Wykonywanie serwisu i napraw kserokopiarek w O/ZUS w Rzeszowie i podległych Inspektoratach

Opis przedmiotu przetargu: I. Opis przedmiotu zamówienia dla części I zamówienia - kopiarki SHARP Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie tonerów, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych oraz świadczenie usług serwisowych polegających na pogwarancyjnym usuwaniu usterek i okresowych czynnościach przeglądowych kserokopiarek ZUS Oddział w Rzeszowie oraz podległych Inspektoratach. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek: 1.1. W Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ulicy Popiełuszki 8 a) kopiarka SHARP MX-M350N - 1 szt. 1.2. W Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ulicy Sikorskiego 4 a) kopiarka SHARP MX-M350N - 1 szt. 1.3. W Oddziale ZUS Rzeszów przy ulicy Piłsudskiego 12 a) kopiarka SHARP MX-M350N -1 szt. 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek b) usuwanie awarii kserokopiarek c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. b) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 3 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7.Wykonawca zobowiązany jest, po zakończeniu umowy lub zerwaniu umowy z przyczyn leżących po jego stronie, do protokolarnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej i wykonującej kopie dobrej jakości nie budzące zastrzeżeń Zamawiającego w terminie do 2 dni od zakończenia lub zerwania umowy. W przypadku nie dotrzymania powyższego terminu Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 8 000,00 zł / słownie: osiem tysięcy złotych/ brutto za każdą z kserokopiarek określonych w ust. 1 pkt. 1.1 - 1.3, które nie zostały przekazane w pełnej sprawności technicznej. 8.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 3 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 21 dni zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki w naprawie zgodnie z pkt.13 . 9. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 10.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a)materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych (dostarczone części zamienne oraz tonery muszą być oryginalne nie regenerowane), b)materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, c) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, d) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, e) robocizny f) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. g) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 11. Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 12. Podstawę wynagrodzenia za wykonywanie czynności będących przedmiotem zamówienia stanowi cena 100 kopii wykonanych na kserokopiarce w wysokości: netto: ............ zł. (słownie: ...............), podatek od towarów i usług - VAT: 22 %, tj. ................. zł., brutto: ................. zł. (słownie: ..........................................). Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru:cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym dzielone na 100. 13. Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 50,00 zł /pięćdziesiąt złotych/ brutto za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 21 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty maksymalnej wartości zamówienia. 14.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 15.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 16.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 17. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. II. Opis przedmiotu zamówienia dla części II zamówienia -kopiarki OCE 1. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek OCE 3165 Lokalizacja:O /ZUS Rzeszów al. Piłsudskiego 12 - 2 szt. I/ Przeworsk ul. Dworcowa 1 - 1 szt. 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek, b) usuwanie awarii kserokopiarek, c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. b) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 3 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7. Wykonawca zobowiązany jest, przed zakończeniem umowy lub po jej zerwaniu z przyczyn lezących po stronie Wykonawcy , do wykonania końcowego przeglądu kserokopiarek. Przegląd taki ma za zadanie sprawdzenie, czy przekazywany sprzęt jest w pełni sprawny i funkcjonalny. Za sprzęt w pełni sprawny i funkcjonalny uznany zostanie sprzęt , w którym: - działają wszystkie funkcje maszyny. - działają wszystkie urządzenia końcowe (finiszer, zszywacz). Zamawiający zobowiązany jest do zapewnienia wymaganej ilości zszywek i papieru do przeprowadzenia wymaganych testów. Ich brak nie upoważnia do odmowy podpisania Raportu Serwisowego, w takim przypadku uznaje się, ze maszyna jest sprawna. - jest dobra jakość kopii. Jako wzorzec zostanie użyty dokument tekstowy dostarczony przez Zamawiającego zawierający czytelny tekst wydrukowany w czarnym kolorze na białym papierze. Strony uznają, że jakość kopii jest dobra, jeżeli kopia wykonana z wzorca będzie czytelna, bez rozmazań, zabrudzeń, smug i pasów. 8. Po spełnieniu warunków określonych w ust.7 w Raporcie Serwisowym zostaną dokonane wpisy: maszyna jest sprawna na zakończenie wizyty, kopie próbne wykonano, w uwagach - jakość kopii dobra - bez zastrzeżeń. 9. Jeżeli przegląd końcowy wykaże niesprawność maszyny, Wykonawca ma 5 dni roboczych na wykonanie niezbędnych napraw i doprowadzenie kserokopiarki do stanu pełnej sprawności, co musi być potwierdzone raportem Serwisowym na warunkach określonych w ust. 7 i 8. , 10. W przypadku jeżeli Wykonawca nie dotrzyma terminu określonego w ust. 9 zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej w wysokości 6 000,00 (sześć tysięcy) zł brutto za każde urządzenie OCE, którego nie dało się doprowadzić do pełnej sprawności technicznej w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia umowy. 11.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 3 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 21 dni zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki w naprawie zgodnie z ust.16 . 12. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 13.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a) materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych (dostarczone części zamienne oraz tonery muszą być oryginalne nie regenerowane), b) materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, c) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, d) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, e) robocizny f) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. g) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 14. Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 15. Podstawę wynagrodzenia za wykonywanie czynności będących przedmiotem zamówienia stanowi cena 100 kopii w wysokości:netto: ............ zł. (słownie: ...............), podatek od towarów i usług - VAT: 22 %, tj. ................. zł., brutto: ................. zł. (słownie: ..........................................). Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru:cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym dzielone na 100, 16. Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 200,00 zł /dwieście złotych/ brutto za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 21 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty maksymalnej wartości zamówienia. 17.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 18.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wykonywania napraw i konserwacji kopiarek, w przypadku wycofania ich z eksploatacji przez Zamawiającego. 21. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. III. Sposób obliczania ceny oferty1. Wykonawca w przedstawionej ofercie cenowej winien zaoferować cenę kompletną, jednoznaczną i ostateczną łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 1.1. Wszelkie, ewentualne, udzielone przez Wykonawcę rabaty, bonifikaty, promocje, upusty muszą być uwzględnione w cenach jednostkowych. Cena 100 kopii nie podlega zmianie w okresie obowiązywania umowy. 2. Wykonawca w cenie oferty musi uwzględnić, odpowiednio dla każdego z modeli kserokopiarek, wszelkie niezbędne koszty serwisu pogwarancyjnego (łącznie z kosztem robocizny i dojazdu do miejsca użytkowania kserokopiarek) w zakresie zapewniającym stałe utrzymanie kserokopiarek w pełnej sprawności techniczno-użytkowej przez okres obowiązywania umowy .Innymi słowy, cena wydrukowania 100 sztuki kopii, odpowiednio dla każdego z modeli kserokopiarek, musi uwzględnić wszelkie (za wyjątkiem papieru) niezbędne koszty do ich wydrukowania oraz stałego utrzymania kserokopiarki w pełnej sprawności techniczno - użytkowej przez cały okres zawartej umowy.