskazań producenta. 2. Wymiana elementów podlegających wymianie w wyniku normalnej eksploatacji urządzeń wg wskazań producenta sprzętu lub komunikatów z urządzeń (wymiana na nowe, oryginalne elementy markowane logiem producenta urządzenia). 3. Usuwanie awarii urządzeń (wszystkich awarii nie zaistniałych z winy użytkownika, np. awaria płyty głównej lub innego elementu elektronicznego). 4. Aktualizacja oprogramowania kopiarek do aktualnych wersji (minimum raz w roku). 5. Dostarczanie tonerów dla ww. kopiarek (tonery markowane logiem producenta urządzenia). 6. Udzielanie wsparcia technicznego dla użytkowników przy obsłudze urządzeń (help desk). 7. Zmiany konfiguracji urządzeń w trybie serwisowym na żądanie Zamawiającego. 8. W przypadku braku możliwości usunięcia awarii urządzeń na miejscu dostarczenie urządzenia zastępczego na czas naprawy o parametrach nie niższych niż sprzęt użytkowany przez Zamawiającego. 9. Diagnozowanie i wycena uszkodzeń innych niż określone w pkt. 3 (uszkodzenia z winy użytkownika). 10. Wykonywanie comiesięcznego zestawienia wykonanych przez poszczególne urządzenia kopii w poszczególnych lokalizacjach w sposób niewymagający angażowania personelu Zamawiającego, np. przez zastosowanie modemu GSM/GPRS (CS Remote Care) lub OPS (Optimized Print Services). Rozliczenie kopii będzie stanowić załącznik do faktury wystawianej przez Wykonawcę co miesiąc. 11. Oznaczenie, w widoczny i czytelny sposób, urządzeń Zamawiającego w formie naklejki z informacjami dot. sposobu zgłaszania awarii, usterek i lub zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne. Sposób zgłaszania awarii, usterek i lub zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne rozumiany jest jako: telefon i lub faks i lub e-mail. 12. Po każdorazowej usłudze serwisowej Wykonawca wystawi Zamawiającemu protokół wykonania usługi - wzór protokołu wykonawca przedstawi Zamawiającemu z chwilą podpisania umowy i stanowić będzie jego integralną część. 2. Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa otrzyma aktualny wykaz urządzeń z ilością wykonanych kopii . 3. Zamawiający wymaga zastosowania przez Wykonawcę oryginalnych części i materiałów eksploatacyjnych oznaczonych logo producenta sprzętu. 4. Zamawiający wymaga by Wykonawca dysponował minimum 3 pracownikami, którzy posiadają certyfikaty do wykonywania serwisu i konserwacji urządzeń będących przedmiotem zamówienia (należy dostarczyć wraz z ofertą oraz potwierdzeniem że osoby te są pracownikami wykonawcy). 5. Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania się dokumentem będącym potwierdzeniem, iż jest autoryzowanym serwisem dla urządzeń Konika Minolta. 6. Zamawiający wymaga by w ciągu 24 godzin od zgłoszenia awarii, usterki urządzenia Wykonawca zajął się naprawą. W przypadku gdy czas naprawy urządzenia jest dłuższy niż 3 dni robocze Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia urządzenia zastępczego o parametrach nie gorszych niż urządzenia Zamawiającego. (za zgłoszenie należy również uznać alert z systemu CS Remote Care lub Optimized Print Services) 7. Raz w roku na żądanie Zamawiającego każde urządzenie może być bezpłatnie przewiezione do wybranej siedziby Biura Powiatowego lub Oddziału Regionalnego na terenie województwa dolnośląskiego. Poniżej wykaz lokalizacji w których znajdują się kopiarki. Lp. Biuro Powiatowe Adres 1 Bolesławiec 59-700 Bolesławiec, ul. Komuny Paryskiej 38 2 Dzierżoniów 58-200 Dzierżoniów, Batalionów Chłopskich 19 3 Głogów 67-200 Głogów, ul. Sikorskiego 40 4 Góra 56 - 200 Góra, ul. Armii Polskiej 8 5 Jawor 59-400 Jawor, ul. Starojaworska 91 6 Jelenia Góra 58 - 500 Jelenia Góra, ul. Marcinka 33 a 7 Kamienna Góra 58 - 400 Kamienna Góra, ul. H. Sienkiewicza 6 a 8 Kłodzko 57-300 Kłodzko, ul. Harcerzy 6 9 Legnica 59-220 Legnica, ul. Bydgoska 18 10 Lubań 59-800 Lubań, ul. Karola Miarki 1 11 Lubin z siedzibą w Rudnej 59-305 Rudna ul. Ścinawska 19 12 Lwówek z siedzibą w Uboczu 59-620 Gryfów Śl., Ubocze 300 13 Milicz z siedzibą w Sławoszowicach 56-300 Sławoszowice, ul. Kolejowa 28, bud. B 14 Oleśnica z siedzibą w Sycowie 56-500 Syców, ul. Ogrodowa 10 15 Oława 55-200 Oława ul. Nowodojazdowa 9 16 Polkowice 59-100 Polkowice, ul. Spółdzielcza 2 17 Strzelin 57-100 Strzelin, ul. Kamienna 10 18 Środa Śląska 55- 300 Środa Śląska, ul. Wawrzyńca Korwina 2 19 Świdnica 58-100 Świdnica, ul. Saperów 25 b 20 Trzebnica 55-100 Trzebnica, ul. Milicka 23 21 Wałbrzych 58-306 Wałbrzych, ul. Uczniowska 21 22 Wołów 56-100 Wołów ul. Zaułek Zielony 20 23 Wrocław 50 - 452 Wrocław, ul. Komuny Paryskiej 72 24 Ząbkowice Śl. 57-200 Ząbkowice Śl., ul. Staszica 18 25 Zgorzelec 59-900 Zgorzelec ul. Bohaterów II Armii WP 8 26 Złotoryja z siedzibą w Pielgrzymce 59-524, Pielgrzymka 109a/1 27 Oddział Regionalny 52-438 Wrocław, ul. Giełdowa 8 Dla celów poglądowych Zamawiający podaje ilość wykonanych przez poszczególne urządzenia kopii w okresie 12 miesięcy. Biuro Nr Seryjny Model Aktualny licznik na dzień 01.03.2012 ilość kopii wykonanych w ciągu 12 miesięcy** BP001 Bolesławiec 21 447 724 BizHub250 211405 72 960 BP002 Dzierżoniów 21 437 107 BizHub250 115126 33 137 BP003 Głogów 21 447 969 BizHub250 109944 34 029 BP004 Góra 21 447 940 BizHub250 206344 33 307 BP005 Jawor 21 447 927 BizHub250 97485 31 500 BP006 Jelenia Góra 21 446 859 BizHub250 276941 93 479 BP007 Kamienna Góra 21 437 097 BizHub250 238576 44 050 BP008 Kłodzko 21 447 776 BizHub250 252115 46 866 BP008 Kłodzko 71 021 293 BizHub250 662869 87 146 BP009 Legnica 21 447 936 BizHub250 181222 35 779 BP010 Lubań 21 447 738 BizHub250 150363 50 367 BP011 Lubin z siedzibą w Rudnej 21 447 967 BizHub250 155847 24 657 BP012 Lwówek Śl. 21 447 634 BizHub250 293049 65 572 BP013 Milicz z siedzibą w Sławoszowicach 21 448 084 BizHub250 212589 50 973 BP014 Oleśnica z siedziba w Sycowie 21 447 993 BizHub250 243375 86 701 BP015 Oława 21 447 998 BizHub250 165343 45 572 BP016 Polkowice 21 448 008 BizHub250 180670 29 952 BP017 Strzelin 21 447 555 BizHub250 229114 70 379 BP018 Środa Śl. 21 447 557 BizHub250 36652 9 281 BP019 Świdnica 21 438 331 BizHub250 164544 33 405 BP020 Trzebnica 21 447 574 BizHub250 76776 20 837 BP020 Trzebnica 21 102 345 BizHub250 192117 43 205 BP021 Wałbrzych 21 438 380 BizHub250 156141 29 887 BP022 Wołów 21 447 728 BizHub250 147097 43 174 BP023 Wrocław 30AF90018 BizHub350 177731 29 809 BP023 Wrocław 71 021 919 BizHub250 364721 32 985 BP024 Ząbkowice Śl. 21 437 093 BizHub250 148559 20 616 BP025 Zgorzelec 21 446 820 BizHub250 159629 49 864 BP026 Złotoryja z siedzibą w Pielgrzymce 21 440 179 BizHub250 195879 46 987 OR01 Wrocław 21 405 946 BizHub350 268466 71929 BP011 Lubin 21 425 352 BizHub250 159261 38740 OR01 Wrocław 211 708 981 BizHubC250 cz-b 210546 43543 BP014 Oleśnica z siedziba w Sycowie 216 717 498 BizHubC252 cz-b 16295 (611901*) 185429 OR01 Wrocław 211 708 981 BizHubC250 kolor 3625 1168 BP014 Oleśnica z siedzibą w Sycowie 216 717 498 BizHubC252 kolor 252 (54020*) 41630 Suma 1 678 915 * w trakcie naprawy został wyzerowany licznik urządzenia, właściwy przebieg urządzenia jest w nawiasie ** ilość kopii dla poszczególnych urządzeń nie jest wartością stałą jest to przykładowa ilość kopii jakie urządzenia wykonały w 2011 w 2012 roku ilość kopii może ulec zmianie. Rozliczenia z Wykonawcą odbywać się będą w cyklach miesięcznych. Wykonawca wystawiać będzie jedną zbiorczą fakturę z podziałem za poszczególne rodzaje kopii a załącznikiem do faktury będzie szczegółowa specyfikacja z wykazem urządzeń w poszczególnych jednostkach Zamawiającego z ilością kopii wykonaną przez urządzenia będące przedmiotem umowy. Zadanie nr 2: serwis i konserwacja kopiarek Canon 1. Przedmiotem zamówienia jest serwis i konserwacja 8 szt. kopiarek Canon IR1022, IR1024 w Dolnośląskim Oddziale Regionalnym oraz w 7 Biurach Powiatowych. Do zadań wykonawcy należeć będzie: 1. Przeglądy konserwacyjne urządzeń wg wskazań producenta. 2. Wymiana elementów podlegających wymianie w wyniku normalnej eksploatacji urządzeń wg wskazań producenta sprzętu lub komunikatów z urządzeń (wymiana na nowe, oryginalne elementy markowane logiem producenta urządzenia). 3. Usuwanie awarii urządzeń (wszystkich awarii nie zaistniałych z winy użytkownika, np. awaria płyty głównej lub innego elementu elektronicznego). 4. Aktualizacja oprogramowania kopiarek do aktualnych wersji (minimum raz w roku). 5. Dostarczanie tonerów dla ww. kopiarek. (tonery markowane logiem producenta urządzenia). 6. Udzielanie wsparcia technicznego dla użytkowników przy obsłudze urządzeń (help desk). 7. Zmiany konfiguracji urządzeń w trybie serwisowym na żądanie Zamawiającego. 8. W przypadku braku możliwości usunięcia awarii urządzeń na miejscu dostarczenie urządzenia zastępczego na czas naprawy o parametrach nie niższych niż sprzęt użytkowany przez Zamawiającego. 9. Diagnozowanie i wycena uszkodzeń innych niż określone w pkt. 15 (uszkodzenia z winy użytkownika). 10. Wykonywanie comiesięcznego zestawienia wykonanych przez poszczególne urządzenia kopii w poszczególnych lokalizacjach w sposób niewymagający angażowania personelu Zamawiającego. 11. Oznaczenie, w widoczny i czytelny sposób, urządzeń Zamawiającego w formie naklejki z informacjami dot. sposobu zgłaszania awarii, usterek i/lub zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne. Sposób zgłaszania awarii, usterek i/lub zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne rozumiany jest jako: telefon i/lub faks i/lub e-mail. 12. Po każdorazowej usłudze serwisowej Wykonawca wystawi Zamawiającemu protokół wykonania usługi - wzór protokołu wykonawca przedstawi Zamawiającemu z chwilą podpisania umowy i stanowić będzie jego integralną część. 2. Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa otrzyma aktualny wykaz urządzeń z ilością wykonanych kopii . 3. Zamawiający wymaga zastosowania przez Wykonawcę oryginalnych części i materiałów eksploatacyjnych oznaczonych logo producenta sprzętu. 4. Zamawiający wymaga by Wykonawca dysponował minimum 2 pracownikami, którzy posiadają certyfikaty do wykonywania serwisu i konserwacji urządzeń będących przedmiotem zamówienia. 5. Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania się dokumentem będącym potwierdzeniem, iż jest autoryzowanym serwisem dla urządzeń Canon. 6. Zamawiający wymaga by w ciągu 24 godzin od zgłoszenia awarii/usterki urządzenia Wykonawca zajął się naprawą. W przypadku gdy czas naprawy urządzenia jest dłuższy niż 3 dni robocze Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia urządzenia zastępczego o parametrach nie gorszych niż urządzenia Zamawiającego. Poniżej wykaz lokalizacji w których znajdują się kopiarki. Lp. Biuro Powiatowe Adres 1 Dzierżoniów 58-200 Dzierżoniów, Batalionów Chłopskich 19 2 Góra 56 - 200 Góra, ul. Armii Polskiej 8 3 Jelenia Góra 58 - 500 Jelenia Góra, ul. Marcinka 33 a 4 Kłodzko 57-300 Kłodzko, ul. Harcerzy 6 5 Oleśnica z siedzibą w Sycowie 56-500 Syców, ul. Ogrodowa 10 6 Trzebnica 55-100 Trzebnica, ul. Milicka 23 7 Wrocław 50 - 452 Wrocław, ul. Komuny Paryskiej 72 8 Oddział Regionalny 52-438 Wrocław, ul. Giełdowa 8 Dla celów poglądowych Zamawiający podaje ilość wykonanych przez poszczególne urządzenia kopii w okresie 12 miesięcy. Biuro Nr Seryjny Model Aktualny licznik na dzień 01.01.2012 ilość kopii wykonanych w ciągu 12 miesięcy* BP002 Dzierżoniów DRQ00572 IR1024 13386 462 BP004 Góra TJW01688 IR1022 72056 24018 BP006 Jelenia Góra DRQ00578 IR1024 4825 1608 BP008 Kłodzko TJW01691 IR1022 112343 37447 BP014 Oleśnica z siedzibą w Sycowie TJW01679 IR1022 21349 71196 BP020 Trzebnica TJW01681 IR1022 117751 39250 BP023 Wrocław TJW01680 IR1022 120697 40232 OR01 Wrocław DRQ00584 IR1024 46193 15397 Suma 229 610 * ilość kopii dla poszczególnych urządzeń nie jest wartością stałą jest to przykładowa ilość kopii jaki urządzenia wykonały w 2011 w 2012 roku ilość kopii może ulec zmianie Rozliczenia z Wykonawcą odbywać się będą w cyklach miesięcznych. Wykonawca wystawiać będzie jedną zbiorczą fakturę z podziałem za poszczególne rodzaje kopii a załącznikiem do faktury będzie szczegółowa specyfikacja z wykazem urządzeń w poszczególnych jednostkach Zamawiającego z ilością kopii wykonaną przez urządzenia będące przedmiotem umowy.